推进机关档案数字化加快智能档案室建设

张艳

摘要：随着智慧时代的来临，传统的档案管理模式不再适用，亟待寻求与时俱进的管理模式，而数字化为机关档案管理提供了新方向。本文将围绕机关单位档案管理工作实际，阐述推进档案数字化、加快智能档案室建设的必要性，并提出几点具体的落实策略。

关键词：机关档案;数字化建设;智能档案室

机关单位在从事各项事务过程中所生成的原始记录就形成了机关档案，档案室负责对档案进行收集和保管。机关档案不仅服务于本单位各项业务、管理工作的开展，同时也具有宝贵的社会利用价值。因此，推进机关档案规范化、高效化、数字化管理至关重要。

一、推进机关档案数字化建设的必要性

（一）提高档案管理工作质量

机关单位实施档案数字化建设后，可以借助计算机对档案收集、整理、调阅、新增等操作进行统一处理，促使档案管理更规范化。同时，还能提高档案收集效率，确保机关单位各类档案资源能被妥善保管，以实现利用最大化，推动机关单位各项工作有序开展。

（二）以真实的档案信息为领导决策与管理提供参考

随着档案工作的持续推进，档案资料“存史、资政、利用”等效能愈发凸显，必须要发挥档案服务领导决策的作用，在遇到问题时能够快速对档案资料进行综合性分析。而档案数字化则具有得天独厚的优势，可以借助信息技术确保机关领导能够第一时间获取所需资料，从而为决策和管理提供详实的参考。

（三）可提高档案利用率

机关单位推行档案数字化建设后，档案借阅、迁徙等流程变得更加简单，不仅可以提供工作质量，还能提升档案的利用率。此外，通过系统还可以定点追踪到具体的借阅人，明确档案借阅次数、天数等，原本繁琐的人工登记、审批流程也可直接在线上进行，同时亦避免了对纸质档案的损坏。

（四）是顺应时代发展潮流的表现

伴随着科技的发展，纸质档案管理中的不足也逐渐显露，显然无法跟上时代步伐。而机关单位在长期发展中必然会产生越来越多的档案资料，如果还是沿袭传统的管理方式，只会加重管理任务。而随着档案存储空间需求的增加，档案管理压力也随之提升。档案数字化就是将纸质档案扫描成电子版进行保存，不仅可以减少资源浪费，具有较强的生态性，还能降低成本，提高效率，是档案管理的必然趋势，同时亦是顺应时代发展的直观体现。

二、机关档案数字化建设路径

（一）坚持资源为先，做好存量档案数字化

数字档案资源是推进档案数字化，加快智能档案室建设的核心要素，其主要来源于存量数字化副本和增量电子文件归档所形成的电子档案。机关单位应当将数字档案资源纳入到智能档案室建设框架之中，推动机关档案部门把控单位数字资源，践行机关档案集中化、统一化管理要求。在数字管理系统投入使用前，数字档案资源建设的首要工作依旧是开展存量纸质档案数字化。纸质档案数字副本不仅可以方便单位使用，同时也可以在纸质档案到期时向国家级档案馆同步移交数字副本。而在推进存量纸质档案数字化建设时，还是要遵循《纸质档案数字化规范》DA/T31-2017进行[1];此外，对于一些字迹清晰、文本规范的档案，在进行数字化转变时，还是要遵循《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》DA/T77-2019，明确两者之间的关联点，确保档案资源数量。

（二）重视档案管理，加大资金投入

一方面，机关档案管理人员必须要转变传统的管理理念，摒弃以往重管理、轻利用的工作思维，树立起档案数字化、科技化、现代化的管理意识，从而促进档案管理水平的提升。同时，还可以定期举办档案数字化講座，宣传数字化建设的重要性，对机关单位全体职工进行思想教育，以此来提高其他人员配合完成档案数字化和智慧档案室建设的支持度，从上至下形成统一的思想认知。值得注意的是，档案管理人员必须要明确电子档案与纸质档案两者之间的关系，秉承两者长期并存的原则，在做好纸质文档基本工作的同时，如明确划分管理期限，将工作重点向电子档案管理倾斜。另一方面，机关单位还应加强人力、财力和物力投入，梳理出档案数字化和智能档案室建设所需的设备资源。对此，机关单位可以向上级部门申请专项资金用于档案数字化工作的开展。此外，机关也应积极寻求其他拓宽资金的渠道，落实开源，同时也应做好资金控制，确保专款专用。

（三）面向时代需求，全面推动智能档案室建设

在面对档案数字化建设这一时代需求下，建设智能档案室是机关档案规范化管理的重要举措，具体而言需要落实以下两点：一是从制度入手，将电子档案纳入到机关档案管理范畴，以便在今后能够更好地发挥出电子档案的凭证作用，推动机关档案形态更兼容，更符合时代发展趋势。二是重视智能档案室基础设施建设。机关档案库房基础设施建设必须要满足八防等基础性要求，还应根据档案数字化需求，配备智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范等硬件系统配备，研发和引进智慧档案运营管控平台、智能档案库房监管控一体化系统数据中心动环监控等软件系统[2]。

（四）发挥大数据优势，加强档案资源开发利用

机关单位要想提高档案服务水平，就必须要对档案资源进行深度开发。对此，档案部门要积极引进先进的技术，如数据分析技术、文本挖掘技术等，不断扩大档案开发的深度。同时，在档案内容价值挖掘上，还可以采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集等方式[3]。以往，机关档案工作很少会关注其服务职能，导致档案利用率下降，无法充分发挥出档案资源的价值。所以，机关必须要借助档案数字化建设这一契机，加大对档案资源的开发力度，通过举办线上展览、拍摄专题小视频等数字化方式，主动发挥出服务效能。

（五）坚持安全第一，做好保障体系建设

随着档案数字化建设进程的推进，档案安全隐患也随之增加，必须要做好档案安全管理工作，将档案安全纳入到机关信息安全体系中。在制度层面上，必须要制定完善的档案数字化管理制度，包括电子文件归档与管理制度、电子档案备份制度、数字档案使用规范等等。在档案管理标准化层面上，机关必须要重视和贯彻执行国家档案局所要求的规范制度，无需再另行制定，以免出现规范管理不统一的情况。

（六）重视人才培养，建设档案数字人才队伍

在档案数字化建设背景下，通过计算机就可以完成信息检索、立卷、登记、传递等操作，因此需要档案管理人员非常熟悉这一系列操作，了解计算机相关技能，懂得基本的计算机系统安全防护知识。因此，机关单位应定期组织档案人员开展专题培训，不仅要讲解当前档案事业发展新趋势，还要开展信息工程、计算机、网络安全维护等专项技能培训，培育出一支素质高、技能过硬的复合型现代化档案人才队伍。此外，机关还应重视档案管理人才的吸纳工作，加强与高校合作，进行档案管理专业人才招聘，共同开展人才培育，不断扩充档案管理队伍。

结语：当前，档案数字化建设工程正在不断推进，在很大程度上提高了档案的利用率，尤其是查准率、查全率等有了较大提升，推动了机关各项工作的有序开展。今后，在推进智能档案室建设过程中，要不断开放档案力度，实现资源互通共享，切实发挥出档案资源的服务职能。

参考文献：

[1]邓海燕，乔飞虎.加快机关单位档案数字化建设的措施分析[J].卷宗，2019，000（024）：133.

[2]孟迪，张超.打破信息孤岛必须从终端发力档案室转型升级迫在眉睫——新时代数字档案室建设中的几点思考[J].黑龙江档案，2019，233（02）：100-101.

[3]张黎一.机关事业单位数字化档案管理工作策略探究[J].科技风，2019，394（26）：223-223.