电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施

李松羽

长春北湖科技开发区管委会 吉林长春 130000

随着电子信息技术的不断推广，颠覆了以传统文件为载体的档案管理工作，电子信息档案成为档案管理的新技术手段。这种档案管理技术逐渐在事业单位得到了使用，这样的管理方式使档案管理更加方便快捷，而且也改变了传统档案管理中的缺陷。但是，我们也要认识到计算机技术的应用同样存在很多风险，我们需要在应用其优点的同时尽最大的可能降低其风险。

1 电子信息档案概述

电子信息档案，是由电子计算机处理的数字档案，属于虚拟档案，是用以区别一些客观存在的档案实体，将实体档案的真实信息以特殊形式输入到电脑中，表现出文字、图像、数字、图表、符号等信息。电子信息档案其实相当于实体档案的另一种保存形式。现在来讲，也有单位和个人直接使用电子信息档案的方式保存信息，不再使用文本档案。电子信息档案采取的介质包括磁盘、磁带、光盘等，一般都是用磁带和光盘。

2 电子信息档案在事业单位中的应用风险

不可否认，电子信息档案的出现给予事业单位在工作过程中极大的便利与效率提升，然而在互联网的环境背景下，仍然存在诸多的泄密风险。而如何有效避免电子化档案的信息泄露，是当前事业单位利用电子信息档案的关键环节。互联网给予档案在交互、储存的过程之中，被篡改、泄露的可能性，因此存在诸多的不便。通常情况下，造成信息泄露的渠道包括，首先在计算机USB的端口进行复制，如可移动硬盘、U盘等。其次，通过互联网渠道展开复制。最后，利用木马病毒和电子病毒展开偷盗。对事业单位而言，档案是非常重要的信息资源，所以必须强化电子档案的保护工作。

就目前我国的实际情况来看，信息化时代驱动包括事业单位在内的各个单位，电子化档案是发展的必然走向。尽管电子信息化档案存在诸多的优势，但其使用过程中仍然不可避免地存在一定的问题，例如相较于传统纸质化的档案，其偷盗的风险更大，因此在事业单位使用信息电子化档案的过程之中，不仅要高度开发利用其优势之处，更要保证信息的安全性，做到积极主动地制定良好、完善的风险规避方法措施，使得信息资源更加安全[1]。

3 电子信息档案在事业单位中的应用风险控制策略

3.1 及时消除风险

为了保证事业单位电子信息档案的安全性，应当做到及时的消除风险，尤其是在计算机处于检修状态之时，最容易引发安全问题，如果数据无法有效切实的转移，将引发无法避免的效果。事业单位不能被动处理这一现象，而是要积极主动地采取对策。针对目前高度资源共享和网络发达的情况来看，互联网的复杂性日趋突出，而事业单位作为国家重要的职能部门之一，应当做到切实解决可能存在的电子信息风险。例如，当数据承载在互联网平台之上的时候，可以将电子数据加载在服务上，能够有效解决包括木马病毒、黑客攻击等问题。此外，事业单位还需要切实对自己的计算机风险管控工作做出总结和分析探讨，如果出现过以外事故则需要总结和分析，将妥善处理的地方加以总结，而针对不足之处则需要进一步的调整和完善，更好保存事业单位的各项信息，更好为广大人民群众所服务。

3.2 提高档案管理者的素质

计算机最终还是通过操作人员的操控进行工作，所以作为事业单位的电子信息档案管理者，是否了解计算机及网络的工作原理，是否具有正确管理操作的意识，是否具有一定的档案安全意识，均是计算机网络否能够安全有效地为电子信息档案管理服务的决定性因素。前期需要对档案管理人员进行严格的培训，培训合格方可上岗工作，进入工作后也要定期进行培训，保证事业单位的档案管理人员能够及时了解前沿的档案管理技术，保证其能够跟上网络的进步速度，确保使用能应对电子信息档案管理工作中出现的新问题。

3.3 应用新技术，确保电子档案储存安全

运用电子信息技术进行档案管理工作时，要及时进行计算机的技术更新，运用最新的加密机制进行管理工作，并针对计算机病毒木马的攻击进行有效防护，也要对电子档案进行有效保护，同时建立相应的防护机制，定期进行计算机病毒扫描，以及设置网络安全预警，保证计算机的系统安全；另外，为了确保数据安全，档案管理人员首先明确档案信息的安全性，并对计算机进行防火墙设置，避免黑客进行信息盗用，并对保密性以及保护等级都较高的档案信息运用不同的储存方式进行多个备份，避免出现信息丢失后无法挽回的情况[2]。

3.4 进行预防和保护

应用风险的预防与保护，也是降低电子信息档案风险发生的措施之一。尤其是安全防护，可以有效避免信息数据受外界因素的干扰和破坏，保证信息数据的安全性。因此在工作中，对于电子信息档案管理出现的问题要及时改正，对于管理人员要严格选择，并给予专业知识和技能的培训，保证对电子信息工作有熟练的经验和正确的认识。

3.5 制定相应的规章制度

通过完善相关制度建设，能够提升管理的时效性，并且使员工参与到当前的管理建设中来，能够为其发展提供更多的可能性，对于企业而言，加强相关制度的建设，能够节省运营成本，并且就档案管理而言，能够使其更加规范化运营，对于电子化的电子档案储存，能够有一定的指导和借鉴意义，通过顶层设计能够明确责任分工，对于相关后续工作的开展来说，能够提供更好的发展方向和发展思路。

4 结语

事业单位负责人在进行电子信息档案的应用时，要有正确的风险意识，风险是客观存在的，具有不确定性和危险性，因此要提高对风险的警觉性，将风险预防和电子信息档案保护工作当做电子信息档案管理的重中之重，积极完善电子信息档案管理体系，引进最新的电子信息档案技术，及时消除风险，这样来提高电子信息档案管理水平，做到有效规避风险和降低损失。