人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策分析

内蒙古自治区人口与发展研究中心 内蒙古呼和浩特 010010

人力资源是企业管理中的重要组成部分，对企业的发展起着重要作用。人力资源管理部门主要负责引进人才，并发展员工身上的优势，从而将员工安排在适合的工作岗位上，有效发挥员工身上价值，将人力资源管理工作做到位。因此，要想做好人力资源管理工作，首先就要做好人力资源档案管理工作，清晰明了的记录各个员工相关信息，但传统手工记录不仅工作量大，而且任务繁杂，再加上对档案管理信息化分类不当，在后期管理过程中容易出现杂乱无章现象，而将信息化应用在人力资源档案管理过程中，可以有效提高工作质量与工作效率，又能方便工作人员快速找到相关人员信息。

1 人力资源档案管理信息化的影响因素

1.1 档案管理信息化意识欠缺

和其他发达国家相比，我国人力资源档案管理信息化应用程度不高，因此，工作人员在档案管理过程中信息化意识欠缺，没有认识到人力资源档案管理信息化的重要性，所以在工作过程中及时过程繁杂，一些工作人员也不愿意改变工作方式；另外，从事人力资源档案管理工作人员观念不正确，认为档案管理就是将一些档案保存好就行，不破坏不丢失即可。但是要想提高人力资源档案管理工作效率，仅仅将档案记录好并保存好是不够的，没有考虑到后期相关工作人员查看问题。

1.2 档案信息化设施建设相对落后

在人力资源档案管理过程中，档案信息化设施在管理过程中也起着重要作用。但在我国人力资源管理部门中更加注重纸质资料的存储，没有重视信息化设施建设，如计算机、打印机以及复印机等相关信息化设备不完善；与此同时，相关工作人员在进行档案管理过程中也没有利用信息化设备以及信息技术对档案进行收集、整合，还是采用传统工作方式，违背了人力资源档案管理信息化的工作理念[1]。

1.3 档案信息化制度缺失

在人力资源档案管理信息化中，并没有相关制度予以工作上支持，应用信息化只是停留在口头上，并没有建立相应的规章制度，工作流程也没有严格规范，工作人员在管理过程中有可能手工操作与信息化同时应用，如果不对工作流程加以规范，就会造成杂乱现象，导致一些数据丢失，甚至被人恶意篡改，影响人力资源档案管理工作效果。

1.4 人力资源档案管理信息化人才缺失

虽然将信息化应用在人力资源档案管理中，但关键还是工作人员起着重要作用，需要相关工作人员提高综合素养，做好本职工作，保障人力资源档案管理工作有效开展。但在实际工作过程中，部分工作人员由于业务能力低，再加上职业道德素质差，经常在工作过程中出现失误或者丢失相关数据，从而影响工作质量，给人力资源档案管理造成消极影响[2]。

2 人力资源档案管理信息化的建设对策

2.1 提高人力资源档案管理信息化意识

在人力资源档案管理过程中，要想提高信息化应用程度，就必须提高档案信息化建设的意识，具备较强的信息化意识，能够起到良好支配作用。因此，将人力资源档案管理与所在领域的其他相关业务相结合，从而在工作过程中促使工作人员不得不使用信息化技术，无形中培养工作人员的信息化意识。

2.2 完善人力资源档案管理信息化设施

在现代社会发展过程中，如果只依靠传统手工记录管理方式，不能保障各种相关工作有条理进行。因此，信息化建设在人力资源档案管理过程中必不可少，在很大程度上能够提高工作效率。如在工作过程中使用计算机进行档案的归类、整合与存储等，还可以将重要档案进行备份，避免数据出现丢失而影响人力资源管理工作。与此同时，要完善人力资源档案管理信息化设施，增加信息化设备，便于工作人员工作，加强工作人员信息技术与信息化设备的有效结合，做到人机统一，获得良好工作效果。

2.3 建立健全人力资源档案信息化机制

要想有效提高人力资源档案管理信息化 程度，就要建立健全档案信息化管理制度，为人力资源档案管理信息化各项工作提供制度保障，促使工作人员严格按照规章制度完成工作，转变工作方式。在制定相应管理机制时，应从信息化管理、信息化业务以及信息化技术等三个主要方面考虑，从而制定科学合理的管理机制，建立工作标准，规范工作流程，保障工作人员在合理的制度下做好本职工作，可以有效提高档案管理质量[3]。

2.4 提高档案管理人员综合素质

在人力资源档案管理信息化过程中，应提高工作人员的综合素质，从而保障各项管理工作有序进行。首先应该提高工作人员的信息化意识以及信息技术，定期给档案管理人员进行相应培训，让工作人员学习档案管理技巧与信息技术，让工作人员知道信息化在档案管理工作中的重要性，提高信息化意识。其次，应该提高工作人员职业道德素养，提高责任心，有利于工作人员在档案管理过程中增加做好各项记录、整合与存储等相关工作，井井有条，培养职业道德修养，履行岗位职责，提高档案管理质量。

3 结语

综上所述，在现代社会背景下，人才短缺，这就要求人力资源部门做好管理工作，为企业留住人才，促进企业长久发展。将信息化应用在人力资源档案管理工作中，在一定程度上提高工作效率。但目前在应用过程中还存在一定问题，影响人力资源档案管理。因此，应根据目前存在不足，综合考量各种因素，从而制定完善的人力资源档案管理信息化建设对策，提高人力资源档案管理信息化程度，提高档案管理工作质量与工作效率。