企业管理类档案归档问题探究

2021-11-24国家管网集团西南管道有限责任公司孙杰

办公室业务 2021年20期

文/国家管网集团西南管道有限责任公司孙杰

管理类档案是指企业运营过程中形成的档案，主要包括经营、党务以及行政管理等方面的档案。管理类档案是企业正常运转的基础，同时也是企业决策的重要参考，因此管理类档案对于企业的发展至关重要。企业管理类档案归档问题直接影响到企业的档案管理工作，甚至会对企业自身的发展产生影响，因此企业应制定规范的归档范围和保管期限，提升管理类档案的利用率。

一、企业管理类档案归档的问题分析

（一）管理类档案归档范围涵盖不全。目前，在企业档案管理过程中，管理类档案归档范围涵盖不全问题比较普遍，主要表现在缺乏对过程性文件以及非红头文件的重视，往往更加主张结论性文件以及红头文件，而且红头文件几乎占企业管理类档案的全部，而对那些重要的专题调查、统计报表、会议纪要以及工作计划和总结等则缺乏重视，并且未予以归档。这种情况导致企业管理类档案分类较多，归档工作更加被动，缺乏全面性。

（二）档案管理人员水平有待提升。档案管理人员水平将会对企业档案管理工作的成效产生直接影响，有的管理人员存在主观判断不准确的现象。同时有的档案管理人员的专业水平不高，缺乏对档案管理政策规定的深入理解，在档案管理过程中，经常根据自己的主观意识进行档案归档，因此很容易出现归类排列不当等问题，不仅会给档案管理工作带来不利影响，而且还会给档案的查找带来麻烦，不利于档案的利用，导致档案的作用得不到充分发挥，甚至影响企业的健康发展。

（三）缺乏对电子信息技术的应用。企业管理类档案归档需要确保纸质类档案与电子版档案配套存档，但是目前部分企业的软硬件设施落后，档案的存储条件不达标。尤其对于那些储存时间较长的电子文件，企业往往缺乏相应的硬件设施读取这些文件。硬件设施不完善，很容易导致储存介质损坏，并且修复难度较大。这些都是企业管理类档案归档所面临的重要问题。

（四）归档工作标准不统一。对于大型企业而言，其在运营过程中所形成的文件资料相对较多，因此往往会将那些会议通知以及放假通知等不重要的文件剔除，并且予以归档。但是在审计工作过程中，经常会应用会议通知等临时性文件，而临时性文件的缺失会给审计工作带来十分不利的影响。除此之外，有的企业在档案归档过程中，为了提升工作效率，对企业运营过程中产生的所有文件资料均不进行鉴别，一律进行归档保存。

二、企业管理类档案归档工作的建议

（一）提升档案管理人员的专业水平。企业档案管理人员专业水平参差不齐，对档案相关的政策法规理解不全面、不深入、不统一，这必将给企业管理类档案归档工作带来不利影响。针对这种情况，应促进档案管理人员专业水平的提升。企业应积极开展相关的专业技术学习和培训活动，组织档案管理人员进行交流学习，帮助其提升自身的专业水平。作为档案管理人员，在日常的工作过程中，不仅要注重工作经验的积累，还要加强对相关政策法规的理解。同时积极开展学习活动，努力提升自身的专业水平与业务能力，为企业管理类档案归档工作奠定基础。

（二）加强企业管理类档案归档工作的宣传。对于企业而言，发展才是硬道理，但是部分企业管理人员并未充分认识到档案工作的重要性，认为档案工作属于辅助服务性工作，对企业的发展影响不大，因此在企业管理过程中往往更加注重生产等方面的管理，缺乏对档案工作的重视，疏于对企业管理类档案归档工作的关注。企业个别职能部门工作人员不了解《档案法》的相关规定，甚至没能认识到应该将重要文件归到档案室。这些都给企业管理类档案归档工作带来了十分不利的影响。因此企业应加大宣传力度，不仅要提升档案管理人员的服务意识，还要促进企业全体员工提高档案意识。为了便于企业正确界定文件材料归档范围，并且能够准确划分档案保管期限，《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》2013年2月正式施行，企业应根据此规定，同时结合自身的特点制定各类文件材料的归档范围与保管期限，进一步提升企业管理的规范性。

（三）各部门自行梳理。2020年，我国出台了档案管理新规定，明确要求档案管理工作应由企业负责人统一领导，办公室负责接收、收集、整理、立卷、保管，同时监督各部门以及相关子公司和合资合作公司的档案工作。企业各部门应组织文书人员以及专业人员对通知文件进行对照，对本部门的信息流以及业务流程等进行全面梳理。在此过程中，明确具体的归档文件，根据需要归档文件的重要程度来确定文件材料的保管期限。各部门自行梳理的过程中，需要将本部门形成的文件材料作为归档的重点，这样才能保证企业各部门的重要文件收集完整，才能更好地反映企业的活动规律和运营状况，使其更好地为工作查考等服务。值得注意的是，在文件资料梳理的过程中，不要一味照抄参考文件，应突出本部门的特点。

（四）档案部门整理汇总。档案管理人员需要对各部门提交的档案进行整理汇总，结合文件材料列表来对照档案材料，同时要删除重复项。在对照过程中，如果发现不一致，应与相关部门进行沟通。要做好企业管理类档案分类工作，分类应尽量与职能部门划分一致，这样可以为档案集中组卷和归档提供便利。同时，可以根据文件分类的主体进行排列，也可以根据归档单位进行排列。

（五）发布实施以及动态更新。将管理类档案的分类体系、保管期限以及管理类档案的归档范围等纳入企业制度体系文件之中，同时要由相关部门进行审核，领导人员需要进行交叉审核，重新核定相关内容，确保各项内容的科学性与合理性。完成交叉核定之后，以红头文件的形式正式发布实施。同时，相关工作人员还要就此进行宣贯，企业中的各个部门需要结合规定要求，切实做好管理类档案的归档工作，提升管理类档案归档工作的质量与成效。在管理类档案归档工作发布实施的一定时期之内，需要以保持稳定为主。而对于管理类档案的归档范围以及保管期限的制定，则需要经过长时间的探索，随着企业组织机构的调整，对归档范围以及保管期限进行相应的调整。同时，归档范围和保管期限受到工作职能的影响，并且文件材料的重要性也不是一成不变的，很多文件材料的重要性会随之降低，而有的文件材料的重要性则会随之提升，因此需要结合文件材料重要性的变化来调整归档范围和保管期限。这样才能提升归档工作的时效性。

三、归档范围的界定

档案归档范围是指归档文件的整理范围，在文件的整理过程中，并不需要对所有的文件都进行归档，要做好范围的界定，这既有助于提升档案归档的规范性，也有助于降低档案归档的工作压力。归档范围的界定，首先要确保收集齐全归档文件，做到文件完整归档。其次，要避免将不应该归档的材料归档，避免出现“有文必档”的现象发生。在企业管理类档案归档的过程中，企业难以有效对归档范围作出界定，针对这种情况，需要档案管理人员辅助企业来界定归档范围。与此同时，档案管理人员还要合理把控归档时间，对那些尚处于运行和办理过程中的文件则不能归档，同时要避免归档过晚的现象发生，归档过晚很容易导致文件丢失或者文件损坏。因此，档案管理人员要在恰当的时间进行归档。

在归档范围的界定过程中，应将那些能够反映本机关工作活动，并且具有查考利用价值的文件作为归档文件。首先，上级文件应纳入归档范围。上级党政领导机关对企业的指示、批复以及通知等指导性文件；企业中人事任免类文件；上级领导视察时的重要讲话录音和影像资料等，均属于归档范围。其次，本级文件，包括“红头文件”、机关党组织发出的指示、决定、总结以及批复等文件等均属归档范围。最后，内部文件，包括重要会议记录、电话记录等；企业的工作条例、企业制定的各项规章制度；职工的离退休证明和存根；企业领导的会议讲话、反映企业发展的影视资料；企业固定资产清单以及企业物资交接凭证等均属于归档范围。除了应归档的文件材料之外，档案管理人员还应明确哪些文件材料无须归档。首先，针对非本单位工作人员任免以及奖惩方面的文件；那些仅供参阅，不办理的文件材料；重复性的文件材料等，无须归档。其次，针对那些没有利用价值的临时性和事务性文件，未生效的文件材料、打印文件的各次校对稿等均无须归档。最后，一般的群众来信，以及没有保存价值的信封，这些方面的材料均无须归档。总之，无须归档的文件材料普遍具有无查考价值、无须贯彻执行、不须要办理的特点，但是档案管理人员不能仅凭这些特点做出“一刀切”式的判断，应具体问题具体分析，全面客观做好档案归档界定工作。