民办高校学生档案管理工作路径探析

文/青岛黄海学院 于永梅 张勇

学生档案是记录学生个人基本信息、学业成绩、奖励荣誉、党团关系等内容的重要资料，无论是升学、参军、出国，还是考研、考公、入职，以及工作调动、社会保险缴纳、退休手续办理等，都有重要的作用。学生档案管理是民办高校管理工作的重要组成部分，民办高校要提高对学生档案管理工作重要性的认识，改进方式方法，创新工作路径，不断提升学校的管理能力和服务水平。

一、民办高校学生档案管理工作的意义

（一）能够记录学生的个人成长。学生在大学期间的档案是高中之前个人档案的延续。大学阶段是学生个人成长的重要阶段，而学生档案主要记录学生的学习成绩、入党入团信息，参加社团活动、社会实践的信息，参加比赛、获得荣誉的信息，健康体检、奖励处分等信息。民办高校加强对学生档案的管理，真实、客观地记录这些信息，对学生大学期间的个人成长，对毕业以后乃至一生的发展都有重要意义。

（二）能够促进学生全面发展。学生接受大学教育，除了要按照规定完成相关专业的学习外，还有更多锻炼自我、发展自我的渠道。因此，每个大学生都希望个人档案里有更加丰富的内容，更加翔实的记录，希望通过大学几年的教育学习经历，让自己各方面有更加全面的发展，为今后的工作、学习和生活积淀资本。民办高校加强对学生档案的管理，一定程度上可以激发学生发展的积极性和主动性。

（三）能够为用人单位提供便利。随着国家人才战略的不断实施，用人单位越来越重视所招聘高校毕业生的综合素质、能力和水平。结合单位用人需求和社会就业形势，很多民办高校通过开展校企合作、订单培养、校园招聘等模式促进学生就业，帮助企业引进优秀人才。民办高校加强对学生档案的管理，能够更好地为校企合作、订单培养单位掌握学生情况提供便利，能够为学生精准就业提供及时方便的服务。

（四）能够为学校积累校友资源。学校的社会口碑和影响力，在一定程度上取决于其毕业生为社会所作的贡献。民办高校发展时间较短，毕业生数量相对较少，其质量与公办学校相比存在一定的差距。民办高校加强对学生档案的管理，能够让学生感受到自己在学校所受到的尊重，提升学生对学校的认可度，在一定程度上可以提高学校的社会影响力，提高已经毕业校友的自信心和自豪感，为学校积累校友资源。

（五）能够体现学校的管理水平。学生档案管理，是民办高校学生管理工作的重要内容，是学校管理工作的重要组成部分。相较学校的其他管理工作，学生档案管理的内容更多，覆盖面更广，材料更复杂，管理的难度更大，牵扯所有学生个人的切实利益，不能有一丝一毫的马虎。对民办高校而言，管理好学生档案，在一定程度上能够很好地展现学校管理能力，能够充分体现学校的综合管理水平。

二、民办高校学生档案管理工作的现状

（一）管理意识不强，管理机制缺乏全面性。民办高校由于办学时间大多较短，对于学生档案的重要性认识还不够，管理意识不强。没有将学生档案管理工作作为学校重要的管理内容纳入总体规划，学生档案管理工作相关制度不健全，学生档案的入档材料内容没有明确的规定，学生档案管理没有专职的人员负责，学生档案没有足够的、符合要求的存放场所，学生档案管理工作经费得不到保障。

（二）管理责任不明确，管理部门缺乏协同性。民办高校学生档案管理工作责任不明确。有些民办高校由学生工作部门统一管理，有些民办高校由档案管理部门统一管理，有些民办高校由招生或者就业部门统一管理，还有些民办高校由各二级教学单位自行管理。同时，不同部门之间形成的学生档案没有专门的部门进行定时收集，部门之间缺乏协同性，档案的入档完整性、查阅利用率均受到影响。

（三）管理队伍不稳定，管理工作缺乏连续性。民办高校学生档案从高考录取提档到毕业调出，要经过很多环节，涉及很多部门，牵扯很多教职员工。受办学体制机制影响，民办高校教职员工流动性相对较大，部门之间、岗位之间的人员调整相对较快。学生在校三年或者四年期间，其个人档案可能经过多个部门、多人之手，在移交、充实、调取、查阅、转接等各个环节和时间段中缺乏连续性。

（四）管理技术不先进，管理手段缺乏及时性。民办高校学生档案的内容较多，涉及方方面面，牵扯多个部门，档案资料相对零散，收集方式不尽相同，教学成绩学期末统一集中入档，党团材料发展程序结束后入档，其他各种材料自行收集单独入档等。各高校虽然在一定程度上推行了学生管理的信息化，但学生档案管理技术还没有达到随时收集、录入、归档、查询的信息化程度，管理缺乏及时性。

（五）管理程序不规范，管理信息缺乏安全性。民办高校学生档案管理由于缺乏制度、人员、技术等保障，管理过程中对于档案的记录、入档、查询、借阅、移交、转接等没有明确的操作规范，什么资料可以查询，什么人员可以借阅，移交部门要进行哪些登记，转接过程需要如何审批等没有严格的程序规定。这在一定程度上导致学生档案的管理缺乏保密性，学生个人信息的安全性存在极大的隐患。

三、加强民办高校学生档案管理工作的路径

（一）提高学生档案管理工作思想意识。学生档案的真实性和完整性，直接影响着学生的个人发展，影响着学校的管理水平，影响着社会公信力的提升。民办高校要提高对学生档案管理工作的重视，从立德树人的高度提高大局意识，各行政部门及教学单位要从以人为本的角度提高责任意识，各级档案管理员要从职业道德的角度提高服务意识。民办高校要提高学生从入校档案调入到毕业档案调出整个环节闭环管理意识。同时，民办高校学生个人要有对自己负责的态度，提高对自己档案的重视程度。

（二）健全学生档案管理工作体制机制。民办高校要明确学生档案管理工作部门，根据各部门的工作职责确定不同部门在学生档案管理工作中的具体任务，要建立健全学生档案管理工作相关规章制度，使学生档案管理工作有章可循，有法可依，要在相关部门配备专门的学生档案管理工作岗位，使这项工作有人管、有人干，建立多层级、网格化、闭环式管理体系。要加大对学生档案管理工作的财力投入，健全配备基本的硬件设备、软件保障以及规划设计专门的学生档案管理场所等方面的机制。

（三）优化学生档案管理工作人员队伍。学生档案管理工作看似简单，其实对管理员的道德素质、综合能力、业务水平等都有较高的要求。民办高校要重视学生档案管理工作队伍建设，除了要设置专门岗位外，还要配备专职工作人员，并对其进行相关业务知识和技能的培训，使其成为专业化管理队伍。要加强学生档案管理人员之间的相互沟通和配合，保证学生档案闭环管理系统的完整性。要对学生档案管理人员给予更多的人文关怀，使其在岗位上有顺畅的晋升空间，以确保队伍的稳定性。

（四）构建学生档案管理信息化网络。民办高校相对公办高校，其信息化建设速度相对较慢，信息化程度相对较低。作为民办高校管理工作的重要组成部分，学生档案管理工作的信息化改革应该逐渐被重视起来。民办高校要充分利用学校现有的学生管理系统、教务管理系统、后勤服务系统等信息化网络，实现学生在校期间档案的收集、入档、查询、调取等功能的信息化，实现学生档案电子化管理，不仅可以提高管理效率，提升管理水平，在一定程度上还可以为民办高校节约学生管理工作的人力物力。

（五）建立学生档案管理规范化程序。学生档案是学生个人重要的资料信息，保证其安全性是管理工作的首要任务。鉴于以上民办高校学生档案管理工作中存在的各类问题，同时，受互联网时代的影响，网络安全问题堪忧，学生档案管理的安全性存在一定的隐患。民办高校要进一步明确、细化工作流程，分类、规范工作程序，确保学生档案不易出错、不会出错、不能出错。同时，要从学校层面建立健全学生档案管理工作的批准、授权、问责等机制，从渠道上使学生档案管理程序规范化。

民办高校要从提高学校管理水平、提升学生满意度的高度重视学生档案管理工作，按照国家治理体系和治理能力现代化的要求，建立健全体制机制，配齐配强管理队伍，构建完善的信息化管理体系，使学生档案管理工作制度化、规范化、安全化。同时，要注意做好特殊学生档案管理工作，不断促进学校改革发展。