探析政府档案电子化管理存在的问题及对策

路平

摘要：档案对政府来说是一个非常重要的工具，因为政府能够借助档案来对重要的数据与信息进行详细的记录和后期的审查。因此，本文就对政府档案管理工作的实际情况进行了深入的分析，而且也将传统的纸质档案与当前的电子档案进行了比较，从而发现了档案的电子化管理中存在的诸多问题。与此同时，也提出了很多有效的解决方法。

关键词：政府档案管理工作;纸质档案;电子档案

一、引言

随着科学技术的不断进步，电子信息技术也得到了非常大的发展。在档案管理的实际工作中，借助电子信息技术来对数据与资料进行有效的处理能实现信息资源的共享，从而就能使档案管理的工作效率与质量得到最大程度的提升。如果想要实現档案从纸质版到电子版的飞跃，政府就需要打造出完善的电子化档案管理系统，同时政府还必须要使档案管理工作的科学合理性得到全面的提升。但是在实际运用的过程中，由于缺乏经验等原因，档案的电子化管理暴露出很多问题。到目前为止，政府形成了一种纸质版与电子化档案共存的模式。当然政府也在。不断的完善制度向全面电子档案靠近。

二、政府档案管理工作的现状

进入新世纪以来，由于社会的发展促进了信息化时代的到来，我国政府开始积极应用电子化信息设备来进行档案的管理工作，这就使得工作效率得到了极大程度的提高。然而，在档案管理逐步实现电子化的过程中，由于不具备完善的信息化设备以及相关工作人员没有对档案的电子化管理产生足够的重视，就使得档案管理的效果始终得不到提升，电子化档案管理进入瓶颈期，这也使得政府后续工作无法进一步发展。除此之外，在全国各地由于经济水平等的影响，档案电子化管理的推进程度也有很大的差异。一些地区的电子信息化管理设备和措施已经基本完善，且在档案录入，保存以及保密等方面已经得到基本落实。而另一些地区还是纸质版和电子版相结合且以纸质版为主，这种差异对整体电子化档案管理水平的提高也有一定影响。众所周知，政府档案的妥善保存和管理对于我国的整体工作布局来说是非常重要的，如若都为纸质版档案，那么对环境的要求是非常高的，基本具备的条件是防火防潮，通风性好。就目前的情况来看，我国政府缺乏对档案电子版管理专业技术人才，所以想要全面发展为电子版，档案管理还需要很长一段时间，换句话说，我国在积极应用先进科学技术的同时，要将纸质版档案与电子版档案科学合理的进行转换以及管理保存，在电子版档案管理设备没有调试好之前。纸质版档案不能进行销毁，在很长一段时间内，档案都将处于纸质版与电子版共同发展的状态。

三、纸质档案和电子档案的对比

（一）纸质档案的特点

对纸质档案资料来说，它们最关键的特征就是它们具有非常强的直观性，通过它们能够到想要的信息。因此，如果政府对纸质档案进行持续的改进与完善，那么借此就能形成正规的第一手原始资料。而且这种资料比电子档案的行业存储价值更高，这是因为这种资料更具有针对性，所以其现实价值也非常高。而且通过纸质版的档案，政府就能使档案的客观性以及真实性得到更加全面的展现。因为政府档案具备行政记录的性质，所以政府档案也就具备了历史性与自然性，因此，政府档案也代表了历史的真实性与客观性。所以说更改或伪造它具有非常高的难度，而这也正是电子档案的缺点。纸质档案的缺点就在于无法像电子档案一样方便快捷。

（二）电子档案的特点

如果将档案以电子的形式存放于电脑硬盘等电子设备中，那么该档案就不会因为环境因素而遭到破坏。而且电子化的档案管理模式也使立体化的特征得到了集中展现。另外，电子文件的修改也非常便捷，电子文件的存储空间也非常大，所以通过档案的电子化就能实现档案信息的快速传播，进而就能使档案的远距离传输需求得到满足。如果政府扩大了行政规模，那么政府的档案范围也需要得到拓展，因此，这就对档案资源提出了更严格的要求，这时就可以积极应用档案的电子文件模式，因为这样能使成本得到最大程度的节省，同时还能使档案资源得到最好的保管。另外，如果全面提高档案资源的安全性，那么档案的遗失与无故变更的问题就能得到妥善的解决。

四、档案电子化管理过程中存在的问题及对策

（一）电子文件的兼容性问题

随着科学技术的不断发展，信息全球化基本得到普及。但是在具体使用电子信息的过程中，不难发现很多电子设备和软件存在文件的兼容问题，很多软件之间不能够互通，所以在政府的档案保存过程中，很有可能发生遗漏和缺失现象。有一种情况是在文件进行格式转换过程中在一定难度，如若转换不成功，那么保存的电子档案相当于作废。

（二）电子文件的真实性

电子信息的最大优点就是可以随时查阅信息，也可读可写。但往往优点过于明显就会成为缺点，政府机关的档案一般都具备有效性和真实性，像传统的纸质档案，在被人修改过程中，就很容易被发现，但电子档案如若被人修改，除非专业人员排查，否则很难被发现，这就是政府机关的档案真伪存在异议。其实电子化档案管理的实际操作很简单，通俗易懂地说，其原理就是将纸质的文件以及资料以电子文件或图文等形式来进行上传，然后再保存在电脑的硬盘中。因此，与传统的纸质档案的管理工作相比，因为传统的档案只能是原档案或备份的档案，所以就很容易对纸质档案来源的真实性进行分析。而电子文件是通过信息技术来将纸质文件转变为电子格式的，因此其真实性就得不到保障。

（三）数据的安全性

现阶段的互联网技术非常发达，因此网络黑客也非常多。所以电子信息被拦截以及重要信息被黑客盗取等现象的发生率非常高，而且黑客还经常会对电脑进行病毒入侵的操作，进而导致电脑瘫痪或丢失重要的信息。这些问题都对电子档案的安全性产生了威胁，特别是对影响面广的政府行政档案。因此，就必须使数据的安全性得到最大程度的保障，只有这样才能加快政府档案管理的电子化进度。

（四）对策

1.建立电子化的管理形式

如果政府想要尽快实现档案管理的电子化，那么政府就必须要把电子化管理的框架搭建好。而且也只有通过电子化的档案管理系统，政府才能高效地进行行政档案的管理工作，进而就能全面提高档案管理的工作效果。与此同时，政府还要明确对档案进行查阅的访问权限，只有这样才能为行政档案管理工作提供尽可能多的帮助。除此之外，政府还要对档案管理系统进行定期的更新与维护，这样就能及时发现档案管理系统中的问题。但是最重要的就是要全面提高系统的安全性，还要对访问权限进行明确的界定，这样就能最大程度避免信息的泄露。对政府来说，他们在进行档案管理工作的实际过程中，如果想要加快电子化的发展速度，那么政府就必须要为此成立专门的管理机构，只有这样才能对档案管理工作进行全面的管控。然后还要设立出相关的标准，进而就能使政府行政档案管理的集中化得到实现。

2.实现档案管理操作的标准化

对政府来说，如果想要加快行政档案管理的电子化发展速度，那么政府就必须按照相关的规范来进行档案的管理工作，同时还要采用效率更高的管理方法来对档案进行集中管理。另外，政府还要将行政档案进行科学的分类，然后将不同种类的档案分别放置在不同的区域，最关键的就是要用合理的方法来对不同的档案进行管理，这样就能极大地降低管理工作的难度。与此同时，对政府来说，他们还要培养出专业素养高的团队来负责档案的管理工作，同时还要明确地划分出每个人的工作职责，只有这样才能实现档案管理工作的标准化。

3.培养优秀的档案管理团队

如果要想顺利实现政府档案管理的电子化，那么政府就必须培养出优秀的档案管理人才团队。因为要想提高政府行政档案管理工作的工作效率，那么高素质的优秀人才团队就是必不可少的。首先，要积极进行思想政治教育的工作，然后举办相关活动来全面提高档案管理人员的责任感，进而就能使档案管理人员的工作热情得到最大程度的激发。其次，还要加大对专业人才的引进力度，同时政府还要把行政档案管理的电子化平台建设好，然后还要设计出合理的规章制度，这样就能最大程度减少工作中的不合理问题。另外，政府如果想要实现行政档案管理的电子化，那么就需要投入充足的资金与资源，这样就不仅能使档案管理工作的资金得到保障，同时还能使档案管理人员的生活需求得到最佳保障。

四、结语

从总体上来说，随着信息技术的不断进步以及计算机技术的持续发展，档案管理工作的电子化模式已经成为了必然。因为电子化管理能使管理效率得到最大程度的提高，进而就能使信息的高度共享需求得到满足，最后就能使档案价值得到最大的发挥。但是与此同时，纸质档案也有其自身的价值，所以只有實现纸质化与电子化的有机结合，那么政府档案管理工作的高效性才能得到全面的提升。

参考文献：

[1]周耀林，王艳明.电子文件管理概论[M].武汉：武汉大学出版社，2016.

[2]邢丽丽.档案管理信息电子化的相关问题研究[J].办公室业务，2012（15）：147-149.

[3]叶碧慧.云存储平台在中小企业会计档案的应用及优化[J].财会通讯，2018（28）：112-116.

[4]廖彦飞.基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用[J].城建档案，2017（1）：89.

[5]孙真.图纸档案电子化管理探析[J].管理观察，2019（16）：64-65.