推广OFD标准关键在应用

■ 王善柏

电子文件是国家和社会的重要信息资源，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，对促进信息资源开发利用和维护国家安全具有重大战略意义。档案部门保存了大量的电子档案，如何确保这些电子档案的价值实现，是档案工作者需要关注的重点。版式文档是电子档案保存的重要格式，因其版面固化、与设备无关、体积精简等特性一直是电子文件交换和文书类电子档案长期保存的首选格式，被称为数字时代的“数字纸张”。虽然我国2016年就正式发布了自主国家版式文档标准——《GB/T 33190—2016 电子文件存储与交换格式版式文件》OFD（Open Fixed-layout Document），但是该标准的应用情况不容乐观，基于版式文档在电子档案工作中的独特作用，档案部门应该积极推广OFD 标准，将该标准在档案行业广泛应用。

一、OFD 概况

电子文档根据不同的存储方式，一般可分为流式文档和版式文档，流式文档易于编辑，版式文档能与原文档保持一致。流式文档按照流式灌排的方式进行版面计算和绘制，受不同环境影响，呈现不同排版效果，在编辑、用户交流等方面优势突出。在一定条件下，流式文档形式会发生改变，也就是“跑版”。我们熟悉的ODF、OOXML（如doc、docx）文档是典型的流式文件。版式文档是与流式文档相对的，具有不易修改、格式独立等特点。版式文档不会“跑版”，在任何设备上显示和打印都是精确一致的。版式文档主要应用于成文后电子文件发布、传播、存档。版式文件形成后，不可编辑和篡改正文，只能在其上附加注释印章等信息。常用的版式文档格式有OFD、PDF 等。

OFD 文档是我国根据国内各领域特色需求，在日趋严峻的国际形势下，自主研发制定的版式文件格式标准，是国家信息安全的基础性工作的成果。OFD 依托于自主安全可控的标准，具有较为先进的技术优势，具备了在电子公文、电子档案、电子发票、电子证照、电子合同等领域推广应用的条件。该标准优势包括：自主产权、安全可控，采用SM 国密算法，将核心技术掌握于国人手中；长期可读、拓展性强，OFD 采用“XML 描述+ZIP 压缩打包”方案，使之更易被长期识别和理解；兼容聚合、真实保存，可独立于软硬件和系统，固化呈现版式信息，适合于电子公文、电子档案和电子证照等领域。

PDF（Portable Document Format）全称为便携文档格式，该文档是我们非常熟悉的版式文档，由美国Adobe 公司上世纪九十年代发布，国际上已被众多机构广泛采用作为电子文件长期保存格式，是国际上通用的ISO 32000 标准。该标准优势包括：格式与软硬件及操作系统平台无关；依托Adobe 在图形图像处理方面的强大的技术，PDF 矢量处理方面非常完整、全面；具有功能强大的交互性，支持各种业务控制和多种事件处理；可以将文字、字体、格式、图形图像等封装在一个文件中，进行权限控制，集成度和安全可靠性都较高。是一个适合文档交换的标准，允许用户交换及浏览的电子文档格式，PDF 以其优越的特性成为数字化信息的一个工业标准。

出于多方面的考虑，国家档案局会同工业和信息化部商国家标准委，将PDF 标准的使用范围限定在“涉密文档以及作为档案保存的文档”以外。

二、推广使用OFD 的必要性

众所周知版式文档PDF 标准在我国各领域已广泛应用，为什么我国还要推出国产标准OFD呢？主要有以下原因。

第一，习近平总书记早在2014年，就提出2020年党政机关电子公文要做到全国产化替代。档案部门更应该坚定不移贯彻落实习近平总书记重要指示批示。国家电子文件管理“十三五”规划中也对版式电子文件提出了相关要求。国家各主管部门陆续出台各项政策引导OFD 版式文档的推广应用。国家档案局印发的《数字档案室建设评价办法》推荐在电子档案领域应用OFD标准作为归档文件格式。OFD 标准作为电子文件的国家自主基础标准之一，应用推广是大势所趋。

第二，OFD 是国家层级的自主技术，将帮助我们实现电子文件自主安全可控的战略需求。尤其是现阶段复杂的国际环境下，我国面临的一个突出问题是掌握在自己手中的核心技术标准有限，在诸多技术领域面临着“卡脖子”问题。一方面，我们如果对文档做一些技术扩展，容易受制于国外厂商。另一方面，如果未来Adobe 停止PDF 技术授权，将会对现有电子文档产生巨大的影响。OFD 满足版式文件的管理使用需求，支持国产密码算法，解决了版式文件技术自主安全可控问题。

第三，OFD 标准有助于将国内的版式产业整合起来，消除信息孤岛、信息烟囱。版式文件格式除了PDF，目前国内还有一些厂商的私有格式如：方正阿帕比CEB 格式、书生SEP 格式、同方知网CAJ 格式等。这些文件格式和现有信息系统无法保证准确完整交换，由此造成了信息传递不畅，形成众多信息孤岛、信息烟囱。如果没有业界高度认可的国家统一标准，现有独立、异构、封闭的系统以及千差万别的文件存储格式，对电子文件保存、归档、利用都造成极大的障碍。

第四，OFD 适应档案行业迫切需求。档案是版式文档应用的重要领域，由于前端系统使用信息系统和文档格式众多繁杂，档案信息系统在后端承受着巨大的压力，档案行业也比其他行业更迫切需要统一版式标准。电子文件长期保存格式标准控制关乎国家数字信息安全，OFD 具有较强的信息聚合能力，契合档案学前端控制理论，在无纸化办公和推行单轨制的发展趋势下，对档案整理、档案安全、档案数字化业务都有很好的支撑，贴近档案特色，能很好的满足档案部门各项应用需求。

三、现阶段存在的主要问题

OFD 标准自发布以来，在电子公文、电子档案等领域得到初步应用，应用中还存在不少问题。

第一，应用不足，无法形成OFD 标准族。近年来国家相继出台《电子文件管理暂行办法》《党政机关电子公文系列标准规范》等文件，鼓励党政机关及重点行业领域使用具有自主产权、安全可控的电子文件管理产品，OFD 国家标准试点工作也在部分领域进行推广，整体看OFD 应用规模不大。OFD 只是一个主标准，标准生态还需要不断完善补充，没有像PDF 那样，已形成包括档案、工程、印刷等子标准的庞大标准族。

第二，研发OFD 系列产品的厂商较少。OFD标准由于刚推出不久，用户在逐渐积累阶段，没有用户就相当于没有市场。研究及产品主要集中在少数几个厂商，产业基础薄弱，同时容易形成垄断，不利于持续发展。对OFD 的格式研究更多地还停留在格式介绍及其与PDF 对比方面。OFD 相关标准仅有100 多页，而PDF 经过20余年的发展，其标准有1000 多页，全球PDF 市场竞争多样化，主要参与者既有国外专业厂商，也有国内多家知名厂商。

第三，综合使用成本不菲。PDF 获得了ISO、ANSI 等国际标准组织的有力支持，进行沟通和格式转换时的成本非常低。而OFD 的阅读和转换却需要专门的软件支持，不同于PDF 阅读软件的开源，OFD 软件由不同的企业开发，目前市场上的OFD 软件价格昂贵。我国档案部门现有馆藏的版式文档多以PDF 为主，如将这些海量数据转换为OFD，还需要考虑文档格式类型、档案价值、转换时间数量等诸多要素，综合各方面来看转换成本较高。

第四，宣贯工作有待加强。OFD 现在主要是在部分政府机关使用，基本覆盖到全国大部分省市，不过该标准推出时间短，目前用户数远远不足。应用中只将部分电子文件转换为OFD 版式格式，不能反映文件生命周期的全过程，影响使用效果。这就需要在加强宣传推广的基础上，在全社会范围内鼓励使用OFD，提升自主知识产权产品的竞争力。OFD 宣贯工作在政策导向和市场调节等方面都有大量工作去做。

四、如何更好地推广应用

任何标准的完善需要依据大量的实践操作来检验。OFD 版式格式也不例外，作为一个技术方案，标准制定后它的应用前景取决于实际的推广应用。

第一，做好顶层规划，持续推动应用。档案行业主管部门应尽快推出该标准在档案领域应用的长期规划，做好准备分阶段坚持不懈地推进OFD 落地应用。OFD 作为版式文件的后发技术，它的发展取决于实际应用。对于数字信息资源相对集中的档案部门，可以采用OFD 作为备份和利用的主要格式，以点带面逐步推动OFD 使用领域和范围。在档案部门大量数据的验证中，OFD 承载的电子文件数量达到一定量级时，这个格式就会不断成熟完善。

第二，吸引更多厂商开展研究开发。目前市场上有八家厂商推出支持OFD 标准的软件产品，还没有形成规模效应。OFD 要形成良好的规模，首先需要厂商加大对OFD 产品的研发。这就需要国家相关部门出台优惠政策对厂商进行扶持。同时，用户数量对于吸引厂商也是十分重要，随着推广力度的加大，会有更多的人使用OFD，用户的增加会提升OFD 厂商研发产品的热情，根据使用需求，有针对性地持续更新相关技术，从而推动OFD 产业的发展。

第三，打造生态环境，减低转换风险。新的版式文件的应用范围和周边生态环境密切相关。而OFD 没有得到现有主流第三方编辑软件如Office、WPS 的支持。PDF 一开始的推广也非常缓慢，主要原因之一就是Acrobat 产品阅读和创建都要收费，随着Adobe 推出一系列免费的产品，PDF 以其优越的特性很快占领市场。我们要学习借鉴PDF 标准，逐步降低使用OFD 费用，在公文、档案等不同行业形成OFD 标准族，打通众多软件与OFD 的接口，人们对于它的认可和信赖程度会有很大提升，形成自己健康的生态环境。

第四，加大OFD 标准的宣传力度。档案部门要加强对标准应用的宣传和解读，促进标准应用实施。现阶段很多用户提到版式标准只知道PDF，不了解OFD。通过政策导向、媒体宣传、行业培训等方式进行宣传和营销策划，对社会公众和档案工作者主动推送该标准。同时档案部门在文件收集、鉴定、整理、保管、利用中广泛应用该标准起到示范作用，带动更多的用户熟悉该标准，使用该标准，OFD 的知名度就会慢慢增强。

修订后的档案法强调推动档案开放与利用，并进一步加强档案信息化建设。要实现档案开放与共享利用，标准统一是基础。作为一种新生的版式文档格式标准，OFD 格式在档案领域的应用正处于起步阶段，档案部门要抓住历史机遇，勇于担当，主动作为，同有关方面凝聚共识，形成合力，共同推动OFD 标准的发展完善和广泛应用。相信在不久的将来，OFD 会越来越普及，真正成为我国大众化的版式文件格式。