医院采购环节存在的问题及内部控制优化研究

郑晓琳 广东医科大学附属医院

引言

随着医疗行业的蓬勃发展，人们对自身健康日益看重，对医疗服务质量提出更加严格的要求。医院既肩负救死扶伤的重任，又要负责物资采购，从而满足治疗要求。现阶段，采购管理体系存在的漏洞较多，需采取有效的内部控制措施，才能真正解决问题，保障人民群众的身心健康。

一、医院采购内部控制的意义

当前，我国医疗体制正面临改革与创新。我国医疗服务水平日益提升，医疗环境也得到进一步改善。尽管如此，许多居民仍然面临就医困难、就医费用高的窘境。由于医疗药品的价格比较高，会增加药品采购的成本，需对药品采购开展内部控制，通过控制采购成本，使药品的价格不会过高，降低就医门槛。政府要加强对医药企业的支持，对现有的法律法规予以改进，促进企业实现健康发展。由于各大医药之间的竞争越发激烈，医院的建设规模不断扩大。因此，为了提高医院的竞争力，就要对采购进行有效的管理，提高其内部控制水平。

二、医院采购环节中存在的问题

(一)缺乏完善的成本核算控制体系

在采购环节中，许多医院未制定完善的核算控制管理体系，导致药品成本无法得到进一步控制。由于采购工作比较复杂，涉及诸多采购渠道，若缺乏完善的控体系，就会诱发一系列问题，医院对成本予以管理，完善采购体系，保障自身效益[1]。因此，医院会加强与药品生产商、配送厂商的合作，这样就能以较低的价格购买药品，导致供应商面临的竞争日益激烈。为了获得更多效益，供应商就会采取折扣、促销等方式进行药品销售。在这种情况下，就会增加医院成本核算控制的难度，甚至会干扰正常的市场秩序。

(二)供求矛盾

如果药品的使用人数较少，或者药性比较特殊，就可能会导致药品无人问津，逐渐过期。如果不对这一类药品进行采购，或者购买量不足，就可能会在后续工作中出现供应不足，影响治疗效果。比如，由于血液滤过置换液的存储时间比较短，医院通常不会对其进行大量的使用，导致药品出现过期的情况。由于这一类型的药品采购成本比较高，会给医院造成较大的损失。

(三)审计工作不到位

由于审计人员的功能未得到充分展示，就会影响医院采购内部控制工作的正常开展。部分医院缺乏完善的审计部门，甚至由其他部门代替这项工作，无法发挥出审计工作的专业性。现有的审计制度有待完善，加之审计人员的能力不足，就会影响审计工作的效果。此外，虽然部分医院的审计工作人员可做到术业有专攻，但却由于其年龄日益增长，缺乏与时俱进的思维，使得工作的进展速度迟缓，不能真正发挥出审计的监督职能。现有的审计制度有待统一，缺乏相应的标准予以支持，也会影响审计工作。由于医院对内部审计工作不够重视，导致审计人员不能准确对医院在运营过程中存在的风险进行合理评估。

(四)缺乏完善的风险管理措施

医院对风险管理不够重视，缺乏必要的风险管理机制，就无法对采购中存在的风险进行及时识别，导致医院面临较大的风险。医院未设置专门的风险评估机构，这样就无法对问题进行预防，一旦发现问题，就可能会由于忽视问题的严重性，而导致问题的范围不断扩大，从而影响采购管理水平的提升。在评价采购过程时，未使应用专业的技术手段，就会影响评估结果的准确性。医院并没有积极与风险评估机构进行合作，导致采购中存在的风险没有及时得到识别，从而给医院带来更大的损失。医院未充分意识到网络和媒体所带来的风险，一旦发生风险，就会由于未及时启动紧急预案而影响医院的整体形象[2]。

(五)信息化建设水平不足

随着互联网的蓬勃发展，各大医院积极引进先进的信息技术打造医药电子商务平台，旨在构建属于本院的电商网络体系。要进一步完善物流配送的功能，制定统一的标准，就能促进各项资源及时被所需人员所掌握。由于构建标准不完善，就会影响平台的建设。比如，尽管部分城市医药企业设置药品编码标准，但这一标准却有一定的局限性，不能实现大范围推广。由于数据库、编码、管理系统接口的标准参差不齐，导致药品信息愈发复杂，造成信息流通不畅。物流配送自动化水平有待进一步提升，信息化平台问题较多，对药品的流通造成一定的制约。

三、医院采购内部控制思路

(一)对采购流程进行规范

医院要采取合规的方式进行采购，避免采购行为不符合程序要求。要及时对所需药品进行统计，药剂科人员对其进行严格审核，确定没问题后，再签字确认，然后采购人员需继续履行审核职责。确认没有问题后，方可进行采购。要严格按照相关法律法规的要求进行采购，保障质量。要加强对采购的监督，发挥多个部门的监督职能，确保采购人员严格按照制度的要求规范自身行为[3]。

(二)协调药剂科与临床科的关系

为了实现合理用药，减少采购过程中出现的问题，就要重视药剂科和临床科之间的沟通，使其彼此协调，避免出现药品过期的情况。一旦发现药品有滞留，就要提醒相关科室，做到科学用药，减少药品浪费。要制定完善的解决对策，确保药品的利用率提升，最大程度减少医院的损失。此外，要避免出现供不应求的情况，全面支持医疗工作。

(三)对药品进行检查和验收

对药品进行检验尤为关键。由专人负责这项工作，避免出现违规操作的行为，确保验收遵循制度要求。要遵循验收的先后顺序，严格保障药品的质量。要根据采购清单的内容，由多个部门人员共同负责药品验收。要对药品的各项内容进行对比，确定其没有问题后，方可允许保存。要加强对药品验收的全程监督，确定每一名人员的负责范畴，使其以尽职尽责的态度对药品进行检验，按照岗位的要求履行自身职责，全面保证药品质量。要加强对采购合同的履行情况进行检查，确保药品得到及时配送和供应。要对每个采购环节进行严格的控制，及时进行记录，为了确保采购可追溯，要采用信息化管理系统对采购过程进行追踪和管理，能及时发现问题，纠正问题，确保采购工作顺利开展[4]。

(四)完善内部控制工作

1.发挥内部审计人员的职责

医院要设置专门的审计部门，选择具有专业素质和丰富经验的审计人员担任审计工作，对采购过程进行全面的监督和检查，保证采购人员严格按照流程操作，规范操作行为。在正式采购之前，要及时与各科室进行核对，了解其对药品的需求，由各科室出具药品信息，核对无误后，再填写采购清单。要在清单中表明采购品的详细信息。医院要成立药品委员会，专门负责对采购清单和采购数量进行审核和监督，确保采购数量合理，避免过分占用库存，减少不必要的资金浪费。要确保采购品满足医疗的需求，避免出现闲置或者供应不足的问题。

2.优化内部控制内容

为了改善内部控制工作，就要创新内部控制的理念，对内控工作内容进行优化，加强对知识资本的管理，制定风险管理机制，对投入和产出进行合理分析，就能促进医院的决策更加科学、合理，要进一步完善内部控制的智能，保证医院的资金实现正常周转，提高医院的财务服务水平与内部控制的效率[5]。

3.规范付款程序

要发挥出财务部门的审核作用，对需要付款的内容进行全面检查和审核，保证内容真实。财务人员还要对发票的内容进行仔细比对，保证款项支付和法律法规的要求，减少不必要的损失。一旦在检查中发现虚假发票，就要找到问题的根源，并在第一时间内进行上报。发现虚假发票后，不能继续向供货商继续支付款项，这样才能降低损失。确定发票准确无误后，由主管领导进行审批，再次确认后方可签字。财务部门要根据主管领导的意见，执行付款程序。要根据国家规定的要求，通过银行转账的方式进行采购款项的支付。

4.创新管理理念和管理方法

为了提高医院内部控制水平，就要创新管理理念和管理方法。首先，要引进先进的信息化技术，将内部控制与信息技术相结合。工作人员要结合医院采购工作的特点和医院运营管理的实际情况，根据医院的发展战略，采用信息化技术对医院的各项决策、资源等重要的内容进行梳理，完善内部控制的内容，优化工作流程[6]。要加强对各项数据的采集和整理，打造先进的数据库，保证数据得到有效的存储，定期更新数据库，为内部控制工作和各项决策提供重要的参考依据。其次，要加强对人才的培养和引进，这样才能真正提高内部控制水平。为了进一步发挥出人才的作用，要制定合理的培训计划，明确培训内容，根据人员的岗位职责，为其提供具有针对新的培训内容，使人员获得成长和进步。要制定完善的考核机制，对培训人员进行严格的考核，将考核结果与其奖金、待遇挂钩，使其重视培训工作，认真学习，掌握更多的知识和技能，完善内部控制方法，提高内部控制效率。

四、改进采购流程的内部环节

(一)规范医用耗材采购方式

第一，采购医用耗材时，要了解科室的具体情况，根据科室的实际需求，确定采购类型，通过内部调剂、上报和批准后，方可进行采购。第二，加强对公立医院的改革，在采购医用耗材时，需严格按照国家的规定进行网上集中招标采购，借助专用的管理平台对医用耗材进行采购。进一步规范采购与管理行为，营造公平、公正、公开的采购环境。

(二)加强药品管理

药剂科要严格按照《合同法》的要求，签订药品购销合同，明确药品名称、规格、生产厂家等内容。医院需合理选择配货商，选择规模、资质、能力符合要求的商家。工作人员要根据用药目录与药品库存情况，制定严格的采购计划。每月要对药品库存进行判断，然后编制每个月的采购计划，填写药品采购申请表，再上报给药剂科采购主任。如果每个月的药品用量不确定，需制定临时采购计划，并如实填写药品采购申请表，再交由药剂科采购主任进行审批。需在每个月的月末对本月总体采购计划进行汇总。若涉及到贵重药品和特殊药品，在使用时，需由临时使用科室填写临时用药申请表，审批通过后，方可进行采购。要保证在申请的时间内将所有申请的药品使用完毕。如果药品过期，需由申请科室承担经济责任，药剂科需敦促申请科室尽快用药。

要对药品的使用比例进行合理控制，制定合理的管理方案，提高用药的合理性。进一步优化用药系统的功能，确保用药过程得到有效的监督与控制。重视药物点评功能的完善，设置专项点评药物品种，对抗菌药物、成药、辅助用药进行点评；保证药物点评指标全面，避免出现不合理用药行为。

(三)完善信息化管理体系

要引进二维码信息管理技术，确保医用耗材和试剂流通得到有效的管理。第一，对商品编码和条形码进行统一，加强对数据库的管理，提高业务效率，实现集中采购，充分发挥出采购与配送优势。要发挥出数据库的分析功能，对集中采购和采购商进行有效的管理，确保物资得到正常供应。第二，将二维码技术与医用耗材和试剂管理相结合。采购人员要将供货商的相关信息导入到专门的管理系统之中，或者将供货商提供的信息导入到系统之中。通过这种方式不仅能够减轻工作人员的工作压力，还能及时对各类信息进行核对与管理。第三，对医用耗材和试剂进行验收，确保其顺利入库。库管人员需对入库信息进行仔细核对，并将所生成的二维码标签发放给相应的供应商。供应商只需将二维码粘贴在包装之上，就可保证库管人员对其进行扫描，实现对药品的清点与检查，保证药品顺利入库。第四，对药用耗材和试剂的入库领用进行管理。在具体管理时，可将条码扫描登记和无条码手工操作相结合。第五，由专业的人员对医用耗材和试剂进行采购和使用。要通过专门的信息化管理系统申请使用，然后由主管部门进行审批，通过审批后，采购人员就可进行采购。管理人员要及时与相关负责人进行联系，对医用耗材和试剂进行验收。要将二维码标签粘贴在外包装箱，确保信息全面。要对信息进行逐一核对，确定信息没有问题后，再将二维码信息录入到专门的数据库之中。通过二维码技术不仅可以优化管理过程，还可随时对各种医用耗材和试剂的使用情况进行统计。此外，利用二维码技术还可进一步减轻工作人员的工作强度，只需利用专门的数据采集器，即可对数据进行采集和整理，降低管理成本和物流成本。可将二维码技术运用在每个管理环节之中，管理人员只需登录统一的内部管理平台即可对各个批次的医用耗材和试剂信息进行查询和追溯。

五、风险评估与管理

医院要对药品展开专门的风险评估和内部控制，加大监督与管理力度，这样才能保证药品安全和用药安全。医院要从源头对药品的质量进行把控，在药品采购和供应环节中，需制定相应的制度，严格按照法律法规的要求进行操作。对药品进行运输和存储时，也很容易产生问题。如果存储条件和运输条件不当，就会缩短药品的有效期，降低药品的质量。医院需对药品进行逐一检查和验收，对药品的生产日期和批号等内容进行严格的检查。需根据药品的类别和属性，对其进行分区和分库管理，保证药品和非药品得到分开存放；要及时将已经变质或过期的药品放置在不合格区域；如果药品对环境的温度和湿度有特殊要求，需设置排风扇、空调、冷藏冰箱和干湿度计。需严格按照药品说明书的要求对药品进行存放，定期对药品的存储环境进行检查，并做好记录。要规范药品使用的行为，保证用药安全。要提高广大医生和护士的责任感，定期对医疗人员展开培训，提高其专业技能和业务水平。需对药品的效期进行管理，保证临床用药更加合理，使患者的利益得到有效保障。

六、结语

综上所述，采购工作在医院中占据重要地位，为了实现对采购的合理管理，就要积极开展内部控制工作。要结合采购工作中存在的问题，完善内部控制方式，打造完善的内控体系，对现有的制度进行优化，加强各部门之间的沟通，使其彼此协作，严格把关采购环节。重视对药品的检查，一旦发现问题，就要在第一时间内予以处理。提高内审人员的综合素质，发挥审计的职能，对采购工作进行全面的监督。引进先进的信息技术，创新内部控制手段，使医院的采购工作更加规范。