高校干部人事档案自查整改工作实践与思考

文/中国民用航空飞行学院人事处 曹知

为贯彻落实全国干部人事档案工作和《干部人事档案工作条例》有关要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，进一步规范干部人事档案管理，我国大部分高校已于去年开始集中开展干部人事档案自查整改工作，通过采取多种措施，加大工作力度，人事档案自查整改工作已取得初步成效。本文结合干部人事档案自查整改工作实践，从前期准备阶段和实施阶段详细阐述对高校干部人事档案进行专项审核的具体做法，分析档案审核中发现的主要问题并提出具体解决办法，在总结经验的基础上提出干部人事档案审核和管理的工作建议，期望为其他高校开展干部人事档案自查整改工作提供思路。

一、高校干部人事档案自查整改工作准备阶段

高校干部人事档案自查整改工作准备阶段的工作内容主要包括：加强组织领导、动员部署、选拔和培训工作人员三个方面。

（一）加强组织领导。人事档案审查工作的开展需要得到上级领导的重视和支持，因此在开展干部人事档案自查整改工作之前，应该先加强档案审查工作的组织领导，即成立以高校负责人为组长的干部人事档案自查整改工作领导小组，明确小组成员，成立自查整改工作办公室，具体负责高校干部人事档案自查整改工作的组织实施。

（二）开展动员部署。为了促进干部人事档案自查整改工作的顺利开展，工作小组可学习优秀高校调研档案审核管理工作，学习经验。在校内应开展动员部署会议，并召开干部人事档案自查整改工作会议，传达党组有关文件精神，动员部署自查整改工作。为确保干部人事档案自查整改工作顺利开展，提高工作效率，高校人事档案管理部门应该完善档案工作相关设备如电脑、打孔机、档案盒等，根据高校实际情况也可向上级申请档案审核专项资金，为干部人事档案自查整改工作做好后勤保障。

（三）选拔和培训工作人员。干部人事档案自查整改工作任务繁重、时间紧迫，而很多高校的人事专职工作人员一般只配备了一名最多两名人员，因此，对于干部人事档案管理数量要求多的高校，可以在全校范围内抽调几名党性较高、能力较强的退休党员干部组成档案初审小组，严格按照干部人事档案专项审核的有关规定帮助开展干部人事档案自查整改工作。但是由于抽调的人员对档案审核政策和工作并不熟悉，所以在工作开展之前需要由档案专职人员组织聘请的退休党员干部集中学习干部人事档案工作条例和相关政策，开展岗前保密教育，并对其进行专业技能培训和演示，明确工作标准和要求。

二、高校干部人事档案自查整改工作实施阶段

为了确保档案审核的质量和把握好工作进度，高校人事档案管理部门可以对逐个单位进行干部档案自查整改组织实施相关工作。为了保证审核工作的准确性和可靠性，建议实行三轮审核制度，即通过初审、复审和终审三个阶段对每一名干部的人事档案进行严格审查。

（一）初审。由聘请的退休党员干部初审档案材料，对材料进行分类、修补、装订后，再对材料逐张逐页进行严格审核，根据初审结果填写《干部人事档案专项审核情况登记表》和《全国干部人事档案专项审核工作专用干部任免审批表》，并结合人事卡片和档案材料通过电话或现场通知干部补交所缺材料，对收集到的材料进行认真核对和识别，及时归入干部档案。

（二）复审。由一名专职人员对初审后的档案进行复审，对未补齐材料的干部，可以通过电话催交、领导通知等形式进行材料收集。在复审过程中重点核对干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历和干部身份等信息，填写《档案自查整改情况统计表》，对于干部重要信息记载不一致和档案材料涉嫌造假的，可根据有关政策调查和填写《干部人事档案专项审核认定表》，上报领导小组审核认定。对于需要实地取证调查的情况，由工作领导小组派专人到干部原工作或户籍所在地进行调查。

（三）终审。由另一名专职人员对《全国干部人事档案专项审核工作专用干部任免审批表》进行最终审核，审核无误后通知干部本人确认签字，并将签字盖章后的《全国干部人事档案专项审核工作专用干部任免审批表》归入干部本人的档案中。

三、干部人事档案审核发现的主要问题及处理办法

在审核干部人事档案中发现的主要问题有出生时间、参加工作时间和工作经历记载不一致，缺少入党材料、学历学位材料、干部身份材料，以及干部任免表填写不准确规范等。主要原因是干部因上学、入团、入伍等不够年龄或超过年龄而将干部人事档案早期材料记载的年龄填大或填小。参加工作时间依据材料不足，缺少的材料包括劳动合同书或者养老保险缴费凭证。缺少学历学位材料，包括毕业证书、学位证书、成绩单、学生登记表、报考攻读硕士学位或博士学位研究生登记表等材料。缺少工作经历的相关材料，包括劳动合同书、干部任免表、年度考核表、专业技术任职资格评审表和呈报表等材料。干部任免审批表填写不准确规范，主要包括个人简历和行政机关任免意见填写不规范和不正确，以及缺少干部任免考察材料等问题。根据审核发现的问题，工作小组应针对不同情况妥善处理，具体处理办法如下：

第一，对于出生时间、参加工作时间和工作经历记载不一致的，可以通过采取本人提供材料、工作人员调查核实相结合的方式取得佐证材料。人事档案审查小组人员要严格按照程序开展实地调查取证工作，领导小组要根据调查结果召开认定会议，结合调查材料和相关政策审核认定档案材料有问题的干部，并做好相关的认定会议纪要。

第二，对于缺少入党志愿书的，工作人员应通知本人和干部所在单位党支部按照《组工通讯》1998年第8期《关于严格党员管理和入党手续的问答》有关规定补办入党志愿书，对于补填的入党志愿书要严格审核手续是否齐全、依据是否充分。

第三，对于缺少学历学位材料的，毕业证书和学位证书由档案审核人员审核原件后在复印件上注明“原件已审，此复印件与原件一致”字样以及经办人和办理时间，加盖审核部门公章后归入档案。对于缺少成绩单、学生登记表、报考攻读硕士学位或博士学位研究生登记表等材料的，要求干部联系毕业院校相关部门复印原件并加盖鲜章或出具相关证明材料，档案审核人员确认材料真实并且齐全后再归入档案。

第四，对于缺少工作经历和干部身份材料的，若本人能够自行补充的材料，则通知干部本人进行补充，需要相关部门配合补充的材料应及时联系负责人进行补充完善，干部履历表和缺失的干部任免审批表则主要由干部人事档案专职管理人员指导填写补充。

第五，对于任免表填写不准确规范的，可以复印聘任文件并加盖鲜章后归档在任免表后面作补充证明材料，对于缺少干部任免考察材料的，由档案审核人员通知相关负责人进行补充。

四、高校干部人事档案自查整改工作难度

干部人事档案材料缺失严重，且每名干部的人事档案缺失材料不同，需要多部门配合补充。由于多方面的原因，部分干部的调动、任职以及年度考核表等文件材料缺失，这需要在学院档案馆的文书档案中查询复印或者补填相关表格，档案材料的完善需要多个单位和部门协作配合才能完善。

材料补充收集进展缓慢，严重影响工作进度。受新冠肺炎疫情的影响，档案初审进度严重受阻，干部本人无法及时补办学生登记表等相关学历学位所缺材料。此外，部分干部不重视档案材料的补充工作，拖延时间，经过初审补交材料之后，复审阶段仍有很多干部未将材料补充齐全，影响档案审核工作进度。

档案审核工作量大和工作环境差，对档案审核工作人员的身体健康产生一定影响，许多人事部门的干部人事档案自查整改工作人手不足。

五、高校干部人事档案管理工作建议

完善干部任用前档案审核管理工作，充分发挥干部人事档案审核在干部选拔任用中的基础作用。对人事档案材料不齐全、三龄二历一身份有问题的干部，暂不进行工作调动、工资调整和提拔任职，待事实查清、材料补充完善后再办理相关事宜。这样的工作措施提高干部补交材料的积极性，加快档案完善进度。

待干部人事档案自查整改工作完成后，加强推进干部人事档案信息化建设，将干部人事档案的重要信息资料通过扫描的方式录入计算机系统，既能减少纸质档案的使用，提升绿色环保措施，又能提高人事档案管理工作效率，并防止原件损坏、遗失，杜绝涂改和伪造档案材料等违规行为的发生。

规范档案管理相关程序，干部人事档案的管理要始终坚持“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”。严格审核归档材料，完善档案信息，做好高校教职工干部档案查询、借阅等相关手续工作。