关于加强水利档案资源利用的思考

2021-11-24王健

活力 2021年21期

王健

（河北省秦皇岛市山海关区河湖长服务中心，秦皇岛 066200）

引言

水利档案指的是在水利工程建设活动和管理过程中形成的一系列资料，这些水利档案能够为水利工程的建设及后期维护提供有效的参考根据，全面促进水利工程事业健康进展。虽然，当前我国在水利档案管理方面已经积累了不少的经验，但是在整个档案管理过程中不足之处和缺点依然存在，导致水利档案资源的利用效率无法快速提升，也不利于水利档案管理工作的可持续发展。要明白的是，水利档案的开发与利用是一项具有系统性的复杂过程，必须本着循序渐进的态度展开。在新的社会形势之下，为了全面推动我国水利工程的持续稳定发展，必须加强对档案资料的终端维护。本文围绕着当下加强水利档案资源利用的思考展开论述。

一、水利档案资源概念特征描述

（一）概念

水利档案指的是水利单位在水利建设和管理活动当中形成或产出的信息资源集合，水利档案拥有多种多样的形式，包括纸质图片、技术规范、视频资料、影像资料等文本文件。水利档案是水利工作的全过程历史记录，具有无法替代的重要价值。一方面，水利相关单位决策人员需要查阅水利档案，为下一阶段的工作的开展提供更加科学的指导，推动水利工程高效运作；另一方面，水利建设事业本来就具有长期性和系统性，在这一过程中，会产生大量的信息资源，如果无法对档案资源进行集约化处理和高效管控，就会导致重要的水利档案信息丢失，这些情况都有可能会给水利工程的正常运作造成负面影响。当前，我国各个水利单位的工作人员都必须有组织、有计划地开展对水利档案的高效整合和安全管理。

（二）特征

水利档案的特征可以从以下几个方面来描述。

第一个方面是系统性和成套性。众所周知，水利工程建设具有较长的周期，尤其是在大型水利工程项目中，从工程开工到后期竣工需要经历很长的时间，这就意味着水利工程建设工作会产生众多的信息资料，档案内容也比较多，工作的每一个环节都是相辅相成、相互衔接的，具有明显的系统性。第二个方面是制度性，我国档案局和水利部门已经针对水利档案的管理做出了明确的规范，发表了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《水利科学技术档案管理规定》等一系列文件，以上文件充分描述了水利档案的保管期和使用期限，对档案的安全管理和归档做出了明确的介绍。我国有关部门加强对水利档案的重视是因为该档案内容中经常会涉及多种多样的水利技术，只有加强安全管理和规范化保存才能推动后续水利工程各项工作的顺利展开，为水利工程建设和科研进步提供纸质参考，发挥档案的潜在价值。

二、我国水利档案资源利用现状

第一，缺乏重视程度，这是我国当前水利档案利用存在的主要问题。大多数水利部门都会设置专门的档案管理机构，但是某些地区仍然存在着缺乏重视的现象。单位领导没有加强对水利档案的管理重视，缺乏资金和技术投入。与此同时，档案管理部门的工作人员缺乏成熟的认知水平，没有掌握计算机科技、互联网技术等现代档案管理方法，导致水利档案资源管理中容易出现这样或那样的问题，这些问题不利于档案管理的信息化推动和建设，也不利于档案资料的整合与利用。在开展水利工程建设时，很多单位都重视建设而轻视管理，没有严格按照相关要求进行档案收集和资料归档工作，针对水利档案管理和建设工作，大多数单位都是在竣工阶段敷衍了事，或者应对上级的突击检查采取补救的手段进行档案管理，这不利于提高档案资源的利用和整合效率，也会对水利工程建设和维护造成不良影响。

第二，信息化档案建设不到位。传统水利档案大多数都是纸质形式，这些纸质档案在保存上容易耗费大量的资金，并且对保存条件有苛刻的要求，也容易受到外界因素的干扰，从而造成损坏，如受潮、发霉、燃烧等，同时还存在着很多人为破坏或丢失的现象，导致水利档案资源整体质量不佳。虽然很多档案部门已经配备了相关的计算机录入设备，但是档案管理的模式依然受到传统人工管理思想的影响，具有很强的局限性，没有及时对纸质档案加强信息化转化，也没有落实电子存档，忽视了信息化管理的重要性。以上这些现象严重影响了水利档案资源的信息化进程，某些重要的档案管理软件如果缺乏开发和利用，就会面临着同质化的倾向，导致水利档案资源利用效率大大下降。

三、水利档案资源利用策略与建议

（一）加强前期市场调查

若要确保水利档案资源能够得到整合和利用，体现出档案管理的主体性，档案有关部门在工作时就需要加强对档案资源的收集整理和开发利用。在开发的前期阶段，需要加强市场化的调研，对市场供求关系加以掌握，结合档案部门的实际工作情况进行具体分析，与水利行业发展现状相互融合，把现有的审计档案信息当作基础，以此为基石，开发出更高质量、更高水平的档案信息资源内容，满足水利档案使用者的实际需求。有关人员要对市场动态化信息进行敏感的捕捉，用更具开放性、动态化的眼光进行改进与调整，档案管理人员还要和水利工程建设一线人员加强工作对接，从而更加清楚市场导向，对各种档案信息资源和内容加以整合，制造出更加优秀完善的档案资源范本。

（二）完善水利档案资源管理机制

有关工作人员要加强对水利档案信息的开发和利用工作，解除片面的认知局限，建立健全水利档案相关法律法规，确保档案信息资源的利用合法合规。与此同时，还要加强对档案信息资源的统一化编制管理，对水利档案的案卷标题进行目录化和条块化分割，为后续的档案利用和信息提取工作提供支持，对档案信息资源储存和档案归档制度加以完善，有条件的情况下，要用电子文件的形式统一格式储存，提高信息资源利用效能。除此之外，要制定档案资源分类管理条例，对档案资料进行分类共享，某些需要严格保密的技术档案需要按照相关要求做好保密措施，将特殊性和普遍性结合，提高档案利用的安全性。

（三）加强统筹规划，提高档案管理工作效率

统筹规划是提高资源利用效率的前提。首先，水利档案资源能否被高效利用要考虑到档案归口部门的工作效能高低，水利单位必须制定月度、年度工作计划，在科学的工作安排指导下提高档案管理工作的高效性和便捷性，有针对性地开展相关档案内容的收集工作。其次，水利单位档案管理部门需要健全管理流程，在档案信息的筛选、收集和制作的全过程中，加强分块式管理，每个部门都要负起档案管理的职责，并不是只有档案管理部门才有制作档案的责任，要加强各个部门之间的分工联动，真正实现水利档案管理的规范化和一体化建设。最后，水利有关单位要加强目标责任制的创设，全面提高工作人员的责任意识和工作能力，用专业化的技术规范档案管理行为，全面打开档案管理工作的新局面。

（四）加快对水利档案信息资源的整合

当前，随着我国信息化技术的发展，水利档案资源在不同过程中都需要加强深度的整合与分析，水利工程档案类型比较复杂，有些涉及国家加密技术资料，不同的档案规模和加密类型导致档案管理的内容具有复杂化和多元化的特征。为了加强档案资料的实际开发效果，在档案利用过程中需要对档案管理工作进行全面优化，提高档案管理工作人员的工作积极性和主动性，对设计、招标、竣工等多个阶段的信息加强记录，体现水利档案的社会效益。加强对档案信息的合理挖掘，利用不同主题内容做好规范化分析，体现出档案信息的全面价值，结合档案工作基本方法和基本规律，让水利档案呈现出最为有效的黄金内容，把工作人员急需的档案信息全面展示出来，利用网络渠道加快各种资源与内容的整合，实现不同类型水利档案资源的优势补充。

（五）提高信息化共享效率

信息技术在水利档案管理中的运用全面提高了水利档案资源管理的实际效率，为了全面发挥水利档案的管理有效性，一定要与时俱进，改变传统档案管理模式，结合信息化先进科技，让水利档案适应时代的发展。为了完成这一任务，必须对现存的档案资源加强重组，做好保密等级的分类工作。在实际工作中，有关管理人员需要利用单位内部网络对接公网和办公系统，实行身份认证，尽量不要在现场查阅水利档案，利用网络科技加强对档案资源的利用，提高安全性，建设档案管理OA系统，让需要的档案资料可以在全单位上下传递，全面提升水利档案资源的全盘利用效率。