行政事业单位档案管理创新思路

文/太原理工大学档案馆 贺秀丽

现如今，行政事业单位为了迎合社会以及市场的发展不断变革，传统的档案管理工作已经不适应社会的发展，需要站在全新视野重新看待档案管理。根据现状，应当不断完善档案管理工作，将其变得更加规范化、信息化、科学化，实现行政事业单位档案管理工作的创新。

一、行政事业单位档案管理工作的特点

面对现如今社会的不断进步，以及经济的飞速发展，行政事业单位档案管理工作迎来了新的挑战，无论是管理的内容还是类别都逐年上升。在实际的管理工作中，为了迎合社会变化，管理设备、管理方法在不断更新中，行政事业单位档案管理工作的水平有了明显的提高。分析档案的本质了解到，其具备属于自己的特点，政治性、执行性、权威性较强。由于受党的路线、方针、政策的影响，在此基础上，加强了这项工作的执行性。行政事业单位档案管理工作是站在国家的角度展开的，影响着档案管理行为的性质，其服务性得以体现，并且具有权威性。作为档案工作本身，其存在的意义就是为了将其服务性发挥出来，以此助力社会发展及经济发展。

二、行政事业单位档案管理常见问题

（一）未建立档案信息管理制度。随着社会的不断进步和信息时代的到来，促使各行各业的生产经营模式发生了变化，行政事业单位的很多工作模式已经不再适用，为了对社会发展起到辅助作用，行政事业单位的作用逐渐凸显出来，面对这些变化，档案信息管理制度并未建立起来，对这一方面的重视程度不足，直接影响了档案管理工作的实施，档案管理制度制定中出现诸多问题。其中对于档案管理人员的管理是非常重要的一项内容，也是影响行政事业单位档案管理工作质量的重要环节。现如今，分析档案管理人员的综合情况，可以看出整体水平有欠缺，缺乏对于档案管理工作的整体认识，在面对外界的诱惑时抵制力不足，要想改善这一情况，应当不断完善档案管理制度，以此作为其工作开展的准则，防止个别人为了个人利益进行档案资料的篡改、买卖等违规操作。

（二）软硬件的发展与社会需求相脱节。随着改革开放的不断深入，我国在科技方面大力投入，取得了令人瞩目的成绩，对于档案管理工作而言，在开展工作时，相应的信息技术水平得到提升，面对这些，为了更好地适应行政事业单位的需求，更好地开展档案管理工作，越来越多的新科技、新技术逐渐走进了办公室，应用在档案管理工作中。然而，分析档案管理工作的现状，了解到工作展开的过程中缺乏相应制度的支持，很多领导没有意识到这一工作的重要性，忽视了其存在的意义，甚至认为档案管理工作可有可无，导致很多行政事业单位在面对这项工作时无法提升积极性，很多应当应用的软硬件缺乏，落后的管理设备无法实现高效率的管理工作，电子档案等内容更是无从下手。因此，导致档案信息资料的缺失，也影响了档案管理工作的效率，距离现代化还有很长的路要走。

（三）人员业务素质及思想觉悟不足。分析行政事业单位档案管理工作的性质可以看出，其具有一定的专业性与技术性，对于管理者提出了更高的要求，要求其具备相应的档案管理能力，同时专业技术能力也应当过关。随着近几年人事制度的不断改革，行政事业单位科室内部重组，机构进行相应的调整，面对诸多因素的影响，行政事业单位干部岗位面临着不小的变动，档案管理人员也不例外，很多人都是未经过专业培训就从事这项工作的，对于档案管理的要求及在收集、整理信息过程中的相关标准都不够了解。同时，很多人认为档案管理是轻松的，所以认为自己分到了一个“肥差”，不用努力就能得到工作，并且有着不菲的收入。面对这一情况，其工作意识有待提高，思想觉悟也有待加强。由于档案管理工作的业务能力问题，很多工作在开展时有一定的困难，无论是简单的档案分类还是对专业内容的分析，都不能准确及时地进行。

三、创新行政事业单位档案管理工作的思考

（一）不断完善档案管理制度。分析现如今档案管理的实际情况，要提高工作水平，实现档案管理工作的创新。行政事业单位应当完善档案管理制度，完善档案管理制度，应当从以下方面入手：第一，应当建立合理的制度框架；第二，应当明确这一制度存在的意义，是为了指导相应的实践活动，起到一定的支持作用，因此档案管理制度不应该纸上谈兵，要有一定的实用性、可行性，这样才能够保证工作的有效进行；第三，档案管理制度的约束对象不应仅限于档案管理人员，对行政事业单位的领导以及其他员工具有同样的约束力，这样才能够促使档案管理工作水平不断提升，保证工作期间不会由于某一个领导的主观意见而影响最终的管理结果；第四，档案管理工作与其他工作一样，应当赏罚分明，以此激励员工工作的积极性，制定相应的奖惩制度，对于那些严格执行档案管理制度并作出一定成绩的员工，应当进行嘉奖，以提高他们工作的主动性；对那些以自身利益为重，为了谋取私利篡改公司档案、买卖公司信息的员工，应严惩不贷，以儆效尤。只有做到赏罚分明，才能够切实有效地推动档案管理工作顺利进行。

（二）加强信息化管理建设。近几年，随着科技的发展与进步，信息化时代俨然已经到来，各行各业的发展离不开信息技术的参与，对于行政事业单位来说，要想从本质上提高工作效率，信息技术的应用是其工作开展的必然趋势，将其与档案管理工作结合，可确保工作在有序进行的基础上，进一步加强。档案管理人员应当结合单位的实际情况，应用相关的技术设备。单位应针对工作需求，定期进行人员专业化培训，锻炼他们对于软硬件设施的操作能力，在此过程中进行磨合，以便其能够更好地开展以后的工作，减轻以往由于工作量过大而产生的工作压力，从繁忙的工作中解放出来。随着管理制度的完善，先进设备的引进，保证管理人员从容应对复杂的工作，推动整个公司的发展与进步。

（三）建设专业化管理队伍，推动档案工作顺利发展。对于档案管理工作而言，需要管理人员具有一定的责任心以及相应的专业技术，以此为基础，更好地应对工作中遇到的各种问题，更好地从事档案管理工作，为了建设一支高素质的人才队伍，应关注对于工作人员的培养，要关心他们的工作情况，时刻了解他们的心理变化，对于他们生活中遇到的困难，应当积极帮助解决，做到人性化管理，充分调动他们工作的积极性，让他们从心底里认同自己的工作。同时，还应当组织人员进行定期的业务培训，跟上时代发展的脚步，以此为基础，提升档案管理工作的水平。对于行政事业单位档案管理而言，有很多内容需要保密，因此基础建设以及保密意识的提升是非常有必要的，单位应当配备专用的档案室，并在同一空间中配备相应的办公区间，以及管理所用的相应设施，以便更好地开展工作。除此之外，还应当配备先进的计算机管理设备，推动整体工作有序发展。

四、结语

综上所述，随着经济的发展以及社会需求的变化，行政事业单位的档案管理工作也在不断变化中。然而，分析当前档案管理工作现状发现，仍有一些地方需要改善。要想实现档案管理工作价值的最大化，将其作用充分发挥出来，必须不断完善档案管理制度，加强单位各级对于档案管理工作的重视，提高档案管理人员的综合素质以及专业技能，提升他们对于管理设施的应用能力，推动档案管理工作整体效率与质量，保证档案管理工作顺利开展。只有这样，才能够不断创新档案管理工作。在各项辅助工作融入后，打破传统工作模式的束缚，实现未来档案管理工作质量的提升。