《面向社会的档案信息资源规划研究》评介*

杨智勇 邓文霞

（上海大学图书情报档案系 上海 200444）

0 引言

在《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”的基础上，新修订的《档案法》第五条增加了“享有依法利用档案的权利”的表述，将组织和个人保护档案的义务与利用档案的权利置于同等重要的地位。这是自中华人民共和国成立以来对公民利用档案权利最明确、最直接、最有力的规定，也是新《档案法》人民性的最重要体现。因此，档案部门必须明确根据何种价值取向、采用何种体系、建立何种机制来实现档案信息资源在收集、整理、组织、开放和开发整个过程的全面规划，使档案事业真正以面向社会而非面向机关为基本原则来开展其规划工作。

2019年上海大学周林兴教授出版的专著《面向社会的档案信息资源规划研究》（上海：人民出版社，2019年）即从面向社会的角度对档案信息资源规划等问题进行了详细的探讨。该书从档案信息资源规划的内在意蕴和理论基础出发，提出面向社会的档案信息资源规划不仅是对我国《国家“十二五”时期文化发展规划纲要》中所提倡的保护“公民文化权益”的积极回应，同时也是民主政治发展的必然体现。著者采用问卷的方式分别对档案馆和社会公众进行了调查分析，基于详实的调查结果，以面向社会为导向，归纳了档案信息资源规划的实然价值及应然价值取向，构建了档案信息资源规划评价体系和问责体系，分析了档案信息资源规划实现机制。该书理论阐述详实、实践调研扎实、行文逻辑清晰、建议措施具体，为实现面向社会的档案信息资源规划提供了严谨专业、全面多元的思考，是档案学领域一部理论与实践紧密结合的力作。

1 《面向社会的档案信息资源规划研究》内容简介

《面向社会的档案信息资源规划研究》一书，分为七章。第一章介绍了档案信息资源规划的内在意蕴。“相对于物质、能源资源等有限性，信息资源是软资源，几乎是无限的”[1]；而档案信息资源更是人类社会记忆的源泉、是科学化管理的基础、是科学研究的依托、是根植心灵的沃土。因此，著者提出在档案信息资源采集规划上要建立“全覆盖”体系；在数据库建设规划上要完善相关标准；在在线服务规划上要充分利用现代信息技术；在保存于安全规划上要明确责任和法律等。第二章分析了相关基础理论，其中包括信息资源规划理论、公民社会理论、社会记忆观、来源原则理论等。第三章采用问卷的方式从馆室基本情况、馆藏来源情况、资源服务情况等角度对档案馆进行了调查分析；从档案信息意识、对档案信息资源服务需求等角度对社会公众进行了调查分析。第四章引入具有社会规范、引导、驱动功能的“价值取向”概念，根据实际情况，归纳了当前档案机构所遵循的实然价值取向，创新提出了信息权利全面保护、社会记忆全面保存、信息资源共建共享、自身理想全面实现、社会责任自觉承担的应然价值取向。第五章基于实现管理理念更新、信息服务效率提升、档案工作真正面向社会等目标，详细规划构建了面向社会的档案信息资源质量、服务、安全、配置方面的评价体系。第六章构筑了面向社会的档案信息资源规划问责体系，并从政府、机构及工作人员、社会公众三主体角度将其划分为主体间问责与主体内部问责；主张以主体间问责为偶态，以主体内部问责为静态。第七章具体规划了面向社会的档案信息资源规划实现机制，提出在管理形式上要构建流程化的管理体系；在管理规范上要构建合理的档案信息资源制度体系；在资源建设上要构建覆盖全社会的档案信息资源体系；在服务机制上要构建完善的服务体系；在管理机制上要构建科学的组织体系；在法律法规上要构建服务权利为导向的法律法规体系等。

2 《面向社会的档案信息资源规划研究》亮点探析

2.1 理论阐述详实

著者引入信息资源规划理论、公民社会理论、社会记忆理论、来源原则理论为解决面向社会的档案信息资源规划这一问题提供理论支撑。信息资源规划理论由F.W.霍顿（F.W.Horton）和马钱德（D.A.Marchand）等人于20世纪80年代初提出，之后延伸为信息工程方法论、信息资源管理理论、数据管理理论等，强调搞好企业信息资源开发利用的首要前提是搞好信息资源规划。引入信息资源规划理论能促进档案信息观成熟、转变档案学术取向、改善档案教育理论。公民社会理论强调个人主义、多元主义、参与性、法治性等基本原则，有利于档案管理部门自我管理意识的形成、社会公众档案意识的形成，以及全新档案信息资源规划观的形成，从权力到权利的转变应成为档案部门在进行档案信息资源规划建设中应用有的价值取向。社会记忆理论反对权力对历史记录形成和建构的介入，认为“一种记忆的获胜，就意味着另外一种记忆的失败[2]”，而现实就是长期以来，权力操控了社会记忆的内容及方式，动摇了文件记载的权威和特权地位；档案馆自身的社会理想与职业目标被违背，职业声望收到极大的损害。引入社会记忆理论，有利于培育保存集体记忆、官方记忆和民间记忆三位一体的价值取向，形成立体的档案信息资源体系观、科学的档案信息资源服务观、全面的档案信息资源理论观。来源原则理论作为档案学的核心理论，可为实现档案信息来源多样性提供最权威的理论动力，解决资源单一性、全宗完整率低、档案重复率高等不科学的问题，并且一定程度上凸显了面向社会规划的正当性。

2.2 实践调研扎实

著者充分运用网络调查法、抽样调查法、问卷调查法等，基于档案馆（其中机构规模在20人以下的档案馆占统计总数的59.3%；县区级档案馆站统计总数的44.4%）的27份有效问卷的调查结果分析档案馆的基本情况、档案来源情况及档案信息资源服务情况等。第一，在档案馆馆藏方面得出结论：文书档案数量、名人档案数量、照片档案数量皆和单位级别呈正相关关系，主要与接收范围、机构影响力、工作意识等因素有关；而科技档案数量、民生档案数量与单位级别呈反比关系，主要是因为基层更贴近民众的日常生活等；声像档案数量和单位级别没有明显的相关关系；电子文件（档案）数量在省级机构数量规模较大，县区级机构也有大量的电子文件，说明已经引起了重视。第二，在访问人次情况方面得出结论：不同级别的档案馆到馆访问人次没有大幅度的起落，省级基数最大，但县区级的人次也在逐年增加；网站访问人次缺失值较高，主要因为网站的建设思路和设计处于“独白”的自我展示语境，未能形成“对话”的性格。第三，在馆藏来源情况统计方面得出结论：文书档案信息资源都主要来源于主动接收范围内的单位移交档案，也会主动介入社会进行采集；民生档案来源在各级别档案馆呈现不同特点，与各自的职能有关；家庭档案数据缺失值较大，说明各级档案馆及个人的家庭档案意识薄弱；名人档案方面，主要是收集当地籍著名人士的档案信息资源，其中省级机构的较为全面。第四，在档案信息资源服务情况方面得出结论：形式上可满足公众基本利用需求，但还需要继续创新；方式实现跨时空服务；类型主要是初次加工的成果呈现形式，没有完全发挥知识价值；编研开发成果主要是大事记、组织沿革等，停留在“述而不作”的阶段；利用者类型包括大量的查证型用户，62.96%询疑型用户，59.26%的研究型用户，25.93%的学习型用户，获取娱乐休闲信息的较少。

著者还基于社会公众的395份有效问卷的调查结果分析社会公众的档案信息意识、对档案资源服务的信息需求等。第一，在档案信息意识方面得出结论：近70%的人没有去档案馆查询过，说明档案馆利用未突破行业界限，对社会影响较小；没去过档案馆的首要原因是没有需求，其次是查询手续繁琐，再者是不知道可以查询，说明档案馆的宣传力度还不够；70%的调查者认为查阅与政府行政相关档案是主要功能，说明档案馆的文化属性不够明显；82.03%的调查者认为档案非常重要，说明公众对档案的价值有一定的认知水平；对于档案价值的认知，凭证、存史功能得到广泛认同，学术研究的信息价值和知识价值认可度略低，历史教育、资政、文化交流、情报休闲等有待加强。第二，在档案信息资源服务的需求方面得出结论：94.21%的调查者希望利用纸质档案，48.76%希望利用电子档案；历史档案资料仍是主要需求资源，36.9%的调查对象提出了对家庭档案信息的需求；关于场馆设置，超过一半的调查者认为应设在文化场所集中区域，共享图书馆、博物馆等公共文化服务设施，80%的调查者认为应设置展览厅。

2.3 行文逻辑清晰

著者首先从理论角度介绍“面向社会的档案信息资源规划”这一核心概念的内在意蕴及相关基础理论，再顺滑过渡至从实践角度分析当前“档案信息资源规划”现状。根据现状所反映出来的问题，总结归纳当前档案信息资源规划的实然价值取向，进而从发现的问题中改进升华出档案信息资源规划的应然价值取向及培育路径。目前档案信息资源规划所遵循的实然价值取向具有侧重资政功能、实体管理、中庸采集、独立服务等问题，影响了档案信息资源价值的发挥乃至整个档案事业的发展。应然价值取向应是呼应我国政府行政模式由管制性行政逐步向服务性行政的历史演变，面向社会、反映社会、记忆社会。第一，要基于信息权利全面保护，敦促完善法律法规的文本内容表述，构建公平的档案信息资源利用制度。第二，要基于社会记忆全面保存，以档案记忆观为指导、以主体多元化为导向来构建资源。第三，要基于信息资源共建共享，必须打破行业隔阂，消除行业壁垒，即使物理层面分散，也要力求逻辑层面共享。第四，要基于自身理想全面实现，将职业宗旨从“以管理为主”转变为“以服务为主”，将服务理念从“以权力为主”转变为“以权利为主”。第五，要基于社会责任自觉承担，提出培育途径包括培育档案人员的价值情怀、培育大档案观的认知能力、培育社会公众的需求情结、培育国家层面的保障意愿。

著者随后从“规划所求为何”的价值取向分析出发，转为研究“何为规划内容”的规划评价体系和问责体系构建，最后提出“以何实现规划”的规划实现机制设想。档案信息资源规划评价体系包括“内容是否优化、是否真实；资源纵向横向整合是否合理；服务形式是否现代化、主动化、多元化；服务内容是否全面化、知识化；安全执法检查制度、突发应急管理制度是否建立及常态化；管理人员安全意识是否合格；资源配置主体是否明确、定位是否科学”等指标，以期促进档案信息资源规划工作有序推进、档案管理机构服务意识显著提升、档案管理机构服务范式科学转化。档案信息资源规划问责体系包括公众直接监督评价的短途问责方式和公众先向政府表达诉求再由政府对生产者问责的长途问责方式，并十分强调其科学性和合理性，且要有一定的灵活度和变通张力。具体落实策略包括：一是强化主观责任意识和问责理念，“使责任思想化，而非思想责任化”。二是形成良好的问责氛围，“不能依靠‘运动式’的问责风暴，要法律化、制度化，做到问责有‘制’，惩罚有‘度’”。三是构建健全的问责法律制度，借助客观责任威力，培育政治责任、法律责任、经济责任的承担。四是构建多元的问责机制，增强人大问责的权威性、重视媒体问责的独立性、激发公众问责的积极性。五是形成多样化的问责配套制度，以反馈制度保障双向良性互动，以救济制度保证问责主客体的权利平等。

2.4 建议措施具体

著者在最后一章对面向社会的档案信息资源规划实现机制做了详细的介绍，为档案实践部门提供了具体可行的参考措施。第一，在管理形式上要构建流程化管理体系，具体包括优化内部流程以充实环节内涵、解决部门本位以弱化环节隔阂等。信息流过的环节越多，信息流失越多，噪音就越多，越失真，档案力越减弱。“流程管理以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心，是一种以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法[3]”，可促进档案工作向渐进式、网络化管理转变，实现可持续发展。第二，在管理规范上要构建合理的制度体系。具体包括“多元化”的管理主体制度，在强化公共档案馆主体地位的同时鼓励民间力量和行业力量；“标准化”的资源管理制度，以凸显国家控制力的支持力度；“公共化”的机构属性制度，使社会公众认识到档案机构是为了社会和谐发展而必须设计的制度性安排，也是社会公众应享受的社会福利性制度和正当权利诉求；“精管理”的人本管理制度，在管理和提供利用时皆坚持以人为本。第三，在资源建设上要构建覆盖全社会的资源体系。不仅要重视对不同主体资源的采集，也要创新采集方式，还要保障采集种类的多元化，尤其要强调对非物质文化遗产档案信息资源及城市建设档案信息资源的采集。第四，在服务机制上要构建完善的服务体系。要培育自省、自律、自尊的服务意识，综合运用传统档案信息资源服务方式与现代化服务方式，准确定位服务对象，提供优质服务。第五，在管理机制上要构建科学的组织体系。依托文化工程，使档案信息资源全方位开发、价值多途径释放，实现档案机构由被动管理走向主动管理；建立全国资源整合共享平台，理顺与各文化机构的合作关系，实现档案机构由独立式管理走向联合管理；利用信息技术提高管理、开发、服务效率，通过高效信息门户网站提供一站式服务，实现档案机构由传统管理走向现代管理。第六，法律法规上要构建服务权利为导向的体系。一方面，要使信息权利成为实质权利或现实权利，就必须由政府作出具体的、有效的制度安排；另一方面，权利不仅要保护行政机关等社会强势主体，更要体现保护普通公众的信息权利。

3 总结

档案信息资源的规划与配置是近年来档案管理工作实践所要面临的首要问题，其关系到对档案信息资源的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、检索、利用的全面规划，关系到档案信息资源共享和整合问题的解决、“信息孤岛”的弥合以及档案信息集成化的应用开发。《面向社会的档案信息资源规划研究》一方面从面向社会角度深化了档案信息资源规划的理论深度，通过理论引入与扬弃，总结归纳了档案信息资源规划的实然价值取向和应然价值取向，以此表达档案人员共性的价值理想与价值追求。另一方面，该书牢牢把握理论与实践相结合的原则，既以丰富的实践调查支撑理论论证，又以深厚的理论内涵指导实践探索。总之，《面向社会的档案信息资源规划研究》一书无论从研究内容、研究视角还是对现实的指导价值来看都是一部有意义的力作。