基于访谈的陕西部分综合档案馆开放利用工作研究

文/杨 煜刘 娟邓雅诺

档案开放是档案工作的重要内容，也是拉近档案馆与公众距离的重要途径。新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”）增加了档案馆定期公布开放档案目录、完善利用规则、创新服务形式、将县级以上各级档案馆的档案向社会开放的期限从30年缩短至25年等方面的规定，进一步为档案开放和利用提供便利条件，这也促使各综合档案馆积极进行档案开放，提高公共服务能力。本文通过与陕西省档案馆、西安市档案馆等综合档案馆工作人员的访谈，了解陕西省部分综合档案馆档案开放情况，指出相关问题并提出建议，推动档案开放工作的进行，满足用户多样化的需求与利用。

一、陕西省综合档案馆档案开放概况

1.档案开放利用的基本情况

“十三五”期间，陕西省档案馆共接待利用单位3000余家，利用者17000余人，接待数字化利用查阅2000余人。目前，陕西省档案馆已完成198个全宗的开放鉴定，初步将其作为鉴定样板[1]。西安市档案馆在2018年开放约7万多份档案，至2020年累计开放8万份左右新中国成立后档案，其中民国期间开放档案占民国档案约70%，新中国成立后档案占总馆藏开放档案约10%。

纵观用户利用需求主要为学术研究，其次是民生利用与工作查考，还有一部分是为了修史编志。具体来说，科研工作者利用的档案以新中国成立前的档案居多，特别是民国时期的档案，机关单位利用新中国成立后的档案较多，大多以卷为单位进行查阅。通过西安市档案馆的数字档案馆平台，实时统计查档情况，2021年1月1日至3月24日，西安市档案馆共计服务735人次，利用档案共计4086卷。

档案开放是档案利用的前提，是档案馆为社会服务的重要举措。通过与陕西省档案馆、西安市档案馆等综合档案馆工作人员的访谈，深切感到陕西省综合档案馆档案开放手段及制度、服务形式、开放意识等方面有较大进步，但由于法律法规不完善、鉴定工作标准模糊、人才保障不足、服务形式有限等，制约了档案开放的便利性和覆盖面。因此，要继续加大开放力度，加强专业人才保障，不断拓宽开放利用新途径，方能促使档案资源更好地服务于经济社会发展以及广大平民百姓的需求

2.特色档案开放情况

目前各综合档案馆均有特色馆藏档案。陕西省档案馆保存了非典时期的档案、陕西名人档案和陕西方言档案等，西安市档案馆保存的特色档案——知青档案，也在开放工作之列。这些特色档案的利用率虽较民国时期档案和新中国成立后档案利用率低，但也是档案馆重要的组成部分，是档案馆开展特色服务的资源保障。部分区档案馆也存有特色档案，如碑林区书画档案等。

档案馆积极向群众征集档案，征集范围包括村史、清朝时期的地契等。面临新冠疫情，陕西省档案馆及时征集防控新冠肺炎疫情档案，征集的范围包括抗击疫情的感人事迹，在直播、采访过程中形成的纪实性资料等。对捐赠档案资料者，陕西省档案馆注重保护捐赠者的隐私，允许捐赠者就档案资料中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见。

3.对开放档案的保护措施

档案馆既注重对开放档案实体的保护，也注意保护开放档案的内容。目前档案馆保障档案实体安全的重要措施是将档案限制在内网之中，确保档案所处网络环境的安全。陕西省档案馆的重要的数字化档案需要在中央档案馆进行档案备份，并定期抽样检查，确保档案实体安全与信息安全。

对于开放档案内容的保护，档案馆要求开放过程中查档调卷必须由正式编制人员进行，查阅过程中有明确规定，如不允许拍照、外传等。由于用户查档的需求更加多样化，档案馆会遇到不少需要利用涉密档案的情况，对于处于保密的档案，需要立档单位开具介绍信方可利用，如果是绝密档案是禁止利用的，也不能引用绝密档案中的内容完成个人的著作。但是若要引用已开放的档案中的内容，须告知工作人员，经许可方能引用。

二、档案开放利用工作的亮点

1.档案开放形式与服务多样化

各综合档案馆除了查档大厅以外，还通过档案展览处进行实物档案的展览，并且在“6·9国际档案日”普及档案知识，邀请广大市民参观。陕西省档案馆的展览全年均有，在重大节日有更加大型的档案展览，同时其也会根据集体学习的需求，为相关单位随时提供展览。档案馆还积极与中小学进行合作，组织展览、征集绘画作品等活动。除传统的到馆查阅，各档案馆还积极进行编研成果的撰写，通过档案网站展览编研成果，并提供线上咨询查询服务。在网站上公布部分开放档案的目录，并且根据档案工作鉴定小组审核后对开放档案的目录进行实时更新。由于档案的特殊性，在网站上只公开了少部分档案原文。陕西省档案馆定期查看局长信箱，对信箱中用户提供的问题逐一回复。对于特定单位提供特定服务，设立单独查阅通道，回应更加快速便捷，若有特殊情况，在经过手续办理后，也可实现借阅实体档案。查档不便者可以填写授权委托书，委托他人查档。

馆际互通为查档者在馆与馆之间构建了桥梁。目前档案馆已实现了馆藏资源的互通，可以满足异地查档需求。陕西省档案馆与黄河流域九省合作，提供省际之间的民生档案代查服务，若有相关的档案利用需求，档案馆可以通过发机要文件、EMS邮件等方式进行邮寄。

此外，档案馆还与高校进行合作，面向高校和部分中学招募档案展览讲解的志愿者，不仅增加了学生对档案知识的了解，也充实了档案馆讲解团队。

2.档案开放制度更加完善

目前陕西省综合档案馆档案开放工作已经走向制度化。查询开放档案须携带身份证件到查档大厅进行现场查档，并要按要求进行登记等，对于复制、抄录等相关要求在档案查阅须知有明确说明。对于不开放的档案，需要向档案所对应的全宗单位进行申请，出具立档单位介绍信方可查询，并将身份证件登记在册，查档“留痕”确保未来出现问题有迹可查。

档案馆对于开放档案的范围严格遵循国家档案局1991年制定发布的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》《各级国家档案馆开放档案办法》，并参考陕西省与西安市分别通过的《陕西省档案条例》和《西安市档案管理条例》，以及2016年实施的《归档文件整理规则》，并且遵循档案馆内部制定的档案鉴定开放办法、档案业务培训读本等，囊括城乡建设档案、科技工作档案、精准扶贫档案等相关归档鉴定，对开放范围与保密范围进行进一步划分，也对档案信息与实体安全保护做出规定。

3.档案工作人员开放意识增强

陕西省部分综合档案馆的工作人员都有比较强的开放意识，认为档案开放是大势所趋，是必要的并且要持续进行的工作。档案馆还配备了意见反馈本，记录查档者的意见反馈，并对意见反馈及时处理，在档案馆年底总结工作中对档案开放利用情况进行总结。在疫情期间，陕西省档案馆提供电话、官方网站留言、微信公众号三种途径保证档案开放利用工作的顺利进行。

4.档案开放监督考核机制完善

档案馆均按照《档案法》中关于档案监督检查的规定，明确监督检查事项，完善监督检查措施。西安市档案馆设立鉴定工作领导小组，对档案开放鉴定工作进行监督。在收集整理处进行初步鉴定后，将结果上报鉴定工作领导小组进行审核，最后由馆长审核后方可向公众开放。通过层层审核，对档案开放工作高度负责，并实施有效监督。

5.档案开放工作人员储备充足，培训工作常态化

从事档案开放利用工作的大多为编制人员，专业素质较高，注重专业的对口性与人才的培养。在专业知识上，档案馆会定期组织学习相关知识，增加工作人员对档案法律法规的了解。工作人员形成互助团体，互相帮助解决业务工作、学习中遇到的问题，共同商讨对策。在业务培训上，内部定期组织学习，还有邀请经验丰富的工作人员或已经退休的“老同志”进行工作经验的分享，或者邀请高校档案学专业的教师与档案馆工作人员进行交流。

三、档案开放利用工作中存在的问题

1.开放鉴定的法律法规缺失

由于档案领域相关的法律法规并不多，综合档案馆所能参考的法律法规总体来说只有《档案法》和《〈档案法〉实施办法》。而提及鉴定标准、鉴定程序相关的法律法规更少，档案鉴定规范时效性较低。国家层面档案鉴定规则于1991年制定，制定时间较早，没有随着时代的发展制定适应满足当下档案鉴定需要的法律规范，没有涉及当下面临的新的问题，具体的鉴定工作的进行还要根据各档案馆制定的《档案馆划控管理条例》。最新的《陕西省档案条例》于2017年修订通过的，并没有根据新《档案法》再次修订更新，时效性还需要加强。

2.档案开放鉴定标准模糊

现实工作中的档案鉴定，需要工作人员依靠长期从事经验进行判断，主观性较强，部分档案工作人员专业素养和业务能力有限。档案内容不一，在鉴定中会遇到各种各样的问题，有的档案还存在过去公开，但现在不公开的复杂情况。这不仅直接影响了开放利用工作的进行，也造成了不敢销毁、鉴而不销现象的出现[2]。

3.鉴定人员储备不足

综合档案馆还未形成具有一定规模的专业化的鉴定人才队伍，导致鉴定工作发展缓慢。档案鉴定工作大多是由经验丰富的档案工作人员进行，或者对退休人员进行返聘。但是不管是经验丰富的工作人员的数量，还是已经退休的“老人”的数量，对于目前需要鉴定的数量庞大的档案来说是远远不够的。

此外，当前鉴定工作再吸纳人才还存在一定的矛盾。鉴定工作要求鉴定人员必须具备高专业素质、高政治素质、高业务素质，但真正具备综合素质的人员数量很少。有些工作人员是学档案学专业出身的，但工作经验不足，没有足够的能力去承担重要的鉴定责任。有的工作人员具有丰富的工作经验，但没有一直从事档案工作或者从事的是政治工作，这也造成其没有足够的专业素质确保鉴定工作的顺利进行。

4.在线查档服务有待提高

目前档案馆虽然已经对大量的档案数字化，但仅对档案目录进行了公开，且档案网站上查询不到最新的数字化馆藏目录，还未涉及档案原文的公开，对提供线上阅览服务保持观望的态度。用户无法通过档案网站直接对档案的原文进行浏览，主要原因有三点：

第一，在线查档服务涉及馆藏档案的版权问题，档案馆对用户对档案原文进行截图、拍照等行为难以控制。

第二，由于档案馆网站的承载能力有限，而馆藏数量巨大且难以根据档案内容筛选出重要档案，将数字化的成果上传网站难以全部实现。

第三，目前关于在线查档需求等方面的调研较少，档案馆不是很了解民众、科研人员、学生等不同群体的档案需求，不清楚什么档案对于用户是重要的并应当放在网站上，以便全文阅览。

5.未实现用户个性化统计

档案馆大多在重要时间节点进行开放利用工作总结，如年终总结或是国家的一个规划结束的时期，所以统计指标是较为概括性的，大多为利用人次、利用类别，缺乏对个体用户的分析和数据统计。

四、完善档案开放利用工作的建议

1.完善相关法律法规

法律法规修订的频率可以间接地反映出一个领域发展速度，档案馆自身的规定的制定与完善，以及相关培训会次数的多少，均取决于法律法规修订的频率。在法律层面，应当完善以《档案法》为核心的档案法规体系[3]，特别是明确各机构在档案解密和开放过程中的责任和义务、细化档案解密开放的基本程序。新《档案法》和《政府信息公开条例》促进了档案开放利用工作，而《个人信息保护法（草案）》和《数据安全法（草案）》的出台体现了对个人隐私保护的要求，为此档案馆可参考《澳大利亚联邦档案法》对有保存价值的私人档案的收购和管理的相关规定。各省应当根据新《档案法》及时修订各省的档案条例，包括明确档案开放的时间和范围、增加开放免责条款等。

2.形成以立档单位为主体的鉴定模式

立档单位是档案的形成者，更加清楚档案的价值。因此，立档单位在向档案馆移交档案时，应当进行初步的鉴定，根据涉密或是不涉密、重要程度、保管期限等，对本单位形成的档案进行分类，在这之后，档案馆再根据专业知识进行二次鉴定。对于机关单位形成的档案，鉴定工作应当以机关单位为主，档案馆辅助鉴定，确保严谨细致、划控准确、手续完备、台账清楚，这样才能使鉴定工作更加快速、准确地进行，有利于推动档案开放工作的进展。

3.建立鉴定专业人才库

档案馆可以与其他单位合作共同组建鉴定工作人才库，有利于学习和借鉴其他单位在档案鉴定方面制定和采用的相关标准，在缓解人才短缺方面的同时，与其他单位对于鉴定工作进行经验交流。档案馆也可以与高校合作，聘请高校档案专业教师参与到档案的鉴定之中，为档案鉴定提供专业支持。

4.完善在线档案全文阅览功能

大多数用户对档案的利用需求依旧为对档案基础价值的挖掘，停留在较为基础的档案原文信息层次上[4]，所以实现在线查档的功能有利于查档便利化。目前北京市、上海市、湖北省、江苏省、浙江省、青岛市均已经实现大量档案的在线全文阅览功能，对于版权所有问题得以解决。北京市、上海市、江苏省在电子原件上添加水印进行标识并明确规定禁止下载和打印；青岛市进行档案史料汇编，推进档案资源转化。通过这些方法，在明确版权的同时，也可以促进在线查档功能的实现。

5.开放服务的个性化

档案馆可以根据用户的查档频率、行为轨迹、用户需求、访问数据等进行统计分析，实现对用户偏好的定位，提供针对性的档案信息服务。档案信息服务部门利用计算机网络、人工智能等诸多信息技术，对于登记在查档平台的用户信息获取并分析，提取用户的背景、习惯、偏好和要求，从而为不同用户提供充分满足其个体信息需要的一种集成性服务[5]。只有实现了对用户的个性化分析，档案馆才能更加清楚地了解用户对哪些档案的利用需求更加迫切，从而更好地促进档案开放利用工作的开展。

综上访谈与分析研究可见，新《档案法》的颁布实施推动了陕西省综合档案馆档案开放利用工作的进行，简化利用手续，不断为利用者解决实际问题。在档案开放进程中，人们对档案的功能性与重要性有了进一步的了解，在档案馆中获取所需信息的意愿不断增强。但由于档案鉴定环节与开放环节密切相关，时下档案鉴定环节的滞后，制约了档案开放工作的进行，如何进一步提高鉴定工作的效率，实为需要尽快解决的一个现实问题。总而言之，当前通过完善制度法规、建立鉴定专业人才库、实现服务个性化和多样化等，使档案馆成为更有活力的科学文化事业机构，是档案更好地为经济社会发展与服务民生的最佳选择。