数字化技术在事业单位档案管理中的应用分析

2021-11-24吴婷

商品与质量 2021年17期

吴婷

枣庄市市中区医疗保障局山东枣庄 277100

随着当前信息技术的快速发展，我国的事业单位管理也受到一定的影响，事业单位的档案管理工作作为当前发展建设中的一部分，应该结合实际发展需求做好相应的改善[1]。数字化技术的出现能够将大量的数据进行整合，同时还能实现快速传输，将其运用在档案管理工作之中，能够大幅度提高其工作效率。当前档案管理人员应该明确数字技术的特点，并利用数字化技术加强档案管理工作的运用，从而做好明确分析，以此推动我国事业单位的快速发展。

1 数字化技术的特点

数字化技术是利用计算机与其他多媒体形成的一种基础技术，数字化技术的运用相对比较广泛，在我国各个领域都有一定的运用，而且其起到一定的作用，推动各行业的发展同时，还在一定程度上改善了我国的经济形势。其技术的特点具体体现在以下几个方面：①载体虚拟化，数字化技术是借助一系列的信号实现的信息储存和数据改善和传输，在具体运作的过程中它需要一个载体作为支撑，从而实现一些服务。针对当前的档案信息管理而言，数字化技术是一项虚拟运行技术。②快速处理技术，数字化技术在具体的运用过程中不仅只存在虚拟化的特点，它自身具有极强的处理速度，而且能够实现快速传输，它可以在短暂的时间内对海量的数据进行筛选和整合，并通过互联网平台实现数据的传输，这样的工作特点能够符合当前事业单位的需求，同时还能实现数据的共享。

2 事业单位在运用数字化档案管理中存在的问题

2.1 没有对应的专业人才

数字化的档案管理对于管理人员的要求相对比较高，管理人员需要懂得相应的业务内容，同时还要合理地运用数字化技术，将其内容有效与数字化进行结合，从而让数字化技术在档案管理中充分发挥，从当前事业单位的情况来看，配置管理人员方面还存在一定的不足，其主要体现在很多方面，相应的管理人员一般都是身负多职，他们没有过多的时间对档案管理进行研究，更没有根据单位的发展情况做好细节的规划，而且许多的情况下还是利用传统的形式进行管理，从而使得档案管理工作不够科学。

2.2 档案管理技术相对落后

在进行数字化档案管理的过程中，数字化技术的应用比较重要，但是从当前整体来看，数字化技术的应用还是不够理想。其具体体现在当前运用技术的过程中没有结合时代发展采取新技术的运用，使得档案管理中出现不匹配的问题，所以在具体应用技术的过程中应该结合实际情况作出相应的改善，同时还要对设备的现象进行检查，如果出现设备老化等问题，则会给管理人员带来极大的不便。

2.3 缺少相应的工作标准

虽然当前大部分事业单位对于管理数字化比较重视，但是从当前宏观的角度来看，其重视程度相对比较低，而且没能将数字化技术有效结合，相应的数字化管理还缺少一些细节方面的探讨，在具体开展的过程中缺少等量，没有明确对应的要求和规范化，从而使得技术运用陷入一个比较大的误区，由于相应的管理人员对于标准和体系了解不够透彻，从而使得管理效果不理想。另外，由于缺少具体的工作标准，使得档案管理安全不能得到有效体现，在一定的程度上存在安全隐患，从而需要加强各方面的管理[2]。

3 当前新时代的发展下事业单位进行数字化管理应该采取的有效方法

3.1 做好管理中涉及到的预算

数字化档案管理是需要将相应的资金投入到其中，从而做好各项工作的基础管理，所以在当前事业单位编制预算的过程中需要按照一定的规定展开，并对档案管理各方面做好投资，这样能够确保数字化技术得到一定的开发与应用，给档案管理提供良好的工作设备。在相应的预算你工作上，事业单位需要做好各方面的工作，并根据实际情况做好相应的调整和投入，确保在预算方面得到较好的改善。在具体的预算方面，事业单位的管理人员应该尽量听取财务人员的意见和建议，并根据事业单位实际情况做好相应的改善，以此确保预算工作有法可依。

3.2 建立完善的科学管理体系

在当前事业单位档案管理中，数字化的应用有利于我国的档案管理的运用，基于此，相应的管理人员应该利用好信息技术，并发挥数字化技术的优势，加强事业单位的打造，从而完善档案管理的各项工作。在整个工作体系之中，数字化作为其核心内容，管理人员需要不断的提高自身的技术水平，从而提高工作的实际效果，在必要时还要采取一些有效的方法做好改善，针对不同的类别的资料和性质不同的文件做好规划工作，同时单位还要明确当前负责人员的基本职责，将责任制度落实到个人，从而达到全面管理的目的。

3.3 提高管理人员的素质和水平

在当前数字化技术的引导下，档案管理人员的业务素质相对比较重要，提高数字化的能力是当前的首要前提。所以事业单位方面需要极强对专业人员的培养，通过有效的手段提升管理人员的素质。在具体开展的过程中应该对管理人员进行科学的培训，通过不同的培训方式，让管理人员明确当前档案管理业务在事业单位的重要性，在培训完成后还需要采取考核制度对他们进行考核，只有能够通过考核才能上任工作，这样能够确保每个档案管理人员能够掌握相应的信息技术，做好一些基础工作，有利于推动事业单位的全面发展[3]。