电子档案的安全管理

文·牟美娟

电子档案指的是以计算机磁盘等为储存介质的资料记录方式，与纸质档案相对应，其包括有文本、命令、图案以及数据等多种文件类型。电子档案具有储存量大、查找方便、节约办公室空间、档案丢失风险低、管理方便、灵活度高等多方面优点，可大幅度减轻工作难度，提高工作效率。但由于电子档案是基于网络环境而开发的档案储存方式，目前发展不够完善，稳定性不足，较为容易出现信息泄露、信息错误等问题，进而影响工作质量及效率。因此，档案部门应重视电子档案的安全管理研究，并针对性提出改进措施，以助推电子档案更深层次的应用与推广。

一、电子档案安全管理中存在的问题

（一）无标准管理制度

由于我国信息化发展相对偏晚，电子档案的安全管理工作起步也偏晚，经验较少，在理论基础与实践均不足的情况下，管理制度无法快速、完整地搭建[1]。具体表现为，目前电子档案管理尚未形成统一、完整的安全管理体系，无明确性法规规范人们的行为，未设置专门的监督管理部门，且现有的规章制度也未深入贯彻落实，导致电子档案管理工作不能顺利推进。

（二）基础设施不完善

电子档案是基于网络技术发展而出现的新型档案管理方法，在对其进行安全管理时，必须要配以适合的硬件设施以及软件系统。但目前，一方面我国信息技术虽发展较快，但不同区域、不同企业的信息技术应用水平存在一定的差异；另一方面，目前大多数人对电子档案的安全管理不够重视，在基础设施准备上的投入较少，在这种基础设置不完善、技术支持不到位的情况下，电子档案安全管理的发展受到较大限制。

（三）管理人员水平参差不齐

相对于纸质档案管理而言，电子档案管理更为简单、快捷，但对管理人员的专业技术能力要求则更高，除具备传统档案管理技术外，还要具备一定的信息技术、网络技术基础。目前，电子信息技术飞速发展，相关技术快速更迭，多数管理人员未及时更新自我知识库，导致其综合业务能力相对落后，进而容易出现管理质量低，效果不理想，档案丢失、损坏以及信息泄露等问题，不能满足对档案管理的要求。

二、电子档案安全管理改进措施

（一）完善管理制度

应重视电子档案安全管理制度的建立健全。目前电子档案安全管理相关文件，有《电子文件归档与管理规范》《电子档案馆评估指标体系》等，相关人员应综合文件内容，根据企业、部门工作情况以及自身需求，制定针对性强的电子档案管理办法。应完善监督机制，保证相关措施落实，进一步为电子档案安全管理提供保障[2]。

（二）完善基础设施建设

应重视电子档案基础设施建设，提高相关投入。一是保证电子档案存储的载体质量高、性能好，保证其可储存大量资料，且可以长期作用，避免因使用时间短而增加资料丢失的风险，同时也避免经常性转移资料而增加工作量。二是由于电子档案如丢失或篡改，找回难度较大，所以相关管理人员应配置有多个存储载体，定期重新拷贝，以进一步保证电子资料的安全性，同时还能使其可持续应用。

（三）提高管理人员业务水平

应重视档案管理人员的业务水平，保证其责任感强、安全意识过关。招聘相关人才时，应综合考虑其档案管理技术、计算机水平、安全意识、责任感等多方面内容，并对其进行入职培训，使其对档案工作内容、要求有一定的了解。入职后，应对其定期进行继续教育、培养，保证档案人员专业技术能力可以跟上时代发展脚步，有效应对企业以及部门的档案工作需要。

现代化背景下，数据、信息储存与分析对行业发展、工作推进有着非常重要的作用，电子档案不可或缺，所以档案人员应更为重视其安全管理，通过制定完善的制度、保证基础设施投入、提高管理人员业务水平，进一步保证电子档案的安全有效性。