新形势下提高党政机关档案管理工作的思索

2021-11-24刘莉

商品与质量 2021年12期

刘莉

济宁市汶上县次邱镇人民政府山东济宁 272504

在当前党政机关建设过程中，党政机关顺应时代发展潮流，其工作向现代化、数字化、信息化发展。在这种大背景下，档案管理工作必须紧跟时代，改革创新，满足社会发展的需要。

1 新形势下党政机关档案管理工作存在的问题

随着我国市场经济的快速发展，党政机关档案管理工作必须转变观念，与时俱进，不断创新。目前，党政机关档案管理工作中还存在许多问题，影响了党政机关工作的顺利开展。首先，相关部门领导和档案管理人员对档案管理重视不够。虽然在人力、财力、物力等方面对档案管理进行了投入，但由于缺乏有效的监督，档案管理的质量和效率一直无法得到提高。二是党政机关档案管理工作环境不完善。基层党政机关没有专职工作人员，甚至没有专门的档案室。档案管理缺乏规范化、统一性。第三，一些档案管理人员缺乏安全意识，责任心不强，导致部分档案丢失、损坏发生。四是党政机关缺乏专业的档案管理人才，导致档案管理的整体素质不高。一方面，档案工作人员缺乏档案管理的专业技能；另一方面，他们缺乏职业道德，不按照我国的相关法律法规行事，造成了档案管理的混乱。一些文件没有及时归档或移交给相关部门[1]。

2 新形势下党政机关档案管理工作的新思路

2.1 完善党政机关档案管理制度

党政机关档案管理具有一定的特点，完善档案管理制度是最基本的途径。首先，档案管理制度需要科学合理，满足党和政府档案管理的实际需要。其次，要保证档案管理工作具有实际应用价值，在实践中才能真正实现档案价值。此外，党政机关档案管理制度要强调平等，这有利于处理档案管理领域的人际关系。最后，档案管理制度要奖惩分明，充分调动员工的积极性、主动性、创新性。有上述特点，从组织的角度来看党和政府机关、文件管理工作将纳入党和政府机关的事务，将设立一个特殊的文件管理系统，有效的监督检查将采取措施，以提高文件管理的有效性[2]。

2.2 应用数字化技术管理档案

党政部门档案管理数字化符合现代社会发展的要求。随着科学技术的发展和进步，使用数字技术对档案进行管理是必然的。数字技术在档案管理中的应用需要从档案信息传输的及时性出发，保证数据和信息的传输能在第一时间进行，并能高质量的进行。必须选择符合国家质量标准和安全规范的计算机、扫描仪等电子设备纳入档案管理。计算机网络技术在档案管理中的应用要求对档案信息进行分类和保存。文件管理信息不仅存储在计算机中，还可以根据实际需要存储，如纸质数据，还可以根据实际需要对纸张等方面的资料进行保存。性质决定其使用范围，可以向公众开放，资源共享，为社会提供及时的档案信息服务。

2.3 提高档案管理的安全性

党政档案涉及信息秘密，档案管理的安全至关重要。我国对档案管理工作已有明确的文件规定，文件中也一再强调档案管理的秘密工作。档案管理的安全性需要从仓库的选择开始。确保仓库考虑到各方面情况，尽量避开办公楼层，严格防水、防潮、防火、防虫。建立监控制度，做好档案安全工作。档案管理机构、档案仓库和党政机关阅览室应当分开，无关人员不得进入档案管理场所。配备专职档案人员，不断提高自己的思想素质、责任感，遵循档案的保管期限，确保档案在保管过程中不泄露、不出现问题，尽职尽责，保护档案信息的安全[3]。

2.4 强化档案培训工作

提高档案人员素质。新形势下，政府档案管理对员工自身素质提出了更高的要求。一是要有丰富的专业知识。档案人员必须具备扎实的专业理论知识和将理论知识转化为实际工作的能力。第二，要有良好的综合素质。只有具备全面的知识，才能做好各类档案的收集、管理、识别和利用工作。最后，加强文件管理人员教育培训机构和制度，通过定期业务培训和评估的能力，组织学习“文档归档管理基础”、“文件管理技术和实用问答”、“现代档案管理基础”和其他专业知识，不断提高档案管理人员的业务水平，为复杂的管理人员和熟练的操作技能提供了丰富的知识和理论。

2.5 加强机关单位内部对档案管理工作的重视程度

最根本的是从思想的角度充分认识档案工作的紧迫性和重要性，改变以往轻视档案管理的态度，从上到下充分认识档案相关知识，明确档案工作的深远意义。同时，有必要建立和完善档案管理的组织结构，明确责任领导和全职员工，加深他们的意识，并形成协同效应，所以主要领导人经常提问，领导人负责执行他们的职责，工作人员应该善于利用执行模式[4]。