事业单位干部人事档案信息化管理思路浅谈

文/王艳芳

当今世界已经步入信息化时代，如何提高档案信息化管理水平，无疑是档案业界创新发展的重大课题，当然也是人事档案管理部门的重要任务。对干部人事档案进行整合，将其管理工作与计算机信息技术进行结合，是实现人事档案信息化管理必要的途径。本文从信息化管理在事业单位档案管理中的优势出发，对事业单位干部人事档案信息化管理思路进行了分析与探讨，提出了相应的对策

干部人事档案信息化管理是非常重要的，事业单位的人事档案管理工作也应该实现信息化管理，力求跟上信息化时代的步伐。

一、事业单位干部人事档案信息化管理的必然趋势

近些年来，大数据、信息化科技发展迅猛，在经济社会发展中的重要作用越来越凸显。档案事业，其中包括事业单位的档案，实现信息化管理是发展的必然趋势。档案信息化管理的优势在于：

一是信息化管理能有效地提高工作效率

传统的人事档案管理工作方式落后，日常的工作主要依靠档案管理人员手工操作。建立好干部人事档案管理数据库，形成干部人事的电子档案，档案管理工作人员在进行人事档案录入的时候，需要对大量的档案进行信息分类、筛选、建立标准的档案信息管理方式，把档案信息科学合理地分类进行管理。需要档案时可以利用电脑技术进行索引，就能方便快捷地获取档案信息，提高工作效率。使用信息化管理查找十分快速方便，实现档案管理结构的优化，凸显信息化管理具有的独特优势。

二是信息化管理能为档案保存实现稳定性

电子档案和传统的纸质档案相比寿命较长。传统的纸质载体在保存过程中容易受各种因素的制约出现档案损坏、丢失等现象。例如，纸张在高温或者低温下就容易损坏，但是电子信息就不会受这些因素干扰。电子档案可以根据不同的需求选择不同的存储方式，而且阅读方便快捷，保存时间长，稳定性是档案信息化管理的优点。当然，这种保存需要有备份，以防文件信息丢失。

三是信息化管理有利于实现信息交流和资源共享

传统的靠手工来记录档案信息再进行保存的模式，技术较为落后，大量有用信息和资源被埋没，但是利用计算机进行管理以后，根据档案信息保密性质的要求，建立干部人事档案管理局域网的时候也要分层建立，可以建立档案信息网络服务平台，实现高效管理和资源共享。

二、干部人事档案信息管理的内容

实现事业单位干部人事档案信息化管理，有助于管理水平的提升，其管理方式方法主要有：

一是推广现代化管理方法。利用计算机来管理人事档案，可以实现资源共享。人们利用计算机建立一些完善的档案数据库，实现动态化的信息管理。例如利用计算机和一些现代管理设备，把人事档案资料整理以后输入计算机，再利用一些软件技术把文字、图片、音像等资料转换格式，变成数据资料，是纸质和数据格式同时并存，需要资料的时候可以通过电脑来查询相关内容。

二是推广开放式管理方法。在档案信息化管理模式中，首先，可以建立干部业绩档案，以便于及时地将干部的日常工作情况、业绩和重要工作中的实际表现和完成工作的一些情况记入档案中，为干部的提拔和调动提供一些重要的依据。其次，可以建立干部综合能力档案，例如干部的文化程度、专业素养、资格考试等都能反映干部的真实才能，进而有计划地对干部进行培养和提拔。

三、事业单位人事档案信息化管理的策略

实现事业单位人事档案信息化管理非常重要，应该采取以下策略予以实现：

一是高度重视人事档案管理的信息化建设。事业单位实现档案管理信息化，首要条件是单位领导重视，全体人员，特别是档案管理人员，都要提升档案管理信息化理念。有了这个意识，就是有了思想基础，这就是首先进行的思想建设。此后，基础设施建设要迅速跟上。无论是软件，还是硬件，都要购置齐备。这就是物力财力的积极投入。这些基本条件完备了，方能有效地开展工作。

二是确保干部人事档案信息管理安全性。要保证电脑的安全，加强管理人员安全技术培训，包括电脑病毒管理，电脑黑客攻击的防范，确定专人管理电脑，禁止非管理人员乱插U盘、硬盘，其次要把档案管理信息数据做好备份，防止出现数据不慎丢失或者资料泄露等情况，建立电脑安全制度及安全标准，不断完善信息安全的保障体系，提高安全保密意识，利用好现代科技的加密功能，切实保证档案资料的安全。

三是增强干部人事档案管理规范化程度。首先，事业单位要根据《干部人事档案工作条例》的规定来建立健全的管理制度，档案的使用和查阅过程要按照一定的标准来进行。其次，要加大档案管理各项设施的投入力度，从硬件方面来保证档案的存储安全，档案库房、阅档室和办公室要分开，室内的设备要齐全，例如空调、灭火器材、防盗等一些安全设备。最后，建立严格的保密制度，要不断组织档案管理人员学习《档案法》等一些档案管理的相关政策，具体工作要落实到位，把档案管理意识深入每个工作人员心中。

不言而喻，信息化的管理模式是人事档案管理工作适应现代化发展的需求，对档案工作者提出了新的更高的要求，要提升业务素质和知识水平，在工作中不断进行创新，尽快实现档案管理信息化，提高工作效率，保证工作质量，为促使事业单位干部人事档案管理提升到新水平、登上新台阶做出贡献。