工程档案质量管理问题与对策分析

2021-11-24周秘

商品与质量 2021年17期

周秘

重庆市轨道交通（集团）有限公司重庆 400700

1 工程档案管理的意义分析

工程档案管理就是指建筑工程在项目申请、立项审批、现场勘查、图纸设计、建设施工、竣工验收、质量监管等环节所形成的文字、表格、影像、图纸等文件档案进行归档管理，为企业项目绩效考评和投资决策提供依据。工程档案管理工作具有专业性、周期性和服务性等特征，建筑企业加强工程档案管理一方面能够为工程改建或扩建提供精准数据，在避免施工盲目性的基础上，有效降低施工成本；另一方面，建筑工程项目是城市发展的重要组成部分，工程档案管理能够为相关领域提供资料支持[1]。

2 建设工程档案管理的现状及存在的问题剖析

2.1 档案管理意识不强，规章制度不健全

很多企业认为工程档案不能创造经济效益和社会效益，一味地重视工程建设，而忽视工程档案的重要性，对档案部门的资金投入不足，导致基础设施薄弱，软硬件水平不高，使得“巧妇难为无米之炊”的现象凸显。另外，也没有真正制定和落实相关的档案管理制度，并未将档案管理工作纳入单位工作的日程中，这必然阻碍企业发展的步伐。

2.2 工程档案管理分散化，存在各部门“各自为政”的现象

工程档案是比较系统、周期长的艰巨工程，有些单位在建设过程中管理无序、混乱，比如由于工程档案的形成部门和流转部门都不相同导致工程档案的存档混乱，分散在公司的企业管理部、人事部门、财务处或者个人手中。存档材料没有按照工程档案质量验收程序和标准，不齐全不完整，档案质量较差，竣工图的编制达不到规范要求，图片不清晰等。

2.3 工程档案数字化管理和信息化水平滞后

据了解，当前，很多单位工程档案都是纸质化存储方式，整理方式还是以传统的手工操作为主，有些单位虽然实现工程项目档案目录级录入与检索，但并未实现全文级的电子化管理，档案的现代化管理水平有待提高。

2.4 工程档案管理者意识和管理水平欠缺

很多单位没有配备工程档案专职档案管理员，而是兼职档案管理者，甚至是临时“抱佛脚”借调人员完成档案归档工作，档案管理者缺少相关的档案学科知识，导致工程档案管理水平和效率低下[2]。

3 加强工程档案质量管理的对策

3.1 完善规章制度，强化档案收集

第一，完善规章制度。健全的规章制度是工程质量管理的保障。根据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》和地方的工程档案管理办法，一方面丰富工程档案细分领域的制度建设，完善档案归档、分类、整理的标准和规范，另一方面管理单位应根据现实工作需要，建立符合本单位发展需求的档案管理制度，这一方面应注重与其他参与单位标准和规范上的统一，防止出现档案标准前后不一的情况。

第二，进一步丰富档案收集和保管的种类和载体。工程档案多以文字图纸、照片、录像为主。档案管理部门一方面要做好原有实体档案的收集工作，保证档案的真实性。另一方面采取双轨制的管理模式，将所有实体档案数字化，进一步丰富档案存储的种类，数字化的档案资源也给后续的整理、分析和利用带来便利。此外，还应拓展档案收集的渠道。过去工程档案收集较为单一，对此档案管理部门可依托信息化优势，从同类单位、专业技术人员、社会公众广泛收集工程档案，以确保档案的真实、全面和可靠。

3.2 借助信息化，落实各环节质量管控

从自然属性上看，工程项目包括建筑工程、土木工程和机电工程三类，几乎涵盖了经济生活的各个领域；从组成来看，工程档案又包括单项工程、单位（子单位）工程、分部（子分部）工程和分项工程。可以看出，工程档案的种类、范围、参与单位都是十分复杂的。因此应根据管理和利用需求进一步做好档案资源的整理工作。第一，借助信息化手段加强档案收集与整理工作。管理部门可对企业开展广泛的意见收集，制定模块化的档案内容资源，企业可以根据自己的需求设计不同格式的表格来展示信息资源。第二，实现工程档案在各个阶段的资源共享。由分管行政单位牵头建立工程档案共享平台，在实体档案移交流转前先在共享平台上进行查阅和审核，为参与单位提供信息共享与交流场所，各单位能够分享工程档案管理中存在的问题及解决方法，大大提高工程档案在各个环节中的透明度，有利于落实各环节的质量管控。

3.3 强化责任，推动工程档案管理规范化发展

工程档案专业性强、管理环节多、参与管理的主体多，同时收集时间也较长，因此必须建立闭环的质量管理机制，才能够保证工程档案管理各个环节的质量。第一，建立完善工程档案管理组织机构，根据工作需要和管理要求细分岗位职责，实行专岗专责，强化责任落实。在管理层由分管行政的领导组织开展，在职能部门也要设置专人负责。第二，明确各个涉及单位的主体责任。其中，工程档案资料收集、整理的质量应由承担该环节的单位负责。参与单位应对工程档案上一环节归档资料进行审核验收，不符合规定的应打回整改，符合要求后方可进行移交。第三，构建PDCA循环质量管理机制，有针对性的对上一阶段发现的问题进行整改。对各个管理流程的使用现状进行综合分析，包括处理时间、响应时间、管理流程的可视化展现等等，从全局工作的高度对每个流程进行细致的数据分析，探索各个流程合理性，同时定期对管理流程和系统进行更新，以保证管理始终能够适应实际工作的需求，进而提高质量管理效率[3]。