扎实推进“221”工程建设 切实提高村级 档案管理规范化水平

文·王厉

村级档案规范化建设“221”工程，是临沂市档案馆等四部门持续推进临沂市村级档案工作规范化建设的一项创新举措，被山东省档案馆评为2020年度全省档案业务工作制度创新成果一等奖。该工程的主要任务是：从2020年开始，经过3～5年的努力，全力落实《关于推进档案规范化建设服务乡村治理的意见》和《临沂市村级档案工作规范化建设业务评价标准》，打造20个以上示范镇街，200个以上先进村，1000个以上合格村，持续推进村级档案规范化建设。笔者全程参与了该工作，深切感受到该工程在促进村级档案工作规范化方面发挥了重要引领作用，成效显著。与此同时，笔者也发现在工程推进中还存在一些问题，需要在今后的工作中认真加以解决。

一、“221”工程的由来和推进情况

近年来，临沂市各级档案部门认真贯彻落实《村级档案管理办法》，在全市范围内稳步开展全国社会主义新农村档案工作示范县、示范乡镇创建。其中，临沭县成功创建全国示范县，沂水等县区成功创建全省示范乡镇。2019年，临沭县朱村又被国家档案局确定为档案工作服务乡村振兴战略试点单位并试点成功。朱村档案馆充分利用馆藏21个门类14344卷件档案完整、准确、详实的优势，在维护村集体利益，服务村务治理等方面发挥了重要作用。2019年6月，《人民日报》以“小村档案馆 见证变迁留住根”为标题，整版进行了聚焦报道。2019年10月，全省村级档案工作服务乡村振兴交流座谈会在临沭县召开，全面推广临沂市村级档案工作服务乡村振兴战略的经验做法。为进一步巩固村级档案建档成果，全面提升全市村级档案管理水平，推动村级建档成果为乡村振兴、融合发展、有效衔接提供档案支撑，临沂市档案馆统筹谋划、勇于创新，牵头组织实施了村级档案规范化建设“221”工程：起草印发了《关于推进档案规范化建设服务幸乡村治理的意见》，配套拟定了《临沂市村级档案工作规范化建设业务评价标准》，工程实施取得了显著效果，2020年度全市共有10个示范镇街、25示范村、45个先进村、97合格村通过市县区两级档案部门组织的业务评价。

二、存在的主要问题

通过“221”工程的推进实施，村级档案工作基础业务得到有效提升，村级档案工作服务基层社会治理和助力乡村振兴作用日益凸显。但也发现还存在阻碍工作开展的问题和短板，主要表现在以下五个方面：

（一）保障机制方面，存在领导重视不到位、制度建设不健全和人员和经费保障不足等问题。有的村居两委班子对档案工作重视不够，档案意识淡薄；有的村级档案管理制度建设不健全、不完善；有的村居专业人员配备不到位，档案工作存在缺位现象；有的地方工作推进甚至出现错位，导致档案部门“越俎代庖”，本来的业务服务指导职责，变成以具体干活代替业务指导，特别是县区级档案馆以干代替指导多，村居主体作用发挥少。

（二）资源建设方面，存在门类不齐全、归档不及时和特色不突出等问题。具体表现为“三多三少”。一是文书管理类文件材料多，体现乡村振兴、基层治理、村级集体经济组织经营管理方面的文件少；二是纸质档案材料多，照片、录音录像等特殊载体形式档案材料少；三是常规性档案材料多，突发事件和重大活动档案材料少。

（三）业务质量方面，存在缺少档案规范建设的具体操作办法，业务建设标准化程度不高等问题。多数村居没有参照《村级档案管理办法》编制符合本村实际的《文件材料归档范围和档案保管期限表》和档案分类编号方案；整理时保管期限划分欠准确，各门类档案整要素不全，如：归档文件目录、备考表、案卷封面（案卷整理）等填写欠规范等。

（四）安全保障方面，存在设施设备配备不足，安全管理措施不健全，“九防”措施落实不到位等问题。有的村居没有设置专门档案室，有的村居“九防”措施落实不力，有些村居档案安全管理预案拟定和演练等不到位，档案安全保管存在隐患。

（五）开发利用方面，存在档案信息资源的利用挖掘不够，利用新技术提升服务水平不够等问题。有的档案检索工具编制、档案编研开发力度不够，利用档案信息资源维护村集体和村民合法权益、服务村集体经济发展等方面，作用发挥不明显；有的利用信息化措施，高效便捷整合利用开发档案信息资源不到位。

三、原因剖析

（一）缺少组织和制度保障。按照《村级档案管理办法》第四条规定“村级档案工作实行统一领导、集中管理、安全方便的原则。村级组织应将档案工作作为村级工作的重要事项，健全相应的工作制度，明确领导，健全机制……”但在实际工作中，多数村级基层组织对档案工作重视不够，分管领导不明确，没有档案管理机构，管理体制机制不健全，制度建设不到位。

（二）缺少人员和技术保障。村级基层组织工作人员数量少，一人兼任数职，村级组织承担的工作内容具体而庞杂，形成的档案门类全、数量多；同时，档案工作的专业性、技术性强，需要配备经过系统培训的专业技术人员，并需要持续更新档案管理知识储备。但从实际情况看，档案专兼职人员配备少，且未经过专业培训，因此造成了村级档案工作缺少人员和技术保障。

（三）缺乏资金和安全保障。临沂市是农业大市，农村集体收入相对偏少，村级经济相对薄弱，经费来源比较单一。档案的软硬件建设需要的资金投入，不能满足当前档案业务工作的需求。有的村居没有建立专门档案室，将档案存放在办公室内，档案管理存在较大的安全隐患。

四、措施及建议

（一）提高站位，切实提升档案意识。新修订《档案法》第十三条明确要求加强基层治理和服务活动管理文件材料的归档。2018年1月1日起施行的《村级档案管理办法》，是国家档案局、民政部、农业部三部门共同制定的规范村级档案管理的部门规章。各级档案部门应该组织基层领导干部加强学习，深刻领会新时期做好档案工作的重要性，让基层农村干部认识档案、了解档案，增强农村基层干部的档案意识，营造依法治档、依法管档的浓厚氛围。

（二）理顺体制，发挥责任主体作用。《村级档案管理办法》第六条“村级组织应当指定专人负责档案的收集、管理和提供利用……”，明确了村级档案工作的主体是村级组织，村级组织首先要充分发挥主体作用。其次要加强制度建设：一是加强工作制度建设，包括岗位责任制在内的管理制度，应该做到主次分明，各司其职，主辅有序；二是加强以档案收集、整理、保管、借阅、利用等为主的管理制度建设；三是加强工作规章标准建设，重点做好《村级归档范围和保管期限表》的编制和档案分类编号方案的拟定等。以制度建设先行，强化执行落地，进一步规范村级档案管理工作。

（三）立足实际，善于借力发力。为加强基层工作管理提质增效，有的地方基层组织创新推行“三大员”（财经管理员、便民服务员、基础网格员）管理机制，定岗定位，工资纳入财政预算。为解决基层工作人员缺乏，工作不便安排的实际情况，可以统筹发挥“三大员”作用，将村级档案管理纳入其工作职责，并采取点面结合的办法，通过以会代训、专题培训班、现场指导授课、示范操作等方式对“三大员”进行档案业务知识培训，不断提高三大员专业素质，借力发力，充分发挥“三大员”在档案管理中的重要作用。

（四）强化考核，做到“三结合”齐抓并进。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，坚持党对档案工作的领导，压实各级党委主体责任，强化各级政府职责，加强基层档案机构履职能力建设。应该全面建立和落实档案工作责任制，优化档案工作检查考核机制，各级党委将档案工作纳入年度考核内容。这为基层档案工作纳入大考核提供制定依据。具体工作中，应贯彻落实国家三部委《村级档案管理办法》、山东省档案馆《山东省行政村档案管理工作细则》和临沂市四部门《关于推进村级档案规范化建设服务乡村治理的意见》，做好“三个结合”，实现档案工作全覆盖，以村级档案规范化“221”工程为抓手，加大业务服务指导力度，不断提升管理水平。

（五）固本强基，着力推进“四个建设”。着力推进村级档案档案资源、档案安全体系、档案信息化、档案治理体系等四个建设。具体工作中，以提升档案工作服务乡村振兴战略能力水平为目标，认真研究农村经济社会发展中形成档案的门类和流向，按照修订的“村级文件材料归档范围和保管期限表”，坚持问题导向，着力解决当前村级档案室藏数量偏少、结构单一、内容匮乏等问题，提高文件材料归档齐全率和完整率，打造各具特色、内容丰富的农业农村档案资源体系。同时，在充分占有资源的基础上，加强信息化技术与档案工作的融合，推进档案管理数字化，不断提升档案信息资源高效便捷利用水平，稳妥有序推进村级档案规范化建设提质扩面，全面提升档案治理效能。

（六）统筹安排，确保档案实体和信息安全。县区、乡镇和村集体要形成合力，统筹安排专项资金。可由县区或乡镇人民政府统筹列入财政预算，每年安排拨付专款，按照档案管理规范要求，集中采购档案装具，为所辖行政村添置档案专用柜及防火、防虫等保护设施，逐步改善行政村的档案保管保护条件，确保村级档案的完整与安全。