人事档案管理在人力资源管理中的运用策略

2021-11-25张文娟

就业与保障 2021年22期

文/张文娟

新形势下，事业单位在开展人力资源档案管理工作时，需要结合行业情况及时调整管理模式，充分考虑事业单位改革发展提出的要求。随着大数据时代的到来，人事档案的各项数据的录入与存储变得越来越便利，推进档案管理信息化建设已成为必然。事业单位人事档案管理人员要主动学习，调整传统档案管理模式的不足，利用信息化建设提高人事档案管理质量。本文分析如何高效开展人事档案管理工作，旨在为类似研究提供借鉴。

一、人事档案管理工作的重要性

在事业单位人力资源管理中，人事档案起着举足轻重的作用，需要综合考虑各方面因素，切实发挥人事档案管理工作的积极作用，辅助开展人力资源管理工作，提升人力资源管理效率、增强人力资源信息的可靠性及提高人力资源管理质量。

（一）提高人力资源管理效率

事业单位人事档案内容涵盖个人经历、专业特长及工作经验等，管理部门或单位只需要简单调取与查阅人事档案，基本上就能了解员工的综合能力与工作特长，便于在工作中进行合理调配，从而进一步提升人力资源管理质量。在人力资源档案管理过程中，需要落实各项原则，达到合理安排与调配人才的目的，充分发挥各类人才的作用。

事业单位管理者通过查阅档案内容，不仅可以加深自身对工作人员工作能力的了解，还可以了解其技术特长、性格特点及职业道德等方面的情况。例如，在实践过程中，将性格开朗的员工放在需要与人沟通的岗位上，开展针对交际能力的培训，挖掘员工潜力，达成“人尽其才”的目的。与此同时，档案管理领域中普及大数据技术，转变传统人工资料收集的不足，以数字化形式保存与记录相关内容，增强工作的便捷性，实现人力资源的最佳配置[1]。

（二）提高人力资源信息的可靠性

完善的人事档案管理制度可以进一步提高人力信息的真实性，全面掌握工作人员的能力，将其安置在合适的岗位上，进一步提高工作效率。例如，人力资源管理部门通过大数据技术开展人事档案整理工作，转变传统档案管理理念，增加临时及流动人员的人事档案信息，提高相关内容的真实性。

人力资源管理部门工作的主要内容是为事业单位招收专业素质高、技术能力强的人才，通过人事档案预测事业单位未来需要的人才，能开展有针对性的招聘工作，制定科学性的招聘计划。事业单位通过人事档案综合分析自身发展状况，预测未来发展方向及人才需求，制定方案，确保各项工作顺利开展。依据应聘者提供的档案内容，将潜力应聘者与老员工组成培训团队，通过开展培训计划，促进事业单位健康发展[2]。

（三）弥补传统管理方式的不足

通过提高人事档案管理质量可以改善事业单位人力资源管理方式存在的不足，提高人力资源管理工作的实效性，准确掌握相关信息的变化，进一步推进事业单位规范化建设与发展。

1.市场环境下优秀人才会在各大事业单位之间流动，也会在事业单位中留下自己的档案信息，主要为工作经历、奖惩记录、科研成果等。事业单位需要了解应聘者的状况，完善人才流动机制，通过对应聘者人事档案的阅读，判断此人是否适应事业单位文化。

2.人事档案涵盖个人各阶段的工作经历，如果出现人才调动要将信息及时更新，避免后期搜集资料耽误事情，甚至可以节省相应成本，帮助事业单位更好地选择人才，实现推动事业单位健康发展的目的。

3.人事档案管理工作的开展要得到单位各部门的配合，保证人事档案信息内容的真实性。通过潜移默化的方式加强不同部门之间的沟通，调整传统档案管理模式的不足，在单位内部形成和谐的工作氛围。

二、事业单位人事档案管理工作开展时存在的主要问题

在事业单位改革背景下开展人事档案管理工作，由于受到一些因素影响，导致实际落实效果不理想。主要体现为人事档案管理工作中重视度不足、档案管理模式陈旧、人事档案利用率偏低及人事档案人员专业素质偏低等。

（一）人事档案管理重视度不足

少数事业单位不重视人事档案管理工作，造成相关工作开展时存在片面化的认知，在日常工作中没有意识到人事档案管理的重要性，不主动创新与完善档案管理工作模式，无法满足实际需求，陈旧管理模式直接制约管理工作的高效开展。

同时，一些单位内部人事档案管理流程不完善、责任划分模糊，存在互相扯皮的情况，不利于提高人事档案管理质量；另外，由于在日常工作时缺少足够人力、资金的支持，还影响到档案管理质量的提升。受到上述因素的影响，无法发挥人事档案工作的作用，不利于提高人事档案管理质量[3]。

（二）人事档案管理方法落后、设施不足

在事业单位开展人事档案管理工作时，存在管理方法落后与设施不足的问题，对信息化建设的重视程度不够，严重制约了档案工作的整体效能。即便设有档案管理系统，但系统功能较为单一，只是简单地记录相关信息，后期也不会利用这些资料，不重视对资料的分析。此外，少数事业单位内部信息化建设滞后，人事档案管理工作开展时习惯采取纸质方式，限制人事档案管理效率的提升。

（三）人事档案利用率相对较低

事业单位人事档案管理工作的最终目的，就是给单位日常运营提供有效服务，进一步挖掘人事档案的价值。但在实际中，许多单位内部人事档案内容较为简单，仅有工作人员的年龄、性别等基本内容，并没有将其他内容纳入其中，也就无法将员工真实情况反映出来，更不能合理配置人力，限制人才作用的发挥。

（四）档案管理工作者的综合水平较弱

在数字化档案建设不断推进的过程中，各种先进的技术开始被应用到日常的工作中，这在很大程度上提升了事业单位档案管理水平。但是，事业单位中的人事档案管理人员却也存在一定的局限性，尤其是能够熟练掌握数字化档案管理的专业人才非常缺乏，因此需要事业单位的管理者进一步提高重视程度[4]。

三、人力资源管理中人事档案工作应采取的改进措施

人力资源管理工作中人事档案管理工作开展时，受到各类因素影响出现一些问题，需要根据实际情况选择合适的人事档案管理方式。

（一）完善管理制度，提高对管理工作的重视度

首先，结合自身实际发展及当前形势，对相关制度进行审核，确保制度的合理性以及适用性。同时定期对人力资源管理单位档案工作的制度和内容进行修补，维护制度的稳定性、完善性和严肃性，通过总结及实践，建设一套具有自身发展特色且适用的档案管理工作制度

其次，作为人力资源管理单位管理层，一定要转变自身高高在上的工作态度，主动施为，对国家关于人力资源管理单位档案管理工作的管理制度以及相关要求等进行深入了解学习，认识到各类档案管理的价值，从而意识到自身所担负的责任，将档案管理工作从原本的服务性质转变为责任性工作，并列入年终考核项目，以此提高人力资源管理单位工作者对档案管理工作的关注和重视。

（二）搭建特色数据库

目前，人力资源管理单位数字化档案管理平台的建设开始受到人们的关注，对此，需要格外重点解决数字化档案管理平台在设计上存在的问题。就人力资源管理单位档案管理个性化、功能设计方面，一方面，要以实际情况为基础，积极满足管理工作的实际需要；另一方面，要在加快档案信息化建设的过程中，关注系统的兼容问题，确保资源共享的效率。人力资源管理单位推进数字化档案系统建设，需要配备好相关的设备，如高速扫描仪、数据备份等，提高档案资料归档的真实性，实现提高人力资源管理中心档案管理安全性与质量的目的；还应在系统中设立相应的查询系统，充分利用网络技术和信息检索的功能，实现档案的数字化管理。就人力资源管理单位数字化档案系统和模式而言，需要及时做好定期的检查与优化工作，不断提升人力资源管理单位档案管理系统的安全性和便捷性。

运用大数据进行人事档案管理，不仅可以共享档案，而且能实现主动推动医疗信息服务，达成实时推送信息的目的，同时信息使用者之间也可以高效交流，提高人事档案管理质量。传统人事档案管理时需要管理人员整理文本、录音、视频等资料，整理后需要统一进行鉴定核对，最后使用PC单机软件管理系统进行统一规整。这种管理模式下查阅难度较大，通常归档后档案不会再次查阅，逐步成为“死档案”。另外，资料老化也是一个容易出现的问题。利用大数据技术可以将档案资料转为电子文本、音频等，降低档案管理难度，提高人事档案管理的安全性[5]。

（三）搭建科学用人机制

人力资源管理中心档案管理部门需要搭建科学用人机制。

首先，要提高在职档案管理人员的综合素质。通过强化在职人员的技术培训，提高他们的信息素养水平，夯实大数据技术应用的基础。应该将员工培训作为一种长期的投资，为进一步提升培训的效果，需要加强硬件的建设和软件的完善，在正式开展工作前充分做好规划工作，从而保证不同阶段的培训效果。通过完善培训的流程和内容，积极聘请专业的培训导师开展工作，并为工作人员的培训提供良好的环境。另外，在工作开展过程中要保证人才的培训规划符合人事档案管理的需求。

其次，可以定期安排人力资源管理部门管理者外出学习，主动学习先进的档案管理理念，为创新档案管理模式、创新档案管理方法、提高人事档案管理的实效性创造条件。

最后，人力资源管理中心需要引入高素质的信息技术人才，实现构建优质档案管理队伍的目的。人力资源管理中心招聘档案管理人员时，要调整招聘的侧重点，主动招聘档案管理与计算机专业方面的人才，实现提升档案管理队伍整体信息化水平的目的，切实发挥大数据技术在提高人力资源管理中心档案管理方面的积极作用。

（四）做好安全访问控制

1.在实际运行中，计算机系统可能遇到各种各样的安全问题，对此，相关工作人员可以通过“监测+评测”的形式，找到造成此次系统问题的主要风险因素，并加以把控和处理。在对用户计算机系统进行风险测评时，工作人员需要从其网络应用、软硬件配置以及端口协议等多方面进行综合考虑，同时对系统遭受攻击后可能发生的信息泄露、信息安全、能否正常使用等问题进行分析，并制定相应对策，确保用户计算机安全。

2.在系统风险分析完成后，工作人员需要借助AHP分层法对各项风险程度进行汇总和排列，为后期维护人员工作开展提供一些必要的参考和依据。

3.借助相应的监测和分析，能够准确判断系统是否处于正常使用状态，以及用户上网时所遭受的风险以及攻击次数。同样，工作人员也可以借助该系统对此次风险所造成的损失进行统计和整理，包括内部系统以及在进行通信安全维护时，详细明确系统维护的每个细节、步骤和具体目标，确保用户或人力资源管理单位内部通信系统的安全和稳定使用。

4.人事档案信息化平台建设后，需要做好访问安全的控制工作，避免出现安全问题。当使用者访问人事档案库时，要获得影响的权限，只有获得授权后才能登录查看，满足使用者的访问权限。此外，人事档案信息化建设时，需要建立系统安全管理方法，一旦出现问题可以采取有效的措施，进一步提高人事档案管理的安全性。

（五）做好顶层设计，推进管理平台建设

当前，科技设施较为方便，合理运用这些设施，可以将文本资料、图片影像等转化为数字化内容，形成电子档案，以此为基础搭建完善的数据资料库，资料库中存储电子信息逐步实现网络化，也是事业单位人事档案管理的未来走向。通过这种方式既可以有效利用人力资源，又能提高管理效率、简化查询步骤，进一步提升档案利用效率。事业单位对自身的事业单位人事档案信息资源进行采集总结，可以形成自身的基础数据库为了做好这项工作，应该协调好不同部门，积极建立数据协调机制，可以实现初期的数据交流目标，积极探索信息的共享机制。

针对事业单位人事档案管理工作的开展，要制定一套完整且全面的责任监管体系，将各项责任分派落实到各工作细节中，确保事业单位人事档案网络化管理体系的有效开展和顺利运行。同时，需要进一步加强对兼职档案工作人员的管理，通过具体工作任务的分派和明确，在完善档案汇报的基础上，针对档案管理工作中发现的问题以及管理缺陷进行及时收集和整合，积极完善，全面提升事业单位人事档案管理水平。另外，加强资金建设投入，在日常工作中推行自动化办公理念，全面加强系统软硬件设施建设，提升档案管理信息化水平。事业单位要明确每一部分的档案收集工作，落实岗位责任制，从而提高档案管理的实效性。具体来说，人力资源管理部门需要安排专人负责整合与整理人事档案，整合各方面数据信息，提高管理质量；完善归档与收集资料制度。