新形势下公务接待如何为企业发展赋能增效

文/中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司 张晓艳

习近平总书记在论新发展理念中强调，要深刻把握新阶段发展的新特征、新要求，推动企业转型升级。“十三五”已收官，“十四五”启新篇，立足新起点，众多企业已进入深化改革、二次创业的深水期和关键期，自我革新任务繁重，这对办公室工作提出了新的挑战。为更好地服务企业高质量转型发展，公务接待作为办公室的重要职责之一，更应积极拥抱新时代、抢抓新机遇，找准接待工作与转型升级的契合点，发挥服务优势，培育企业发展的“新引擎”，提升企业环境“软实力”，成为企业转型升级的服务者、实践者与助推者。

一、以丰富接待内涵为基点，赋能企业高端营销

新形势下，公务接待已不再是简单的迎来送往，因其职责的政务性和事务性特征，其内容更加丰富、形式更具多样、要求更加严格。公务接待作为企业发展的特殊“生产力”，其工作开展应坚持“在大局中看待接待、在接待中彰显大局”，全面丰富接待内涵，着力提升接待价值，促使接待工作更加贴近企业发展需求。

（一）展示企业形象的“第一窗口”。公务接待作为企业对外联络的“第一窗口”、展示形象的“第一名片”，直接代表了企业的政务形象和精神面貌。办公室应通过不定期开展新入职员工、经营人员、秘书、接待人员以及驾驶员等全覆盖的商务礼仪与形象塑造培训，全面打造新时代企业人形象。同时，增强接待工作的责任感和使命感，通过公务接待活动宣传企业发展成果、核心技术，展示未来美好前景，在过程中充分展示企业综合形象。

（二）增进合作友谊的“关键纽带”。公务接待是企业的一条公关纽带，可以将不同区域的人集结在一起，实现多领域、多层次、多方位的合作交流。当前企业正处于转型升级的关键期，在“市场为王”的战略引领之下，非常需要这条纽带聚集人气、获得政策、增进友谊、赢得合作支持。办公室应通过公务接待活动广交各方宾朋，扩大“朋友圈”，聚焦人心增友谊，盘活用好各资源，着力服务中心大局，多维度为企业的发展铺路搭桥、添砖加瓦。

（三）获取行业信息的“重要平台”。信息是企业的无形资产，信息的准确性和及时性对企业提高决策质量、提升应变能力、赢得市场竞争等十分重要。公务接待作为企业对外联络的重要平台，应注重多角度、全方位的信息搜集，为领导提供及时、准确、全面的信息。比如会前全面梳理了解来宾情况，准备会务材料，为双方交流提供更多的信息支撑和话题点；会中及时掌握投资意向、国家政策、项目计划等各种重要信息；会后及时整理，将有效信息汇总后报给决策层。同时，及时增补、更新“公务接待信息库”，为企业高端营销创造良好的信息价值和经济效益。

二、以创新接待模式为抓手，赋能企业品牌宣传

在“大接待”格局下，公务接待活动需探索新路径，倡导新风尚，以品牌促发展。办公室公务接待工作应坚持以“厚植企业文化、服务企业发展”为出发点，树立“人无我有、人有我优、人优我特”的品牌意识，塑造与传播服务于企业生产经营、转型升级的品牌形象。

（一）健全接待制度，塑造规范品牌。制度不可无，规矩不可破。根据中央八项规定、《党政机关国内公务接待管理规定》《党政机关厉行节约反对浪费条例》等相关文件要求，办公室应紧密结合企业自身实际情况，及时修编完善《公务接待管理规定》，分级、分类确定要求和标准，层层落实监管责任。制定《会务策划书》《会议指南》《参会名单》等范本，详细罗列会务、宴请、住宿、车辆等座次安排和物件摆放等规定，进一步就规范接待流程、精简会务活动、切实改进工作作风等方面做细化要求，使公务接待服务更加规范化、标准化和专业化，全面做到有规可依、执行必严、违规必究。

（二）提升接待温度，塑造服务品牌。实现接待服务水平新提升，需要全方位做好每一环节，于细微之处见情怀，在细节之间显水平。为满足来宾在工作和生活上的各种需求，营造宾至如归的良好氛围，应细化研究每项接待任务，提前了解来宾情况，列出活动“时间表”，画好接待“路线图”，制定个性化的接待方案，提供人性化的会务服务。比如接待行程安排规范，事项、时间、地点、人员、安保等均衔接有序；膳食搭配合理，冷热荤素、口味颜色、民族性别等综合考虑；物资准备充分，药品、充电宝、打火机、纸巾等随时备齐；住宿安排讲究，吸烟房、噪音、设备、卫生条件等逐一检查；车辆迎送安排妥当，车型、路况、天气等全盘掌握。通过热情、细致、礼貌的服务，全方位做好迎送、膳食、住宿、会务等各项接待任务，让来宾在过程中感受到企业服务的用心和真情。

（三）争创接待亮度，塑造特色品牌。接待工作应勤于思考、敏于观察、勇于创新，注重接待的细节化、个性化和本土化。办公室应把接待过程当作是对外宣传的重要渠道，让宾客在过程中体会企业的人文气息、发展成果和企业实力，对于宣传、推介、扩大知名度和美誉度方面都将发挥积极的促进作用。比如文件袋、充电宝、水杯、雨伞、行李牌、名片夹等接待物品的制作均融入企业元素，体现独特性的同时实现企业形象宣传无缝隙；会议议程根据实际情况安排参观企业文化展厅、观看宣传视频、摆放宣传手册等，推介企业综合实力显得更加立体；宴请菜品安排上做到土菜精作、粗菜细作、精菜妙作，促使地域文化得到进一步彰显。

（四）严守接待尺度，塑造廉洁品牌。当前，公务接待“红线密布、雷池环绕”的情形尤为突出，这对接待工作提出了更高更严的工作要求。为严控廉洁风险，力戒“四风”问题，办公室应坚持从源头上进行风险规避，从流程中进行成本管控。首先，办公室作为公务接待归口管理部门，应不定期对各部门进行业务指导，全面简化公务礼仪、落实轻车简从、坚持务实节俭、提倡绿色环保等，做到全过程的监督检查。其次，财务管理部门严格把控接待费用报销，逐一审核“公务接待清单”，杜绝超预算和违规事项的发生。再次，纪检监察部每年定期对各部门进行抽查审核，做到无例外、无特殊、无死角，全方位维护制度执行的刚性。通过多维度的监管，使公务接待做到严守规定不失热情、严明纪律不破底线、严谨工作不出纰漏。

三、以锻造接待能手为后盾，赋能企业人才建设

新形势下公务接待面临诸多挑战，公务接待能否发挥好服务辅政的作用关键在于“接待人员”。办公室应注重公务接待人员综合素质的培养，通过对标先进找差距、开设培训补短板、勤做接待练能手等多项措施，全面锻造公务接待人员成为“多面手”“万精油”。

（一）以担当为上，锻造忠诚之本。天下至德，莫大于忠。公务接待是各种信息和事项的交汇口，接待人员在工作过程中不免会受到各种利益的诱惑和误导。作为一名合格的公务接待人员，应该时刻拧紧“紧箍咒”，用忠诚扛起使命，用行动诠释担当，筑牢信仰之基，把稳思想之舵，始终把“忠诚、干净、担当”放在首位。从大局出发，在标准上看清红线，在行为上守住底线，做到心有所畏、言有所戒、行有所止。

（二）以能力为基，锻造卓越之魂。实践长才干，历练出人才。公务接待工作是一项系统性的工程，接待人员除了掌握日常必备的公务接待和商务礼仪知识外，还应熟悉企业情况、了解国家政策、弄懂区域文化等。立足于“接待无小事”的工作理念，多学、多做，勤思考、善沟通、会协调，从实践中学会“眼观六路、耳听八方、积蓄能量”，在“学会、弄懂”的基础之上进一步追求“悟透、做实”，增强服务的主动性和创新性，全方位培养其综合业务能力，确保“办会零失误、办事零差错”。

（三）以服务为乐，锻造奉献之品。公务接待工作是一门“苦差事”，时间不固定，事项又繁琐，点多面广线又长，既是“体力活”，又是“智力题”。这些特性直接决定了公务接待人员必须树立强烈的责任心和使命感，强化服务意识和奉献精神。在工作中受得了辛苦、耐得住磨炼、学得会应变，不叫屈、不抱怨，学会“苦中作乐”，始终以热情饱满的精神状态投入工作中。

四、结语

面对新形势，迎接新挑战，阔步新征程！办公室公务接待工作应紧紧围绕企业发展大局，着力在站位新阶段、践行新理念、服务新格局上走在前列，严格落实接待相关规定，全面夯实自身业务基础，加大廉洁风险防控，朝着接待高水平、服务深层次、管理全方位的综合性方向发展，以精准高效的服务推动企业在高质量发展之路上行稳致远！