高校档案信息化建设的意义及实践

文/四川航天职业技术学院 杨雪雅

随着数据库技术不断应用到新的办公场景，越来越多的事业单位档案管理工作采用了信息化的档案管理模式，一方面是由于现阶段档案数量不断增多，另一方面则是为了节省人力成本，将人从无意义的简单重复劳动中解脱出来。高校由于档案数量庞大，工作内容繁琐，是最早应用信息化管理档案的系统之一。除此之外，各地政府出台了档案信息化指标要求，并将其作为评估事业单位管理工作水平和工作绩效的标准之一，由此形成了数据库技术。但由于人们仍然缺乏信息化管理的意识和认识，个别学校的档案信息化建设只是为了应付相关部门要求，在实际的运用和操作过程中，存在着大量问题。想要从真正意义上提升高校信息化档案管理效率和水平，就必须改变现有的局面，从根上落实档案信息化建设工作。

一、高校档案管理信息化建设的意义

（一）实现信息化检索。信息化档案管理系统是为了应对数量庞大的档案信息而逐渐应用起来的，通过档案信息化建设，能够帮助相关的工作和管理人员实现快速信息化检索。建立档案管理的专门数据库，有助于在人事管理和人事调动工作中，及时寻找到相关信息并填写和修改，在最大程度上提升高校管理的工作效率和质量。高校学生和教职工档案，由于数量众多且涉及环节多，靠传统的人力检索成本较大，耗时较多，已经无法满足快节奏的信息化现代社会，也影响了学校行政工作的顺利开展。借助数据库技术和关键词搜索引擎，能够方便相关工作人员快速查找并定位相关信息，提高整体的数据使用效率。

（二）减轻工作人员的工作压力。传统的纸质档案管理模式下，工作人员在遇到需要查找、搜集整理、改动填写的工作时，需要靠人力手动录入大量的信息数据，同时还要尽力确保所有录入数据的准确性以及字迹的可辨识程度。导致传统纸质管理模式下工作人员面临较大的工作压力，以较低的工作效率处理庞大的信息，无法满足日常工作管理的需求，学校档案涉及不同种类，每类在填写形式、填写要求上存在不同的标准。通过档案信息化，能够在最大程度上减少工作人员的任务，降低对于工作人员的书写要求。

（三）优化档案存储环境。由于部分档案信息的保管时间要求较长，而纸质档案的存储时限、放置环境的要求较高，在高校档案管理中，经常涉及数百人甚至上千人的档案整理与存放，因此在实际的档案存储和管理工作中，存在较大的困难。纸质材料的档案容易受到潮湿、虫蛀、火灾的影响，想要长时间保存，需要付出大量的存储成本。除此之外，纸质档案的管理较为复杂，加之高校中存放的档案数量庞大，如果工作人员的业务不熟练，会导致不同类型的档案归档整理时发生混乱，最终影响整体的工作效率和水平。借助无纸化和电子化的档案，能够在最大程度上优化档案存储的环境，减少空间占用和成本占用。

二、高校档案信息化建设的经验

（一）人员素质。档案人员是档案工作的主体，没有人的能动性，一切工作都无从谈起。虽然信息化档案管理极大节省了人力成本，但是在操作档案管理系统时，对于相关的管理工作人员有着较高的要求，高校档案信息化对档案管理人员的素质要求可以分为以下几方面：一是档案人员的职业道德素养。作为一名档案管理人员，应遵循职业道德，严守机密，主动服务，杜绝徇私舞弊，随着时代的发展，高校对档案管理人员的职业道德素养提出了新的要求，那就是较好的心理弹性及职业的认同感，可以大幅度提升档案人员的工作积极性，高校的档案管理机构被定位为教辅部门，档案人员职业地位偏低，职业发展机会较少，良好的职业道德素养有助于降低职业倦怠感，保持高校档案队伍的稳定性。二是档案人员的业务素质。高校档案工作人员不仅需要掌握档案业务的流程、行政管理、编辑等知识，具备文字表达、沟通交流及使用计算机的能力，新时代还要求档案管理人员具备业务创新能力，档案管理水平的提升需要借助于新理念、新技术、新方法。三是从业人员的继续教育与培训。档案管理工作是一项依赖于实践的工作，计算机技术的飞速发展对各行各业产生了深刻的影响，档案管理工作与信息技术相结合是档案管理发展的重要方向，这要求档案工作人员业务能力不断提升。一方面，档案管理人员应积极掌握先进的档案管理理念；另一方面，需要注重日常工作的积累，将理论知识运用到实际工作中。

（二）信息技术。信息技术的发展推动了各个行业的进步，信息技术为档案管理水平的提升注入了动力，信息技术与档案管理工作相结合，已经取得显著的成绩，但若要使得信息化档案管理系统更为完善，需要解决以下几个问题：首先，是办公自动化系统与档案管理系统的对接技术。通过实现办公自动化系统与档案管理系统的对接，可以更为高效地完成档案信息资源整合，实现从文件制发到归档的全过程管理，减少了许多重复性的工作，减少了档案管理人员的任务量，提升了文档管理的效率，确保电子档案的完整性与真实性。其次，是信息检索技术。新型数字档案构建是基于大量的数据信息，为提升对电子档案的利用效率，应当注重信息检索技术的发展，对信息检索的要求为检索速度快、检索途径便捷、检索成本低、检索准确率高。目前的检索技术已经较为完善，全文检索、智能检索和多媒体检索更能代表档案检索的发展方向。再者是信息安全技术，在建设档案管理信息化的过程中，不仅需要保证管理系统的日常良好运行，同时也需要保证档案存储的安全问题。信息化档案存储模式与传统的档案不同，以信息数据的方式存储在计算机设备当中，因此很容易遭受黑客攻击、木马程序植入等安全风险问题。现阶段的档案安全保护措施仍然不到位，主要表现为：负责信息管理的设备和系统老化，缺乏更新；负责档案管理的工作人员安全意识不强，缺少防止木马病毒的意识和能力，这对于信息化时代新型档案管理工作提出了严峻的挑战。为此，必须加强对计算机信息安全技术的研究，数字档案的生成和保存依赖于计算机，应采用数据加密技术以及权限控制，避免不法分子对数字档案进行人为篡改，保障数字档案的真实性。数字档案的传递依赖于网络，应注重研发用户身份识别及验证系统，拒绝无关人员对数据的访问。

（三）管理模式。由于我国推进电子化档案的起步较晚，在高校内部仍然没有形成档案管理信息化的意识和认识。因此，单位的管理人员忽视了电子化档案管理机制的搭建，在运用电子化设备进行档案管理的过程中，仍然沿用传统的管理机制和管理模式，这种生产方式同生产力之间的不匹配导致许多单位空有技术架构和系统，但仍然无法提高档案管理的效率和水平，面对学生和教职工的档案查找、修改、邮寄等要求时，搜索分类工作会浪费较长的时间。档案管理工作与信息化建设是相辅相成的一个整体，为实现档案管理信息化，必须改善档案管理模式，可以从以下几个方面着手：首先，改善高校体制下的档案管理工作体制。高校的性质决定了相关工作的开展均是以科研及教学为中心，在职称晋升方面也更偏向于教育与科研工作者，档案管理人员的待遇不高，人员流动频繁，难以保障档案管理队伍的素质。通过高校档案管理体制改革，赋予档案管理机构一定的职能，切实保障档案人员的权益，推动高校档案工作健康发展。其次，建立完善的信息化档案管理标准。由于我国从传统纸质档案管理模式向信息化管理模式的转变时间较短，还没有真正形成系统完善的信息化管理模式，相关单位必须认识到目前的管理工作仍然处于转型阶段，需要尽快设立与之相匹配的信息化管理标准，通过对数据的录入、整理、修改等操作的流程进行规范，并建立起更加标准的数据使用存储规定，建立完善及统一的档案管理信息化标准。在档案信息录入过程中，应该根据录入档案类型的不同，例如学生信息基本档案、人事档案以及入团、入党相关材料，严格按照规定使用字体、录入方式、文字标识以及相关的格式，保证所有的档案文件都以标准的方式储存，便于今后的查阅和检索工作。在信息化建设的硬件方面，相关单位应该购买具有统一标准的存储设备和输入设备，并实现硬件设施同软件的匹配，尽力打造更加一体化的档案管理系统，从而实现档案管理信息化建设工作顺利完成。

三、结语

随着信息化建设工作逐渐发展成熟，事业单位，尤其是各大高校在不断寻找档案管理的信息化建设途径，为了切实提高工作效率和水平，保证校园大规模档案信息管理质量和安全，相关的管理人员和技术工作人员必须提升信息化建设的安全意识，树立信息化档案管理的理念，从而最终实现档案管理信息化工作改革的重要转变，提高工作效率。