信息化时代提升档案管理水平的策略与方法分析

中共夏津县委办公室 山东夏津 253200

1 信息化档案管理概述

通过现代网络信息技术在档案管理工作中的应用，通过两者的不断深度融合，借助计算机对各类资料数据进行采集、整理、加工，有利于后期信息资料的开发利用，更好地在企业发展建设中充分发挥作用。因此，在信息时代，传统的档案管理模式需要改革和创新，从以往的繁琐、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式转变，使档案管理工作效率有效提高。另外，档案管理信息化工作主要涉及建设档案管理基础设、信息化建设细则规范化、构建资源管理平台、开发系统软件几方面内容。

在进行档案基础设施建设中，需要围绕信息化、数字化、现代化的建设核心，对资源平台进行有效构建，使国家与企业之间的联动得以强化，从而进一步促进信息化档案基础管理平台的建立，同时通过分级制以及规范化细则的建设，结合企业自身实际情况，根据国家相关法律法规，对规范标准进行制定。另外，在进行资源管理建设时，需要高效整合档案管理资源，对档案管理中心进行构建，确保档案资源的全面性、有效性和完善性[1]。基于现代科学技术，对档安管理系统软件进行开发建设，强化软件功能，使系统软件的实效性有效提高。

2 信息化时代提升档案管理水平的策略

2.1 健全相应的档案管理制度

要想有效保证档案管理工作的质量，首先就要完善当前的相关管理制度。传统档案管理工作过程中已有规章制度，已经很难适应新的社会发展形势的需要，特别是伴随网络技术的快速发展，相关的档案管理工作模式已经发生了质的变化。因此，单纯依靠传统的规章制度已明显不合时宜。只有在当前网络环境下制订相应的规章制度，才能有效进行档案管理职权的分配，符合网络平台的相关要求。此外，还要结合当前档案管理工作情况，定时召开相关工作会议，对于档案管理工作中出现的问题，做好相应的总结，并采取合理的措施，保证相关的档案管理制度符合现实工作的需求。

2.2 提升网络管理平台的安全性

档案是机关、企事业单位工作过程中不可缺少的参考依据。在档案管理过程中，保障档案相关资料的真实性会直接影响后续工作的正常开展。因此，为了保证相关档案管理工作的有效性，有必要对相关的档案管理技术进行改革。信息化档案管理平台的安全性，与当前的网络使用环境以及干部职工的工作习惯有很大的关系[2]。作为相关的网络维护部门，要保证档案工作人员有个安全的工作环境。此外，与档案相关的工作人员在工作过程中，也要在科学合理的制度下配合档案管理工作，如登录档案管理账号后，要及时删除账号信息；工作开始前要对当前的网络环境进行安全测评等，从而将相关的网络安全风险降到最低范围内，这样才能保证档案安全管理工作沿着正确的轨道前进。

2.3 创新管理思路

档案管理部门要积极转变传统的管理思路，合理利用先进管理技术，对管理模式进行科学创新，促进管理效率的提升。当前的管理工作重视对资料信息的收集整理，缺乏有效的分析，使得档案存储环节较为混乱，不能对资料进行科学的分类处理。而档案工作人员缺乏有效的主动意识，坚持传统的工作思路，并不能结合实际的工作形势，进行管理思想的创新，并不能形成较好的管理效果。这就要求创新管理思路，积极利用先进信息技术和管理理念[3]，对管理模式进行科学完善，推动信息化水平的提升。同时要增强服务意识，当前的档案工作对档案使用环节缺乏有效的重视，只能够按照使用者的需求提供相关的查询和调用服务，而检索机制相对落后，虽然已经实现了信息化的管理流程，能够利用计算机对相关资料进行查询，但是检索关键词相对较少，并不能充分满足使用者需求，不能为其提供优质的服务。这就要求管理部门要提升服务意识，合理利用信息技术，对档案使用环节进行科学优化，提升档案管理水平和服务质量，充分发挥档案价值，为企业发展和教科研活动的高效开展提供有效支持。

2.4 加强档案管理信息化建设

为了确保档案管理工作的顺利开展，要不断加强信息化建设与管理工作，健全和完善相应的档案管理机制至关重要。在信息时代下，要明确档案管理工作的管理目标和方向，有效构建信息化档案管理机制，保证档案管理工作的有序开展。不少单位缺乏对档案管理信息化的重视度，信息化建设力度不足，造成档案管理工作的随意性，降低了档案管理的工作效率。因此，要加快档案管理工作信息化的建设步伐，强化信息化档案管理系统的软、硬件配置，构建科学合理的档案管理系统，有效保证档案管理工作的质量和效率，避免档案管理工作出现秩序混乱的问题[4]。另外，在信息化档案管理中，针对档案资料级别的不同，要设置相应的权限，要明确规划出档案管理框架。

总而言之，在信息时代背景下，企业应对档案管理工作加强重视，对传统的管理观念予以转变，积极接受现代技术和新的管理理念，使工作人员的理念更新，增强服务意识，对档案管理工作进行改进和创新，在加强新技术应用的同时，加强档案资源管理的规范化管理，不断拓展档案资源，强化档案安全保障体系，促进档案资源的共享，使档案资料使用价值实现最大化。