浅谈数字化档案管理在高校档案中的重要作用

摘要：在信息化时代，高校的档案工作也面临着改革挑战。在档案工作中，运用数字化的档案管理有利于适应数字化时代，提高档案管理的效率效果。为促进数字化档案管理的应用，本文对数字化档案管理在高校档案管理中的作用进行分析，探究高校如何做好数字化档案管理。

关键词：重要作用;高校档案;档案管理;数字化

引言：

和档案管理的传统方式比，在数字化的档案管理中，它利用信息技术开展管理工作，存在查找便利、传递简单和节省空间等的优势。高校档案一般比较复杂，档案量较大，管理的传统方式不能适应当下变化明显的管理需求。所以，高校需要看到数字化的档案管理在档案工作中能发挥的作用，积极探索数字化的档案管理模式。

一、数字化档案管理在高校档案管理中的作用

首先，数字化管理有利于档案信息高效的共享，促使高校不同部门的档案资源都被有效整合，促进不同部门的档案资源彼此交流，有利于档案资源提高利用率。而数字化管理也有利于高校及各单位等的交流，为教师的应聘、学生的求学等方面提供档案资源的良好平台，节省更多使用档案的时间。其次，在数字化管理中，高校能将全部档案以数字化模式储存，这和传统档案及其储存方式相比，有利于空间的节省，并且能完整保存各类档案，简化档案管理的操作步骤，使得档案管理的各项操作均能在计算机中完成，充分提升了管理的效率及准确率。而在数字化管理中，要查找档案则能在档案平台中随时检索，这有利于检索效率的提升。

二、高校如何做好数字化档案管理

（一）加强信息安全保障

数字化档案和传统档案有着不同载体，所以在此类档案的管理中，也会有不同的管理要求。一般来讲，对纸质档案的管理，要求在档案室中做好防虫、防霉等工作，而纸质档案的保密性，主要指档案的借阅应该做好登记，管理员应该将档案保密法严格遵守，不能随意外借档案，若有人借阅档案便要如期归还等等。但在数字化管理中，档案资料可能存储在光盘、磁盘等载体中，它们的占用空间比较小，但是存储的空间比较大。要对此类档案做好管理，便需要对系统安全问题充分考虑。因为数字化的档案能在计算机内进行阅读和查询，所以高校需要保障网络安全，在管理设备上装好杀毒软件，建立防火墙，避免外来的病毒、黑客等因素影响档案的安全。此外，数字化档案往往需要利用档案系统进行查阅、储存或共享，所以，在档案系统中，高校需要视档案人员、校内领导、教师和学生的不同需求，为其管理、查阅的账号设置不同的系统权限。一般来讲，档案人员应该有移动、修改和共享档案等的权限，而校内学生应该有查阅、下载档案等基础权限，对用户权限的正确划分，避免了一些用户查阅、下载、修改到不符合其系统权限的档案，充分保障了档案安全。

（二）改进档案管理制度

在档案工作中，为实现数字化管理，高校应该完善档案管理的现有体制，针对于档案人员的工作行为和需求，制定档案工作的管理制度，以此约束档案人员的行为，并促使各人员提高对档案工作的认识和责任心。此外，在大数据时代，档案资料在高校管理和发展中能发挥的作用变得更为明显，档案管理不再是高校中被邊缘化的工作，为促进档案工作的进步，提高档案人员的工作主动性、规范性，高校可以将档案人员的待遇适度调整起来，给予档案人员晋升的一定空间，将其薪资待遇和工作表现等方面联系起来，协助档案人员对档案知识及技能的学习研究，推动档案工作的效率提升。

（三）加强管理队伍培训

在培训工作中，高校不但要对档案人员进行档案知识和技能的培训，同时需要进行计算机技术方面的培训。在信息化时代，数字化管理模式的建设，需要高校拥有了解档案管理，同时了解数字化、信息化等技术的复合型管理人才。但是，在档案管理的传统模式中，会只关注档案的保存，并没有关注利用。应该不断提升档案人员的工作主动性，使其能在工作中愿意对新的理念和技术进行学习，引起他们在思想上的充分重视。

此外，需要提升档案人员的信息技术素养培养。数字化管理需要新的技术支持，档案人员不但要掌握档案管理的常规制度和方法，还需要学习数字化管理的技术知识，了解操作系统的操作模式等。同时，高校需要提高档案人员的档案鉴别能力。因为在保存数字化的档案时，档案会受光盘、磁盘等载体所影响，它们都需要利用计算机正确转换，而虽然此类方式的速度比较快，也能节省空间，但高校需要考虑到，受技术等因素所影响，档案转换会有信息错误、信息不全等问题，所以档案人员应该对档案有良好鉴别能力。

（四）加强设备资金投入

在高校中，负责档案的相关领导需要对档案工作定期了解，听取负责人对档案工作的汇报，学校也需要对档案管理的具体办法进行制定，利用制度对档案进行管理，利用技术促进管理水平的提升。同时，高校需要为档案工作提供必要的物质条件支持，为档案工作配置一些先进设备，并对高素质的档案人员进行选拔和培养。

（五）及时更新档案信息

在高校中，会有很多的教师和学生，学校的档案也会有很多的类别，如教学、党群、行政和科研等等。在传统的档案管理中，只有各部门将资料上交至档案室经过对档案的整理后，高校才能查阅档案了解相关状况。而在数字化档案的运用中，数字化的档案资源共享便利，在档案形成后，各部门以档案系统便能查阅相关档案。所以，高校应该及时将一些资料信息的变化状况体现在档案中，及时修改档案，提高档案信息的有效性。

结束语：

在高校的档案工作中，数字化档案管理的运用，提高了档案工作的效率效果，促进了档案工作模式的完善。为促进数字化档案的运用，高校需要认识到数字化档案管理的作用价值，从多种途径出发，建设数字化的档案管理模式。

参考文献：

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作者简介：李文，1982年6月，女，汉族，内蒙古阿荣旗，大学本科，初级，研究方向：档案管理。