探讨深化公积金业务档案管理的新机遇

2021-11-25朱春波

经营者 2021年14期

关键词：公积金部门单位

朱春波

（潍坊市住房公积金管理中心昌邑分中心，山东潍坊 261300）

一、公积金档案管理的重要性

公积金体制的不断改革为深化公积金档案工作提供了新契机。公积金档案是公积金的专业资料，如公积金凭证、公积金账簿、各类报表等，在经济管理中产生并作为史料保存，是记录和反映单位公积金活动的重要史料和证据，同时也是科学决策和实时管理的基础。

二、公积金档案信息对各项管理产生重大影响

（一）公积金档案数量持续增长，载体形式不断增多

由于公积金档案的不断产生，其规模逐渐扩大，再加上运营活动的不断开展和时间的推迟，公积金档案数量迅速增加，特别是作为公积金基础的交易凭证日益增多。同时，随着信息化的普及，除原始文件持有人存档资料外，经电脑处理的公积金资料（除应保存的电子资料），亦应按照《公积金档案管理办法》的规定打印公积金纸质文本，形成双重公积金档案信息端口，即提供纸质资金文件，包括存储在计算机系统中的公积金数据。但是由于公积金和档案管理部门缺乏监督和指导，部分公积金部门未及时、完整地交付或没有交付公积金档案，对长期存放在公积金部门的档案不进行整理、编目，没有足够的仓库和设备，随意堆放，并且对超过保管期限的档案不进行评估，即使要销毁，也未经公积金部主管单位领导批准，就轻易销毁。

（二）随着社会中介机构的介入，委托代理人逐渐增多

随着经济社会的发展和公积金制度的改革，中介机构逐渐以各级相关经济服务取代对公积金档案的监督管理。现行法律法规没有明确规定公积金档案的责任归属于中介机构，有的单位委托社会保障中介机构设立公积金代办机构，有的单位集团让其下属单位进行生产经营中活动的控制，实行公积金派出或从公积金中选派工作人员制度，只注重从公积金中提取数据，公积金信息不完整，甚至所属单位形成的公积金档案权属不清，公积金档案记载信息不全，这给公积金信息的持续使用留下了隐患。如通过非公积金电脑化转存的台账首页、单位名称、法定代表人签名或盖章等，以及公积金账户中的电子文件，不得转换成磁性载体或光盘，需要在档案部门转移备案。

（三）公积金管理的法规制度不健全、不完善

作为档案管理的基本法律，档案法对包括公积金档案在内的档案管理工作有明确的法律规定，规定每个单位必须保存档案，并保存公积金文件和其他公积金信息。有的单位参照档案管理，代表公积金部门负责向单位财务部门解释，削弱了依法赋予的职能，即使有管理公积金档案的规则和条例，亦难以监察、审核和公积金的档案，只是纸上谈兵而已。在实践中，经常有报道说，有些单位自己动手破坏公积金档案，在以法律经济为特征的市场经济的社会条件下，公积金档案管理体制不健全，缺乏权威性的公积金档案管理专项规定，明显很难保证组织和经济正常、有计划发展。

（四）职员通常缺乏档案管理教育培训经验

基于营运公积金档案管理现状，公积金部门的职能一般局限于维持，缺乏对公积金信息资源的储存、开发和使用的关注和研究，在许多情况下某些单位检查公积金档案时，经常发现档案报表缺乏文字分析；将大量证明存在的文件移交本组织的档案和库房，而不完全移交公积金的完整档案，如书籍、报告等；在破产、重组和结构调整的情况下，只关注资产清算，忽视公积金的管理；公积金单位的工作人员在档案管理技能培训方面没有足够的经验，没有从档案实践的角度对档案的收集、保管、开发、归档等进行管理，并且在档案管理及运营方面普遍未顾及公积金贷款的先天缺陷。

三、落实改进和加强公积金档案信息管理的对策建议

（一）完善公积金档案管理规则，加强对档案的监管

《档案法》强调了档案管理基本法的权威性，明确了保存包括公积金档案在内的各类档案的法律责任。公积金档案的规定应当与档案法的精神相统一，对于公积金系统的监测，要求各实体严格遵守国家统一准则，加强公积金的基础工作。为确保公积金信息的真实性和完整性，组织档案部门应按照规定加强与公积金部门的沟通，认真履行公积金档案的监督、审核和指导职能。近年来，不时出现公积金档案被非法遗失、销毁，资料失实或失实现象，各级档案管理部门要加大监督力度，积极争取同级广大群众的支持，开展或者共同开展公积金执行情况的核查工作。联合审计部门展开监督、审查、指导和管理，并利用单位绩效评估等手段，按照档案管理规则对公积金管理绩效进行评估，管理有关档案的目标工作、每年审核档案、核证公积金表现等。

（二）充分认识公积金管理的重要性，优化管理结构

各组织的主要管理人员应充分认识到公积金档案资料对本组织合法活动的重要性，管理结构规范。单位法定代表人应该对单位公积金信息的真实性和完整性负责，授权公积金档案的管理或销毁鉴定；其他单位领导在制衡原则下与职能划分不相适应，授权对审批进行监督的单位总经理或者投资分管理副总经理不得批准此类交易。依法由单位主要负责单位内部档案的保管，根据法律要求建立公积金档案机构，履行公积金工作人员的档案职能，单位应当配备合格的公积金部门及人员，并为这一领域的档案工作创造条件，对硬件、软件开发、组织建设等提出管理要求。同时，指定或委托中介人保存公积金记录的机构，应当明确区分保管公积金档案的责任；在业务和档案管理部门的监督下，在知情的情况下进行审计，准确、真实、规范的公积金档案资料，也是对组织法律代表的重要保护。

（三）设置培训课程,优化公积金从业人员的知识结构

要多层次、多渠道优化公积金从业人员的知识结构和法律意识，将公积金档案管理纳入教育职责。知识经济是以知识为基础、以脑力劳动为主体的经济，在这种经济中，单位和服务机构应当设立公积金档案管理从业人员的开发课程，建立相应的评价机制，优化公积金从业人员的知识结构，增强员工的公积金法律意识，提高公积金档案管理人员的整体素质。

（四）提高本单位档案管理人员的素质和工作能力

公积金档案管理人员必须熟悉公积金工作的基本流程、基本规则和要求，同时熟练掌握社会资金信息档案管理技能。单位应建立权责相对应的公积金档案管理秩序，监督、检查和指导公积金信息档案的收集、整理工作。由公积金管理部门移交和使用公积金档案，开展公积金档案的整理和调查服务，对公积金的长远发展具有重要意义，大型投资项目等公积金档案人员必须根据公积金档案的信息和规定，积极参与为本单位决策层提供参考服务。

（五）推进计算机系统的建设和集成，加快档案信息化进程

各单位应利用信息技术进行信息整合和共享，能进一步加快计算机化、办公自动化和部门档案信息化的一体化进程，以及扩大和深化计算机信息系统在单位管理中的应用。档案管理部门应当利用信息技术整合关于电子计算机公积金的文件管理，系统地收集有关资料，应尽快制定合适的记录电子管理标准和制度，并将其纳入本组织电子记录和档案信息系统建设的总体规划。在建设单位档案信息化过程中，必须强化信息资源计算机的选择、编辑和数据分析功能，为公积金信息的有效利用奠定基础。同时，在确保完整性的基础上，制定和改进公积金电子档案中信息的逻辑和物理归档方法，以确保公积金档案的及时性和精简性，并且将软件系统在不同版本存档，以确保信息的可访问性，确保纸张和电子档案中信息资源的一致性和安全性。