精细化管理提高油田企业物资采购质量

2021-11-24

商品与质量 2021年6期

吉林油田公司物资供应处吉林松原 138000

物资采购工作是油田企业发展中的重点工作，为物资采购工作的有序进行，可以实现油田企业的更好发展。因此，对于采购工作要给予更多重视，为使得采购工作质量得到保障，在实际物资采购工作开展中，要及时做好管理工作。通过管理可以及时发现在物资采购中存在的不合理之处，避免严重资金浪费情况出现。所以，本文将针对优化油田物资采购管理确保采购工作质量相应内容进行阐述。

1 物资采购质量管理精细化的重要性

1.1 全面实施基础管理建设工程的要求

中国石油集团公司已经明确提出。将利用3-5 年时间全面实施包括质量、计量和标准化管理.以及流程管理、制度建设等为主要内容的基础管理建设工程。因此，以此为契机，进一步强化物资采购各项基础工作，特别是落实质量安全环保责任制，加强采购质量全过程管理和监督，努力实现优质采购、安全采购、绿色采购，完善采购物资质量控制体系，促使物资采购质量管理必须进行精细化管理[1]。

1.2 物资采购管理推行集中采购政策的需要

从十几年前开始，中国石油集团公司对物资采购全面推行“集中采购、共同参与、分散操作”的总体思路和政策，要求统一供应商管理，核心供应商控制在1000 家左右，20%供应商实现80%采购量，与重要供应商建立战略合作伙伴关系，淘汰大部分劣质供应商。因此，油田各企业的物资采购质量管理也必须适应这种变化。要转变观念，实施精细化管理，实现企业安全生产。

2 油田物资采购质量管理现状

采购计划有待完善：在油田物资采购质量管理工作开展中可以看出，为促使采购工作能够顺利进行，要制定合理采购计划。这样采购工作的展开，严格按照采购计划进行即可，使得采购的物资，能够符合企业发展标准，防止资金浪费情况出现。但在实际采购质量管理中，有很大一部分企业的采购部门，并没有制定严格管理计划。要是采购人员不知道自身应该采购哪种类型物资、采购的物资无法满足油田企业发展需求、出现物资积压等情况，就会使得物资采购质量受到影响，并且制约油田企业的正常运行。在油田企业物资采购中，采购渠道需要进一步优化与完善，特别是供应商选择中，更要给予更多关注与重视，如果在供应商筛选中出现问题，那么可能会出现，供应商资质不强、工作能力不足、物资质量不合格等情况，从而使得油田企业采购的物资质量不达标，无法将物资更好应用在油田企业发展中，出现物资浪费的问题。

3 优化油田物资采购管理确保采购工作质量有效措施

3.1 提升物资采购人员综合素质

物资采购人员作为物资采购的实施主体，其素质和能力直接影响到采购水平。要加强采购人员专业化培训，使采购人员在具备基本议价能力的基础上，强化其市场分析能力培养，并结合油田常用物资类型，强化物资性能、构造等专业知识学习，优化采购人员专业知识水平和综合素养。要加强职业道德培训，提升采购人员的职业素养，增强其工作责任心，实现采购作业队伍的现代化建设[2]。

3.2 加强库存管理

合理安排物资品种和储备比例为了减轻财政压力的承诺，该机构必须加强管理种群和适当的措施。当前是零库存或存储销售材料管理服务的形式，应该是加强与供应商的主动地沟通协商，达成协议是签署存储多，实施监管后使用，减少占用的流动性。这今天是公司的感兴趣的库存管理模式。抓紧仓库到货验收和保养，以加强审查执行标准，存储，以避免对正常生产的建材产品质量问题的存储材料的执法行动。库存管理也是一个重要储备材料管理部门应该在其储备的天数为准确的数据分析数目的重要材料输入合理，分析过程是与建设的规划能力、供应商和过境，考虑到风险和避免材料或过剩的短缺。

3.3 提升物资管理水平

传统物资采购管理将重点放在了与供货商谈判和交易等环节，对库存关注较少，而库存直接影响物资保障和采购资金占用。因此，要根据企业年度工作计划，提前预判各类物资需求，通过定性、定量、综合测算等方式，准确把握各个时间点的物资需求，减少库存、提升采购效率。要加大“平库代用”力度，及时与施工部门联系，掌握物资需求变化情况，减少动态积压物资。要建立物资供应联席会议制度，将施工设计、投资、作业等部门纳为成员单位，定期研究物资库存，强化物资内部调剂使用，减少额外采购和物资闲置等问题，提升闲置物资的盘活利用率。要探索与长期合作的供货商建立物资代储代销合作，降低库存成本。要借助信息网络技术，针对不同类型物资特性和使用特点，建立由不同物资信息管理系统组成的物资管理总系统，将库存、使用计划等纳入系统，完善信息化技术在物资市场分析、定量采购、消耗和使用状况预判等方面的运用，提升物资采购信息化水平。

3.4 合理采取不同的采购模式

油田企业采购要根据企业运行实际和所需物资类型及特点，对不同物资选择不同采购模式，降低采购成本。要对常用、量大、技术性要求相对较低的物资进行集中采购，通过扩大采购规模与供货商进行价格谈判，降低供应成本，在采购中实行集中采购后的分级使用和统一管理，将采购供应商选择、价格、使用等情况全程公示、接受监督。对区域性需求较大或供货商较多的物资，可采取区域联合采购模式，通过集合更多资源，加强信息共享和合作，打破物资供应垄断，降低采购成本。要适应现代网络技术的发展，对网络采购成本明显低于线下渠道采购成本，且质量能够保证的物资，要更多的根据库存和需求进行网上采购，在保证物资正常供应基础上，降低库存成本和占用资金，减少区域性价格波动造成的成本上升，并借助互联网透明化操作规划采购业务流程[3]。

3.5 加强采购过程监督管理

供应商合理选择是采购工作的重中之重，在供货商选择中既要防止单一供应商形成单一供货渠道，又要合理选择与供应商的合作方式，建立不同供货渠道进行质量和价格对比，根据物资类型和供货商特点优选议价谈判、按质比价、网络采购、招标采购等模式。要强化招标采购的应用，确保获取质优价廉的物资，并通过多种招标方式的优化组合，提升物资采购质量和效率。要结合企业内控制度完善，强化物资采购计划、审批、招标、验收、核算等全流程监督管理，对重点物资要强化采购计划控制、采购过程监管、采购合同审核以及物资现场验收和核算付款等关键环节控制，从采购过程的事前、事中、事后进行全程优化管理，确保采购计划科学合理，既不影响基层单位使用，又能降低库存减少资金占用和库存成本；确保采购过程公开透明，降低采购中不必要的成本支出；采购过程结束后，要对采购活动进行总结，总结经验、查找问题，便于后期规范和提升。

3.6 制定合理采购计划

为促使油田物资采购管理工作能够顺利展开，提升采购工作质量，油田企业对于制定科学合理的采购计划要给予更多重视与关注，对各项物资采购工作作出详细安排，从而使得采购工作的有效性得到保障。实际上物资采购计划的制定，是一项较为复杂的工作内容，在这一过程中，采购工作人员对于企业物资采购统计数据，要有正确了解与认识。特别是自己负责的实际物资消耗情况、物资波动趋势情况等，工作人员必须要熟练，并从中分析出实际物资消耗规律。在这一过程中，生产部门以及其他相关工作要对该项工作进行辅助，共同参与到物资采购计划的制定中，使得计划的科学性与合理性得到保障。除此之外，一线生产单位会提供相应物资计划，为使得物资计划的有效性得到保障，采购工作人员要深入到现场做好调查工作。在此基础上，对物资采购计划进行审核，及时发现在其中存在的问题与不足，并给出相应调整措施。将物资采购计划应用在物资采购工作中，使得油田企业的生产需求可以得到满足，避免物资积压情况出现，为油田企业节省更多采购成本。

3.7 构建完善质量管理体系

通过构建完善管理体系方式，使得物资招标采购管理工作能够得到更好落实与进一步强化，使得招标程度能够朝着规范化方向发展。在油田企业物资招标采购质量管理工作开展中，物资供应处是其中的责任主体，要对招标采购工作特点有一定了解，比如，了解该项工作的重要性特点、艰巨性特点与复杂性特点。设置物资招标管理部门，主要工作时制定招标采购质量管理制度，对采购工作的展开进行有效指导，并落实检查工作与考核工作。工作人员要认识与了解招标原则，强化招标异常管理工作，完善责任追究制度，并形成配套的招标管理体系。从当前油田企业物资招标采购质量管理中可以看出，招标业务处理初期发展阶段，因此，各部门之间会出现沟通不及时情况，在招标中经常会出现分歧情况或者异议问题。在此背景下，对于招标组织协调机制的完善要给予更多重视，通过机制的落实，使得各部门之间得到有效协调，在此期间，始终坚持公开性原则、公平性原则与公正性原则。