建设工程项目资料管理相关法律问题探讨

李小建

（北京市炜衡（南通）律师事务所，江苏 南通 226000）

一、目前建筑施工企业对于工程资料管理的现状与不足

（一）不重视原件资料的保留

从工程招投标开始工程资料一般包括招标文件、投标文件、图纸、施工组织计划、施工方案、监理例会纪要、发包人指令、签证等。除了施工图纸外发包人给予承包人的资料原件一般只有一份，原件保存在承包人手里就是有原件，反之就是没有原件［1］。所以，承包人必须高度重视原件的收集、保存和归档工作。建立项目资料档案管理制度，日常使用应以复印件或电子版为准，必须使用原件的，办理借用人员与资料员进行交接的签字手续。人员离职或调换岗位时，需办理所有资料的归还手续。由于原件的重要性，所以汇编成册交付发包人的竣工结算资料应当以复印件为原则。笔者经常见到承包人把结算原件交付发包人后，发包人由于人员更迭或保管不善等原因，把原件资料弄丢，也有部分承包人在诉讼中坚决否认收到结算书原件的，给承包人结算鉴定造成不利后果。

如果发包人坚持必须交付原件或根据合同约定应当提交原件结算资料的，则应当办理原件交接的签字手续，列清单写明哪些资料是原件、原件的名称和页数，并且一定要保留递交结算资料的复制品。

（二）不重视指令及往来函件的授权签收

指令是变更合同价款和索赔的基础性资料。指令可以以指令单的方式出现，也可以以工作联系单、会议纪要，甚至微信、短信的方式出现。工程建设中涉及的指令主要包括开工指令、进场指令、赶工指令、现场拆改指令、增加合同外工作量指令等。

往来函件的授权签收是证明承包人在什么时间发给发包人什么资料［2］。凡是与时间有关系的变更、索赔都必须用到授权签收。否则一旦发生纠纷，则极有可能由于缺少该部分的相应签收材料而导致请求不能得到裁判机构的支持。

（三）不重视发包人指定分包证明资料的收集

在实务中，往往出现发包人指定分包的情形，而指定分包在计价方式、质量责任、进度责任等方面存在很大不同。承包人自行分包的所有责任，都应由承包人向发包人承担，而发包人指定分包所产生的工期延误、质量责任等均由发包人自行承担［3］。因此，承包人对于发包人指定分包的情形，应当在施工过程中主动获取指定分包的证明资料以对抗后期可能产生的工期延误、质量问题等纠纷。

（四）不重视合同管理

合同管理包括方方面面，对于合同中约定的价款变更应当非常重视，价款变更包括签证、索赔等。施工合同中一般都约定了签证索赔的时效，如果没有在约定时效内提出签证索赔申请，则有可能权利不被认可，因此由专人负责合同管理，有针对性地对合同中约定的签证索赔事项及时提出申请是维护施工单位合法权益的重中之重。

（五）不重视授权委托

在建设工程施工合同履行过程中，合同中往往会对发承包双方及监理单位的相关人员进行授权，在发生往来函件的签字签收过程中或相关事实的确认时，作为承包人往往会忽略相关签字人员是否有相应的授权，代签行为屡见不鲜，对此如后期发生合同纠纷，相应形成的书面资料往往会被对方以相关签字人员无相应授权而否认，达不到相应的证明目的。

（六）不重视缺陷责任期内维修证明资料的收集

工程自竣工验收合格之日起则进入缺陷责任期，在缺陷责任期内如发生工程质量问题发包人会要求承包人进行维修，承包人维修后应及时取得发包人或物业公司出具的已经维修的证明，并将已经维修的事项发函告知发包人。否则一旦发生诉讼，发包人会以承包人没有履行维修义务进行抗辩或反诉，即使没有诉讼发包人也会以此事为借口拖延竣工结算办理或扣除相应的工程价款。

（七）不重视工程接收手续及开业证明

根据《最高院建设工程司法解释（一）》第十四条之规定：“建设工程未经竣工验收，发包人擅自使用的，以转移占有建设工程之日为竣工日期；建设工程未经竣工验收，发包人擅自使用后，又以使用部分质量不符合约定为由主张权利的，不予支持；但是承包人应当在建设工程的合理使用寿命内对地基基础工程和主体结构质量承担民事责任。”因此，工程接收手续及开业证明能够清晰地反映工程项目转移的时间，对于后期竣工日期的确定及质量责任的确定具有重要的证明作用。

（八）不重视过程计量请款计量报告的完整性

计量资料，应当充分反映承包人所完成的所有工作内容，即使按照合同约定有的工作内容在计价方面有争议，或者根据合同约定施工过程中不产生付款，也要申报计量。因为计量的过程，不仅仅是计价，还包括施工工作做了哪些。所以，施工单位在按合同约定请款报量时，要将所完成的所有工程量进行申报，而不是只申报能够获取进度款的部分工程量，如此才能在后期工程量的确认中处于优势地位。

（九）不重视保留短信、微信、QQ聊天记录、照片、邮件等信息

在施工过程中产生的上述往来资料在民诉法上属于电子数据，具有证据效力。电子数据的原件，一般以原始的电子设备保存的为准。因此切不可随意复制后即把原始载体删除，手机、电脑即使淘汰也要保管好，以备不时之需。

（十）不重视与发包人履行能力相关的信息资料

在实务中，垫资施工情形屡见不鲜，垫资款及工程款能否顺利收回，很大程度上取决于发包人的资产偿债能力。因此，为确保承包人在合同履行完毕后能够顺利地获得相应的工程款，在施工过程中需要重视收集与发包人资产相关的一切重要信息，如土地情况、预售情况、股权情况、抵押贷款情况、现金流情况、关联公司运营情况等。如此，如发生诉讼纠纷，则可以在第一时间对发包人的资产进行有效保全，为后期执行做好准备工作。

二、完善施工企业工程项目资料管理的几点建议

（一）提高项目管理人员及资料员的管理意识、法律意识

项目管理人员及资料员明确工作职责、遵守工作规程是做好这项工作的前提。很多的项目管理人员及资料员对于自己的工作过于自信，没有充分认识到资料形成收集管理的重要性，基本法律意识缺失是导致资料管理风险的主要原因。因此要做好岗前培训及过程指导，对工程资料进行分门别类，细化工作规程操作指引，使工程项目资料管理规范化、有效化。

（二）健全资料管理问责制及考核机制

为充分提高项目管理人员及资料员的风险意识和责任意识，在资料形成过程及管理过程中要制定切实可依的制度体制加强对项目管理人员及资料员的考核，定期抽查检查，真正将资料的形成及管理工作落到实处，实现这些资料的价值。同时强化资料管理问责制，对于发生由于资料收集管理问题引起的损失，责任到人，充分提高资料形成人员及收集管理人员的责任意识。

（三）做好项目管理人员及资料管理人员的合同管理培训和法律技能培训

要确保项目资料管理的合法化、规范化，必须提高项目管理人员及资料员的合同管理能力及法律技能。作为施工企业应当定期开展合同管理培训及法律技能培训，从实质上提高项目管理人员的合同管理能力及法律技能。

三、结语

工程项目资料管理贯穿建筑工程的各个阶段，作为建筑工程的重要组成部分，建筑工程项目资料管理状况会影响整个建筑行业的发展。工程项目资料是有关各方在建设管理、质量管控以及技术措施上的原始记录，是工程竣工验收的重要依据。建筑施工企业要充分认识到工程资料与工程价款确定、工期顺延、质量认定、造价索赔之间的紧密关系，充分认识到工程项目资料管理的重要性，做好工程项目资料管理工作，为企业健康发展及可能发生的争议解决奠定良好的基础。