工程企业协同办公系统建设研究

文/中国电力建设集团有限公司北方区域总部 景中杰

随着建筑施工行业的快速发展，工程企业市场竞争压力日渐增大，而提高工程企业管理技术水平是解决企业发展困境的重要方式。办公管理作为工程企业综合管理中的一部分，其管理水平直接关系着工程企业经济效益和社会效益。目前，伴随着企业规模的不断扩大，一些大型工程企业普遍面临企业总部、各部门、分公司距离远，信息传递和协同办公效率低的问题，阻碍着工程企业可持续发展。基于此，本文在明确协同办公系统基本含义基础上，分析并探究工程企业协同办公系统建设的意义和策略，这对工程企业有效加强协同办公系统建设、提高办公管理效率具有借鉴意义。

一、协同办公系统

协同办公系统是通过将现代化信息技术和电子一体化技术结合在一起，最终构建而成的综合办公平台。协同办公系统具有较强的综合性特征，可以将企业办公信息整合在一起，实现统一化管理，即将会议、档案、公文以及知识等元素实现一体化管理。近几年来，随着协同办公系统的持续发展，逐渐衍生出多种形式，具体包括纯文档型办公、电子文档传递、部分管理系统的信息化、各行业的信息化等内容。

从特征方面来看，协同办公系统具有通用性和可拓展性、技术的前瞻性、整体性和统一性、稳定性、安全性以及容错性、快速表单制作。其一，通用性和可拓展性。系统设计通用性较强，符合国家制定的电子政务标准，其中WEB浏览器方式是系统所有功能实现和操作的基本保障。其二，技术的前瞻性。系统各个平台均采用开发语言和开发工具，提高系统设计和开发的适用性。其三，整体性和统一性。系统采用的协议、信息格式以及接口标准均符合国家标准，保证各平台在数据层和应用层进行数据交换的流畅性，同时系统设计风格和设计界面保持高度统一性。其四，稳定性、安全性以及容错性。系统身份认证和信息审核较为严格，保证用户使用系统和信息传递的安全性；关于病毒预防、数据备份，系统中设置了相应解决方案，确保系统有序运转；系统具有容错性，对用户的非正常操作能够进行精准识别并处理，避免出现运行错误。其五，快速表单制作。协同办公系统代替了传统式的手工制作表格，工作人员只需通过办公系统便能快速进行数据提取、表格绘制以及分析和统计数据，能为企业决策提供数据依据。

二、工程企业协同办公系统建设的意义

工程企业应用协同办公系统，用户通过系统可以随时随地进行日常办公管理工作，打破了时间、地点、人员的限制，不仅成为工程企业会议决策的重要通道，还是企业进行信息数据跨区域传递、信息沟通以及业务处理的主要工具，能提高企业办公效率，给工程企业带来经济效益的同时，也带来了社会效益。

（一）提高企业日常管理工作效率。工程企业运用协同办公系统能减少管理工作环节，简化工作流程，提高企业日常管理工作效率。传统的管理模式下，工程企业信息数据通常是储存在计算机里，数据利用率不高，信息数据的真正作用没有发挥出来，而且传统的文件传播方式主要采用的是软件盘或其他硬件设备，文件共享所涉及的程序较为繁杂，增加了时间成本和人力资源成本，降低了工作效率，对工作进度有一定的不利影响。企业加强协同办公系统建设，工作人员只需通过系统便可实现所有文件的分享与发放，减少不必要的操作与流程，简化管理工作环节，减少相关资源的消耗，提高管理工作效率。

（二）增强企业经济效益。工程企业运用协同办公系统能减少人力、物力等资源的消耗，降低管理成本，增强企业经济效益。传统管理模式下，工程企业应用的系统软件程序较为复杂，网站建立以及维护所涉及的程序比较繁琐，不仅需要花费大量时间成本，还需要专业的技术人员，人力和物力成本较高，降低了工程企业经济效益。企业应用协同办公系统，该系统将工程企业各方面管理工作结合到一起，包括会议决策、业务处理、信息数据分析统计以及对员工的职能培训等工作内容，通过系统应用，可以实现各项管理工作的协同合作，极大程度上节约了人力资源和部分基础设施资源，减少了工程企业在管理方面所花费的成本，促进工程企业经济效益不断提高。

（三）增强企业社会效益。工程企业运用协同办公系统能增强企业市场竞争力，提升企业社会效益。传统管理模式下，工程企业信息传递效率低、速度慢、顺畅度不够，信息共享功能缺失，管理系统对企业社会效益的促进作用不明显。而在工程企业中应用协同办公系统，可以充分提升企业形象，改善企业沟通时效，拓展企业宣传渠道，提高工作过程中的沟通效率，让信息传递更加顺畅，传递的速度更快、更有效。通过利用互联网信息技术，增强企业综合竞争能力，给企业带来良好的社会效益。

（四）解决会议召开时地点、时间的限制问题。工程企业运用协同办公系统能解决会议召开时地点、时间的限制问题，提高工作效率。传统管理模式下，企业会议召开受时间、地点以及人员限制较为严重，各分公司员工为了参加会议，需要从各地返回公司总部所在地，路上需要耗费大量时间，且要花费一定经济费用，不仅浪费员工工作时间，还容易影响会议的正常召开。而在工程企业中应用协同办公系统，该系统将公司总部以及各地分公司的网络系统整合在一起，在会议召开之前，员工只需要登录系统界面，选择会议功能，便能实现线上会议的召开。协同办公系统软件打破了区域的限制，企业可随时随地召开会议以及进行其他方面的工作，有助于提高工作效率。

三、工程企业协同办公系统建设策略

（一）以企业办公特性为前提。不同企业办公特性不同，工程企业在建设协同办公系统过程中，要从实际出发，结合企业本身办公特性，制定科学有效的协同办公系统，如财务管理软件、工程预算软件以及人力资源软件等。工程企业结合本身发展特点，以促进企业发展为前提，加强协同办公系统内的功能建设，包括内网QQ、电子邮件、电子会议室、留言板以及公告栏等模块，让企业与分公司、各项目部门、员工之间能够快速、高效进行信息的传递与共享，提高工作效率和信息收取率。另外，增加线上公文处理模块，实现自定义公文流程，且每个环节可由多个处理人同时审批公文，增强流程的灵活性。

（二）提升系统的安全性能。安全机制是协同办公系统顺利运行的基本保障，加强系统安全性能建设与优化能进一步提高协同办公系统运行的科学性、规范性以及标准性，能有效避免系统错误的发生，提高系统运行速度，增强工作效率。其一，身份认证。工程企业在建设协同办公系统时，要不断强化员工安全管理意识，让员工重视安全管理。同时，在建设优化系统过程中，工程企业要在原有基础上提高身份认证级别，增加身份审核内容以及审核环节，保障用户身份信息的安全性，避免信息泄露。其二，权限管理。为更好促进企业内部协同管理工作的有效开展，工程企业在现有情况下适当放宽协同办公系统管理权限，但要把握好放宽的程度及范围，如增加部分负责人管理权限，实现共同监督和管理，提高系统的安全性。

（三）构建一体化的信息平台。新的社会环境下，工程企业规模扩大的同时，对企业内部管理系统提出了更高要求，管理系统不仅要满足企业内部信息共享、传递、会议召开等基本工作要求，在此基础上还要不断增加系统功能，使系统的综合性和统一性更加完善。在实际建设中，工程企业可以借鉴国家大型企业在工程方面制定的标准和相关规定，并根据企业自身实际发展情况，制定出更加合理、规范且符合企业长期发展的方案，从个人管理到各部门协同管理，从信息挖掘到信息数据分析统计，再到信息的传递与共享，形成一体化的信息平台，帮助企业实现现代化管理。

（四）加强学习推进系统技术不断优化。要坚持创新发展道路，坚持技术创新和管理创新。创新是当前现代社会发展的核心要素，是推动社会主义和谐建设和发展的根本方向。只有不断创新突破，才能在激烈的竞争中站稳脚步。因此，工程企业在加强协同办公系统建设的同时，要格外重视系统技术创新和优化，要深入贯彻党中央关于创新推动发展战略，坚定创新管理理念，积极学习其他工程企业在协同办公系统方面的建设应用，并从中汲取对自己有利的部分，创新优化协同办公系统，满足工程企业发展对系统的高要求。

四、结语

综上所述，随着社会经济的不断发展以及科技水平的不断提高，我国建筑工程行业正逐步实现现代化、智能化。工程企业作为建筑工程行业发展中的重要组成部分，其本身发展能力关系着企业可持续发展，对整个行业发展有着一定影响。现代化社会的到来加快了工程企业发展速度，同时增加了该行业的竞争压力。为了在激烈的市场竞争中占有一席之地，工程企业充分加强协同办公系统建设，不仅能提高企业经济效益和社会效益，还能打破时间、区域限制，提高企业工作效率。因此，工程企业在建设协同办公系统时，要以企业办公特性为前提，强化系统的安全性，积极构建一体化信息平台，同时加强学习和借鉴，推动协同办公系统技术不断优化与完善。