论事业单位档案管理的创新策略

胡慧梅

菏泽市东鱼河流域工程管理处 山东菏泽 274009

档案管理在以往的观念是对档案资料的收集，整理，保存，但如今档案管理涉及到的不仅是这些内容，还包含了对档案信息的利用，发展事业单位，推动事业单位的工作进程。这便需要事业单位对档案管理进行创新，结合档案管理的新形势，新特点制定出更完善的管理方针。

1 事业单位中档案管理现状

时代不断更迭，但在事业单位的档案管理中，仍然使用着传统的管理方法，纸质文档的保存远多于电子档保存。纸质档案管理存在着许多不足，易丢失，易损坏，易遗忘，当后期需要重新利用时，往往会花费大量时间在寻找相关资历上，导致档案管理效率低。由于事业单位对电子化档案管理理念了解程度不深，增加了档案管理人员的工作量。同时，事业单位关于档案管理的制度不够完善，因为档案的实际利用率不高，导致事业单位对档案管理的管控程度降低，事业单位的高层人员不够重视档案管理工作，从而出现对档案管理人员要求低的情况，甚至任何人都能成为档案管理的工作人员。档案管理人员对档案知识了解程度低，只是遵循着工作要求完成工作。从而导致事业单位的档案管理工作始终处于被忽略的位置[1]。

2 事业单位中档案管理创新具体方针

2.1 引进先进管理技术，提高档案管理水平

在事业单位中档案资料起着重要作用，对单位今后发展有着决定性作用，也利于对单位员工的管理与安排。因此，对档案管理工作应引进先进技术，打破传统管理方式，进行更加科学，先进的管理方式。最根本的便是将纸质档案转变为电子档案，电子档案比纸质档案更易于保存，无论是从占地面积还是从保存时长来说，都更加方便事业单位的管控。纸质管理需要单位配置大面积的储存室，按照时间顺序进行保管，随着事业单位的发展，档案资料只会越来越多，相应的单位需要不断增加储存室的面积，但这样会导致单位面积不足，档案管理工作量越来越大。而引进电子技术，将档案资料一电子档的形式进行保存，可以有效解决单位面积问题，电子档案以硬盘为载体，根据硬盘内存决定使用数量，但硬盘实际面积远小于纸质档案，所以即使是大量的档案资料保存起来也无比方便。但在这种保存方式下，事业单位需加强对资料的保存能力，硬盘便于保存，但保存管理方面的难度并没有降低。利用先进的档案管理技术，能够有效，方便的解决事业单位在管理方面的问题，提高档案的管理水平。

2.2 增强档案管理制度，在基础上形成创新

事业单位在档案管理过程中，常常把重点放在档案保存上，当有相关部门需要对档案进行查看和阅读时，才会严格把控，而对档案的收集过程往往没有制度要求。在档案的收集上，常有资料不全面，信息不完整的情况，正是因为单位对档案资料的收集过程制度不注意，导致档案管理人员产生不重视的思想。档案在单位后期利用方面有着重要作用，但常常在需要资料的时候找不到，或者完全无记录的情况。因此，事业单位应对档案管理的管理制度进行重审视，重制定，重完善。在档案前期的收集过程中，需要专业的人员进行，对资料全方面的收集，安排相关人员参与收集阶段。同时细化管理制度，从人员方面到档案资料，并且在基本的制度管理上新增创新的理念。根据电子档的新增技术增加对硬盘的管理措施，如：档案管理人员需根据不同部门，不同事件进行硬盘区分；档案管理人员应定期对硬盘进行查看和护理；档案管理人员需对外借硬盘进行实时监管等。由此在增加档案管理制度的同时，进行新制度的施行[2]。

2.3 提高档案管理人员管理水平

档案工作包括着档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目、档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等八个方面。但大多数档案管理人员对档案管理的思想还停留在传统的管理方式上，对新晋管理方法的了解甚少，导致档案管理工作效率低，档案管理人员能力不足。因此，事业单位对档案管理人员的要求应该增强，筛选档案管理人员时，应该着重考查其对档案管理知识的掌握，对档案管理的内容了解程度。同时，对档案管理人员进行定期的档案培训，不让档案管理人员丢失学习的品质，提升档案管理人员对档案知识的认知。对于档案电子化的转变，档案管理人员应学习如何使用电子设备，拥有基础的计算机知识，能够对电子档案进行收集，保存，利用。事业单位可以对档案管理人员进行计算机学习培训，通过专业人员的教学，让档案管理人员能够熟练运用电子设备。这同时也要求事业单位的领导人员对档案管理更加上心，强化档案管理重要性，时刻关注档案管理部门的发展，寻找真正适合档案工作管理的人才。同时，事业单位领导人应向管理人员强调档案的保密性，告知其档案的私密性，重要性。档案关系着事业单位的发展，不少档案信息存在着商业机密，由于档案管理人员缺乏保密的思想，容易无意识泄露相关资料[3-4]。事业单位应加强档案管理人员的保密理念，通过对档案管理人员进行培训等方式，增加档案管理人员的管理水平，能够很大程度上减轻工作压力。

3 结语

现代社会下，事业单位的档案工作存在着困难与挑战，传统的档案管理方式显然已经跟不上如今的时代步伐，无法适应单位的发展前景。因此，事业单位对档案管理工作上应不断创新与改革，转变档案管理人员传统的管理理念。通过引进先进的档案管理技术，完善档案管理制度，提高档案管理人员水平等方针进行档案管理的创新与发展，更加科学，方便的进行档案管理工作。