关于自然资源部门档案管理现状分析及其改进策略研究

2021-11-24郭天

商品与质量 2021年24期

郭天

济宁市任城区自然资源局山东济宁 272000

自然资源档案管理涉及到非常广的范围，不仅为国土空间规划、耕地保护及不动产登记等工作提供必要的数据支撑，还为土地开发、生态文明建设等提供科学合理的资料支持，且能够为土地权属纠纷与违法占地行为等提供必要的依据，由此可见，该项工作在极大程度上影响着各个领域的发展。随着科学技术的迅猛发展，“档案管理数字化”这一新概念应运而生，而为了满足现阶段自然资源档案管理的需求，相关部门必须积极促进自然资源档案管理的数字化建设，并立足于资源共享的理念，注重自然资源档案管理与档案利用，强化新时期档案管理与生态文明建设[1]。

1 自然资源档案管理的现状分析

虽然我国针对自然资源档案管理提出了一系列的规章制度，但是由于地区之间存有不同差异，所以导致全国各地的自然资源档案管理发展呈现不平衡状态。纵观自然资源档案管理现状可看出，在实际中存有以下几点问题：第一，缺乏档案管理制度。一方面，体现在档案移交和借阅等程序中不具备严格规定，使得档案资料信息时常出现丢失或泄密等问题；另一方面，则是体现在档案整理不规范，促使卷宗地号登记错误以及档案资料没能根据顺序排放，从而混乱的堆积在一起，为人员在查找档案资料的过程中加大了查找难度；第二，缺乏信息技术水平。现如今仍是有些部门没能使用专业的档案管理软件进行管理，不仅在一定层次上加大了档案管理人员的工作量和工作压力，更是促使很多能够及时改正的错误，出现不可补救的状态；第三，缺乏档案管理设施。在档案管理的过程中，仍是缺乏高速扫描或平板扫描等软硬件设施的应用，从而给自然资源档案管理工作的开展，带来了巨大困扰[2]。

2 自然资源档案管理信息化建设中应采取的对策

2.1 加强数字化档案管理技术的创新应用

财务档案管理工作涉及单位的机密工作，对于资源管理行业数据、评价指标、不动产统一确权登记等信息按照保密管理，但是在工作中参考价值较高，需要经常查阅，因此应合理开发相应的管理技术，例如相关硬件设备的投入，如数字扫描仪、数码录像机等，从而实现档案管理工作的全程数字化、信息化和数据化，保证档案管理工作的高效率、实现数据信息的共享化。例如，可以利用收集到的相关财务档案中有关内容的数据，能够让档案的拥有者在政务网上即可查找自己的档案，通过线上的网络服务能够让档案管理工作的相关部门共享信息，进而使得需求的用户更加方便。

2.2 加强档案信息化建设，创新档案工作思路

在当今互联网、大数据、人工智能高速发展的时代，档案信息化建设是提高档案管理水平的重要手段。市级档案信息化建设工作起步较早，无论是技术设备方面还是信息化建设方面，都取得了一定的成果。市级档案部门在数字档案管理信息系统建设上宜采用统分结合的建设模式，即市级系统建设过程中统筹考虑部分基础性功能共享给管理使用，可结合实际情况进行扩展建设。借鉴市级工作的经验和做法，应加强档案信息化建设，主动对照“存量数字化、增量电子化”的要求，在完成存量档案的数字化工作基础上，分阶段尽早实现市县两级档案数据融合，为市县之间、各县之间提供档案数据互联互通和资源共享，为各项业务审批提速提供大数据支撑。值得一提的是，档案部门在推进档案数字化过程中，必须确保档案的绝对安全：一是要选择信誉好、资质全、技术能力高、管理能力强的数字化加工企业承担相关工作；二是要加强对加工企业工作实施的全程监控，采取有效的管理和技术手段严格控制数字化质量，如加强实体档案交接登记，加强加工设备使用处理监管，加强档案数字化成果的及时备份等[3]。

2.3 基于数字化管理完善相关规章制度

一要结合现阶段自然资源档案数字化管理的具体情况，以信息化技术发展动态为核心，建立一系列完善的自然资源档案数字化管理制度，包括电子档案归档制度、电子档案鉴定制度、电子文件移交制度及网络安全保密制度等，并进一步规范这项管理工作的流程。二要明确档案工作人员的职责范围，以此来规矩其工作的规范性，并建立切实可行的责任机制，规定每个工作人员的责任，确保其能够将自身责任落到实处。

2.4 加强档案干部队伍建设，提供档案工作人才保障

自然资源档案具有很强的专业性，工作性质要求档案工作人员不仅要有扎实的业务功底，还要有较强的管理能力和服务意识。此外，档案管理干部队伍只有保持相对稳定，才能较好地推进自然资源档案工作的开展。应从工作需要出发，选配综合素质好的干部负责档案管理工作，建立档案管理网络，明确专（兼）职档案员工作职责；同时，通过学习培训、交流锻炼等方式，强化干部队伍档案法治意识，不断提高档案工作人员的业务技能、管理能力、服务水平[4]。