煤矿数字档案室建设浅析

文/刘 莎

党的十九届五中全会通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二O三五年远景目标的建议》为全国煤炭行业建设智慧化矿井提供了新动能，加快了煤矿建设数字化。客观实践告诉我们，要使这些珍贵的技术数据转换为企业发展、运营服务，煤炭企业就必须实现档案信息数字化，使电子档案管理信息系统与OA系统、各类业务系统相互衔接。要使档案管理系统收集的电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，煤矿数字档案室加快建设实属必然

煤矿数字档案室的建设，是煤矿行业档案管理信息化建设的一项重要工作。只有领导重视，多措并举，加快建设，强化档案信息化管理，方能为促进煤炭行业发展提供有力支撑。本文通过分析，提出建设煤矿数字档案室的相应对策，借以和大家交流，相互学习借鉴。

一、背景分析

近年来，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过的新《档案法》已开始正式施行，新修订的《档案法》增设了档案信息化建设的内容。国家档案局下发了一系列有关数字化档案室建设的标准规范，例如《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》《数字档案馆建设指南》等等，所以我国各行各业在档案归档的过程中都实行了纸质档案与电子文件共同归档的双套制管理模式。有些大型煤矿已经在电子文件单套制方面取得了很好的成绩，例如：国家档案局在山西潞安矿业（集团）有限责任公司做的会计核算系统、煤炭营销管理信息系统、安全生产调度指挥系统（煤炭监管信息平台）、企业电子商务平台形成的电子文件归档全过程试点已通过验收。山西潞安矿业（集团）有限责任公司的成功经验，为我们煤炭企业实行电子档案管理系统建设带了一个好头。

目前，涌鑫矿业公司数字矿山建设的各项工作正逐步推进，其中：OA系统、财务系统、矿山安全监测系统、生产调度系统等已经建成运行，并产生了大量珍贵的数字信息，数字矿山其他各子系统也正在建设。要使这些业务系统在运行过程中产生的具有保存价值的电子文件及其元数据，经系统整理移交到电子文件档案管理系统，从而使这些珍贵的电子文件顺利归档，使这些文件信息在涌鑫矿业公司生产运营过程中起到作用，为公司建设“煤炭生产建设现代化、煤炭生产队伍专业化、煤炭运营管理精益化、公司各级领导决策智能化、煤炭生产标准化”的一流数字化矿井建设及运营中起到作用。我们档案管理人员的工作重点就必须从传统档案的收集、整理和利用尽快向电子文件的收集、整理、鉴定、利用方面转变。由此可见，如何解决涌鑫矿业公司数字化煤矿建设中建立的各业务系统，与档案管理信息系统相互衔接的问题，成为我们档案工作者需要研究的目标和现实问题，而数字档案室的建设已经成为必须使然。

二、目前公司档案数字化管理存在的问题

目前，我公司的档案类型主要包括科技档案、文书档案、会计档案，公司档案基本实行了传统档案与电子档案双套制管理模式。科技档案电子文件基本上采用的是对传统档案进行数字化的形式获取；视频、音频、多媒体等种类的科技电子文件只有电子文件没有纸质文件，出现了“双套制”管理中传统档案收集不完整的情况。文书档案、会计档案采取的纸质文件和电子文件共存的方式，导致业务人员要对同样内容的两种文件进行重复办理，纸质文件和电子文件同步随业务流程运转，办理结束后双套归档，给人力物力都带来了浪费，而且电子文件由于在四性检测方面存在问题，所以电子文件的凭证作用又略显不足。随着公司数字矿山建设的推进，各业务系统建成运行并产生大量的数据，海量的数据隐藏着重要的生产经营信息，但是业务系统和档案管理系统如何进行全面、高效、系统的收集整合及对数据进行挖掘分析也是目前数字化档案工作存在的一个急需解决的问题。以上问题的存在严重影响了档案的利用效果及档案工作的服务质量，如何解决以上问题是当前摆在我公司档案人员面前的最大课题。

三、解决对策

针对上述问题，解决的对策主要在于：

一是做好宣传，力争公司领导及相关部门支持。

首先要得到公司领导和相关部门的支持及配合，这就需要档案室大力宣传有效的电子文件归档利用的好处和优点，让领导及员工明白档案数字化后在档案利用方面可以超越时间、空间的约束，档案能够实现24小时全天候为公司领导及员工服务，所有员工都能在自己的权限内，坐在电脑前通过文件目录和全文检索，查询到自己所需要的数据；明白有效电子文件的线上直接归档，能够确保档案的完整性和真实性；明白通过档案信息的数字化，不但能使公司档案管理工作迈上一个新台阶，还能使档案更好地为公司的生产经营和设备运行、安全生产提供服务；还能提高档案人员工作效率，避免人力物力的浪费，达到降低档案运行成本、提高档案服务水平的目的，从而得到领导的支持和相关部门的配合。

二是借助外力合作开展档案数字化和数据挖掘。

根据目前公司档案人员的配置及公司档案数字化的实际情况，要想做好档案工作数字化及数据挖掘，保证各业务系统及OA系统中形成的具有保存价值的电子文件，从产生到数据采集、传输、存储及永久保存或销毁的整个生命周期全程管理，彻底解决业务系统与档案管理系统数据库结构与数据严重异构问题，解决电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”，解决“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”的问题应该借助社会上档案科技软件公司的力量，把专业的事情交给专业的人员来干，从而使公司的数字化档案进程取得更好的效果。

三是建立电子档案管理制度，使电子档案的产生、收集、归档、分类有据可依。

没有规矩不成方圆，要做好数字化矿山的数字化档案工作，还必须以国家档案局发布的相关标准为依据，结合涌鑫矿业公司的实际情况量身定制相关的制度和标准，保证电子文件管理流程、元数据采集、电子签名、四性检测等程序按规定进行；从制度上保障电子档案“真实完整、安全可靠、长期可用”的要求；使收集的电子文件达到“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求；使归档的电子档案“可以以电子形式作为凭证使用”。

四是档案人员首先要转变观念，提高业务素质。

作为档案工作者首先要从传统的分散的纸质档案管理方式向全程的电子文件管理方式转变。首先，要从年度归档、阶段归档、事后归档等方式转变为随办随归，及时收集各业务系统及OA系统形成的新档案数据，树立数据越多公司财富越多、数据就是财富的观念；其次，档案人员要认真学习电子档案管理流程，学会在系统中进行文件生成与流转提升管理能力；再次，档案人员要认真学习国家发布的关于电子文件形成及归档的规范、标准、制度，把思想转变和制度及国家的规范、标准结合起来，才能确保电子文件的真实性、有效性、可靠性，才能真正做好公司档案数字化工作。

五是采取有力措施保证档案信息安全。

在电子信息化建设过程中档案人员要增强档案信息安全意识，对于已经通过扫描实现数字化的传统文件，应继续按照纸质档案保护的规定做好原件保管工作。对于数据应用、物理环境方面、网络方面、利用权限方面、终端安全和移动介质方面的安全防护，我们要向档案管理系统软件公司提出明确要求，通过软件公司的技术处理保障电子档案信息安全。对于安全管理方面，我们要通过完善安全管理制度，加强管理人员的安全管理，强化安全运维管理，落实商密保护的方式进行保护。另外要做好电子文件的备份体系，执行“一套封存保管、一套异地保管、一套提供利用”的多备份异地存放制度，并定期检查备份数据。

客观实践表明，企业数字档案室的建立是对传统档案管理系统和管理方式的全面革新和历史飞越，是数据价值与档案价值的有机统一。因此只有在整个公司，从领导到档案人员直至普通工作人员都要树立起“数据等于档案、档案等于企业财富”的观念，才能把数字化档案工作做好，才能使档案为企业可靠的运行和决策搞好服务、提供保障。