信息化背景下高职院校干部人事档案建设的探索

文/王 喆

规范干部人事档案管理是推进干部队伍管理的重要着力点，随着高职院校治理能力现代化进程的加快，各院校应积极加强对人事档案信息化建设，以助力高职院校发展。本文以作者所在高校为例，在对干部人事档案管理的现状进行分析的基础上，论述加强干部人事档案信息化建设的必要性，并以信息化为背景探究高职院校人事档案建设的有效实施路径，以期为高职院校人事档案信息化建设提供参考

高职院校干部人事档案是学校党委和组织人事部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，能反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，对其进行科学化、规范化管理是管理干部队伍的一个重要载体，也是从严管理干部的一个重要抓手。当前，随着高职院校各项事业信息化的不断发展，教师队伍的教育培养、干部队伍的提拔任用、干部的监督管理和评鉴方式等都发生着革命性的变革，这对干部人事档案管理提出了更高的要求。新《干部人事档案工作条例》也就档案信息化建设和信息资源开发提出了明确要求，各高职院校应以此为标杆，积极加快干部人事档案信息化建设，从根本上改变传统干部人事档案管理，进而不断完善高职院校现代化治理体系。本文在分析现阶段干部人事档案管理存在的问题的基础上，阐明加强高职院校人事档案信息化建设的必要性，进一步探索干部人事档案建设工作紧跟时代加强信息化建设的路径，为高职院校干部人事档案信息化建设提供参考。

一、现阶段干部人事档案管理存在的主要问题

（一）档案案卷质量较低。传统的干部人事档案管理主要以手工收录为主，导致案卷质量较低。1.干部人事档案收集、整理过程中相关资料不完整，如干部任免审批表、个人履历等表格中家庭主要社会关系填写不完整；入党、入团等相关材料缺失等。2.干部人事档案未能做到及时更新，如年度考核表、干部任免审批表、个人奖惩、职称评审等资料因涉及人员较多、工作较繁琐等原因导致不能做到及时归档，致使个人档案材料不全。3.干部人事档案的鉴别未做到位。如部分档案材料真实性差，在进行归档时未严格审核，存在学历造假或者党员身份存在疑问等问题。对未归档材料不能及时做到“转、退、留、毁”等工作。以笔者所在院校干部人事档案专审工作为例，发现被审核干部人事档案中有35.5%左右的档案存在资料不完善，存在记载不一致的现象，占审核总数的21.7%。

（二）干部人事档案利用率较低。《关于防止干部“带病提拔”的意见》中就明确提出干部档案“凡提必审”。但实际工作中，审核档案仍不能作为提拔干部的一项核心程序。1.高职院校干部人事档案查阅程序复杂、使用制度还不够健全、档案案卷管理不规范等原因，导致组织人事部门工作人员的积极性和主动性都无法提高。2.档案记载内容无法客观准确地反映干部实际情况。体现在部分干部人事档案从材料的形式到内容，都存在雷同的情况，许多考核、鉴定、评价材料等都是一些客套话，这些因素导致干部人事档案无法从本质上真实反映个人在德能勤绩廉等方面的表现。3.在没有进行信息化管理之前，纸质档案的查阅无法高效能发挥其在干部选拔任用中的监督作用。同时，纸质档案降低了对不同人员档案的相关数据的对比分析作用，这导致无法以档案的基础对两个相关干部进行更优的提拔任用。

（三）干部人事档案信息化管理重视程度不足。干部人事档案对于人事管理虽具有重要的意义，但大部分高职院校对人事档案信息化管理工作的顶层设计还不到位。1.现有的干部人事档案对于干部管理和选拔任用还未最大化发挥出应有的作用，致使相配套的管理经费、管理制度、信息化建设进程等都处在初步阶段。2.干部人事档案管理工作的人员工作动力不足。各高职院校档案管理工作主要在人事、组织或图书馆等部门，因工作人员不足及专业程度不高等原因，容易造成管理手段落后、管理人员工作缺乏主动性、档案管理工作效率低下等。3.干部个人缺乏档案意识，对于档案工作不重视，在提交个人思想、培训、学习、政审等相关资料时，未按要求使用规定纸质、规定用笔等进行书写，甚至部分干部在填写个人材料时，出现涂改、弄虚作假的情况，导致材料失真。

二、高职院校加强干部人事档案信息化建设的必要性

（一）高水平院校建设对高水平的人才队伍建设的需求。随着“双高计划”建设的实施，高职院校各类人才队伍的建设对提升高职院校自身的管理水平和核心竞争力有着重要的意义。高职院校人才队伍主要包括专任教师及管理干部两类人员，他们均具有干部身份，对其加强人事档案建设对教师队伍的晋级晋升、干部队伍的选拔任用均具有重要的实践意义。高职院校的快速发展依赖于教师队伍不断创新、领导干部领导能力的不断提升，这些变化都要求以干部人事档案为依托，同时也要求档案管理部门及时更新干部人事档案的相关资料。传统的干部人事档案管理不仅耗费人力物力，也无法为人才队伍建设提供高效能的数据支撑。而干部人事档案信息化建设则能更让收集资料变得更为简便、数据对比分析变得更为高效，为组织人事部门提供科学的数据支撑。

（二）高职院校快速的发展同落实的管理体制之间的矛盾日益凸显。现阶段高职院校干部人事档案管理还存在体制机制不够健全，档案管理观念较薄弱；人事档案保存形式单一、内容陈旧；档案管理人员跟不上信息化时代的潮流，缺乏信息化能力和大数据思维；信息化建设资金投入不足；高职院校人事档案信息化建设方面普遍缺乏等问题。而高职院校高质量高水平发展则要求对干部的人事档案管理更科学、高效。所以，对传统人事档案的管理进行改革有利于高职院校人事制度的改革与发展。同时，人事档案信息化建设有利于提高高校人事档案管理的工作效率和作用。

（三）各项政策要求高职院校要进一步推进干部人事档案信息化建设。从中央下发的《干部人事档案工作条例》，到中共中央组织部《关于深入开展干部人事档案专项审核工作的通知》、中共陕西省委组织部《关于开展干部人事档案专项审核全覆盖和数字化工作的通知》的文件，均可以看出中省对干部人事档案信息化建设提出了更高的要求，从工作标准、体系等都提出了具体操作规范。这倒逼各高职院校要积极作为，不断推进干部人事档案制度化、信息化建设，从而为从严管理干部提供有力保障。

三、高职院校完善干部人事档案管理的有效途径

随着“双高计划”的启动，各建设院校更要紧抓提升信息化建设这一机遇，针对干部人事档案管理的薄弱区域，从“加强干部人事档案管理意识、构建干部人事档案信息化数据平台、强化监督管理”等三方面提出如何加强高职院校干部人事档案信息化建设，以期让干部人事档案在高职院校干部管理中发挥其应用的作用。

（一）强化干部人事档案信息化管理意识，可从校级层面、管理群体到干部本人等三方面着手。1.学校层面要将干部人事档案管理的要求与院校自身人事档案信息化建设情况相结合，结合学校整体信息化建设系统而全面地规划全校人事档案信息化建设工作，制定出切实可行的工作方案，给予相应的资金、人力支持，提升院校的人事档案信息化管理水平，最终实现人事数据与人事档案信息的相融合。并制定合理的体制机制以促进干部人事档案信息化建设。2.干部人事档案管理部门在信息化实施过程中，通过制定相应的奖惩政策、安排定期参加专业学习等措施来提升档案管理人员业务水平和工作积极性，加速信息化建设水平。在这一过程中要注意档案的信息化建设要与学校现有人事、党建等系统进行数据融合，从而实现数据的融合以建立智慧档案管理系统；组织人事部门通过相关制度来充分发挥信息化人事档案在教职工的晋级晋升中的作用，实现档案的高效利用。3.对干部个人而言要加强干部档案相关政策、要求的宣讲力度，进一步提升干部自身的档案意识。

（二）新时期，高职院校构建干部人事档案信息化数据平台需从人事档案文本的归档、加快信息化建设、加强制度建设等方面加强过程管理。

1.每年在固定时间进行干部人事档案内容的更新，如学历信息、年度考核、期满考核、职称晋升、干部任免审批表、校级以上奖励处分等。在归档时要做好如入党时间、工作时间、家庭成员等材料的认定审核工作，做到档案前后记载一致。该过程可根据《档案著录标准》及各院校实际情况制定出相关制度，以完善干部档案的形成和汇总工作。

2.进一步加快干部人事档案的数字化建设工作。我校按照智慧化校园建设要求，建立了人事管理系统，以此系统为平台，对学校所有干部人事档案信息进行了数据采集，采集工作主要包括档案录入、档案扫描、原始图像制作、高清图像制作，实体档案的数字化。针对档案的管理和利用，以物联网、云计算等技术为核心，构建智能管理、多元化管控平台，搭建出了具有强大的档案信息处理和服务能力的信息化管理系统。从而实现了以干部个人档案基础数据为根本、以提升档案管理的利用效率为原则，建立了干部人事档案数据库，构建出了基于网络的干部人事档案管理信息系统。我校在档案信息化建设工作中，分了两个批次对干部档案做了数字化建设。其后，人事部门与信息化中心协同，搭建了干部人事档案管理信息系统，实现了人事各类数据的相融合，这一系统的应用能够发挥人事档案在干部选拔任用、各部门之间信息融合等方面应有的作用。同时，也为组织人事部门从严管理干部提供了科学的依据。

3.高职院校要加强人事档案应用管理的制度建设，制定出人事档案管理的相关配套制度，来进一步提高各部门对信息化的人事档案的利用率，如人员协同、信息共享、储备干部的培养等，以此促进人事档案的科学、规范、可循环管理。

（三）完善干部人事档案的监督体系。在高职院校贯彻落实好“全面从严治党”的要求中，干部人事档案已经成为培养、选拔、任用、评价、监督和管理干部的重要依据。在档案构建过程中，建立档案作业过程审核的有效机制与监督制度，对档案材料收集、鉴定、检查核对、转递及信息化建设等工作制定或修订相关制度，进一步发挥监督审核作用。同时，建立高职院校档案审核工作常态化机制。随着高校快速发展，档案材料缺失、涂改造假、信息不完善等问题频繁发生，应加强干部人事档案审核的常态化机制，以更好地以审促改、以审促建，有效发挥干部人事档案在干部履职中的作用。

上述分析研究表明，随着中省对高职院校各项信息化建设的要求以及各院校在其发展过程中不断加速的信息化建设，加强对干部人事档案信息化建设已成为近期建设的重点工作。通过此项工作可实现运用科学的数据提高干部人事档案的管理及信息化利用水平，充分发挥干部人事档案对高职院校人事管理的优化配置的作用，从而提升整体的干部管理水平。