煤炭企业文书档案整理要点分析

文/陕西韩城矿业王峰煤矿有限责任公司 杨桢

一、煤炭企业中文书档案整理工作的价值

（一）有助于更好地服务企业管理。文书档案整理工作本身具有很强的专业性、机密性与政策性，因此在开展整理工作实践中必须对其重要性形成深刻认识，尤其是当前煤炭企业面临着严峻的发展形势，在开展日常经营与生产活动期间更加依赖于文书档案等方面的凭证作用与参考作用，这也是确保企业各项活动有序开展的重要基础。比如，在煤炭企业发展过程中，针对职工信息、生产资源信息、岗位信息以及交易行为信息等都可以采用文书档案的形式进行保存，尤其是其中包含的许多重要的印信与亲笔手稿等，这是对企业发展情况进行真实展现的重要凭据，可以为后续企业高效地使用这些文书档案信息提供必要的指导依据。

（二）有助于更好地指导企业发展。文书档案整理工作的根本出发点是对煤炭企业发展过程中所形成的各种资料进行分类存储与管理，它们是企业发展决策制定或者发展战略确定中不可或缺的资料。高效地利用这些文书档案资料，可以开展科学化煤炭企业管理工作，为企业现代化建设提供丰富的真实资料支持，避免因为发展信息不透明而直接影响了煤炭企业的健康发展。比如，通过对煤炭企业前一季度的发展资料进行有效整理与分析，及时发现煤炭企业发展中存在的问题，之后针对性调整发展策略，制定适宜的发展战略，更好地促进煤炭企业发展。

二、煤炭企业中文书档案整理工作的要点

（一）成立专门文书档案管理机构。在煤矿企业快速发展的背景下，其所处理的文书档案工作量不断增加，使得以往的档案管理人员无法有效地应对文书档案管理工作。其中很大一部分原因在于档案管理人员的综合能力不足，其中还有许多档案管理人员为兼职人员。为了有效解决这一问题，必须要加快成立专门文书档案管理机构。但是在文书档案管理机构管理期间，煤炭企业需要结合自身的实际情况，专门成立适宜规模的文书档案管理单位与机构。在文书档案管理人员选择期间，必须严格考核他们自身的综合能力，保证他们能胜任档案管理的相关工作，切不可选择素质不高的档案管理人员负责文书档案管理工作。此外，在成立文书档案管理机构时，煤炭企业还要注意确保机构内部的全体管理人员自身的综合管理能力与素质可以切实胜任文书档案管理工作实践任务与要求，如要每天收集、整理、归纳和分析煤炭企业发展过程中形成的一系列文书档案资料，同时还要注意创新运用计算机做好这些文书档案资料与信息的登记工作，尤其是不可忽视对所获得资料的真实性进行认真审核，这样才能更好地发挥所构建文书档案管理机构在整理文书档案数据方面的积极作用。

（二）提升文书档案管理人员素质。有效促进煤炭企业的发展，离不开文书档案数据的支持。而文书档案数据的整理离不开专门的档案管理人员，所以为了提升文书档案管理工作的成效，必须要高度重视提升文书档案管理人员的综合素质，这主要是由于文书档案整理工作不仅需要管理人员掌握扎实的文书档案管理基础知识，同样要求他们广泛涉猎数学、语文、哲理、历史等学科方面的知识。因此，相关部门与机构必须要高度重视组织文书档案管理人员，定期或不定期开展有关文书档案管理工作方面的教育与培训活动，为他们提供相互沟通和交流的机会，并指导他们深入了解与学习文书档案管理方面的专业知识与技能，结合国外一些相关方面的成功工作经验与方法，持续性更新实际的档案管理工作理念、技术与方法，保证更好地提升全体文书档案管理人员整理文书档案数据的能力。特别是伴随着信息技术与计算机技术的快速发展，煤炭企业也要注意及时转变档案管理人员的文书档案管理理念与模式，如可以要求他们采取一些信息化管理系统与技术来高效地开展文书档案数据整理工作。此外，也要注意提升文书档案管理人员整理相关档案数据与资料的工作能力，如要保证他们灵活地运用各种现代化办公设备来对电子档案资料进行有效保存、维护与管理，切实在煤炭企业当中打造一支高素质的文书档案管理队伍，夯实文书档案整理工作的基础。

（三）增强文书档案管理的规范性。文书档案管理工作的有序开展离不开规范化的文书档案管理，这也是提升文书档案管理效果的一个重要路径。文书的格式、类别、处理流程规范性等方面都会对文书档案整理及管理的成效产生比较大的影响。特别是随着办公自动化程度的增加，当前许多文书档案数据的整理工作需要放在它们形成之时就完成。因此，文书整理工作需要同档案管理工作进行有机结合，利用规范化的文书管理模式提升整体文书档案管理的成效。比如，在平时鉴别、分类与整理对文书的相关文件，要做好这些相关文件形成之初的编号登记工作，且要保证全部完成档案管理工作。这样的规范化文书档案整理及处理方式大大提升了整体工作的效率，避免了文书档案整理工作中出现的重复性劳动，同时也降低了文书档案整理工作实践中可能出现的各种差错的概率，增强了文书与档案协调处理的效果。此外，要注意进一步完善文书档案整理的相关制度，增强其规范化水平，保证可以顺利开展文书档案管理工作。但是在制定文书档案整理方面管理制度期间，要注意结合相关的形势发展及需求，及时修订和完善那些已经不适合煤炭企业工作需求的规范与制度，力求可以借助这些完善的文书档案整理及管理制度增强文书档案数据整理工作的标准化特性，更加高效地提升文书档案管理工作成效。

（四）做好文书档案整理细节工作。在煤炭企业开展文书档案整理实践期间，为了提升文书档案整理的效果，必须要注意平时积累文书档案管理经验与方法，切实做好其中的细节工作。或者说文书档案整理及管理工作的一个有效路径就是要切实做好平时积累。而文书档案资料的收集是整理与管理文书档案中非常重要的一个环节，是整个文档整理实践中最为关键的一点。因此，煤炭企业内部的文书档案管理者必须要注重做好平日的文书档案资料收集与整理工作，这样可以为后续文书档案的归纳、分类、分析以及使用做好铺垫。此外，做好文书档案整理工作的细节工作会涉及众多的内容，如要制定文书档案收集与整理制度，做好详细记录，科学分类，做好档案存档及检索等众多细节工作，才能全面提升文书档案整理的效果，避免因为文书档案整理实践中的某一个环节或某一个方面存在异常情况而影响了其顺利开展。

（五）推进档案整理的信息化进程。信息化时代的到来加快运用信息化技术的步伐，开展信息化档案管理工作实践是煤炭企业开展文书档案整理工作的一个重要方向，因此，在开展文书档案管理工作实践期间，要注意从如下几个方面开展信息化档案管理工作：其一，要注意构建以信息化、数字化数据为核心的数据库，对文书档案数据的格式进行统一化和规范化处理，确保其可靠性、安全性与规范性，为有效收集与整理文书档案数据做好铺垫。其二，要在收集、整理、归纳和录入文书档案资料的过程中创新应用计算机设备，借助信息化管理方式显著提升文书档案整理工作的自动化水平。其三，要加快构建文书档案信息的网络平台，在其中录入文书档案信息，并相应地构建文书档案信息整理平台与中心，实现利用移动互联网等来高效地传输文书档案数据，从而可以极大地提升文书档案整理工作的信息化水平，也可以为煤炭企业内部的文书档案资料整理机构提供更加优质、便捷的服务。

（六）强化文书档案整理数据保护。煤炭企业的发展，加强了文书档案数据的信息化建设与管理，相应的文书档案数据整理工作也越来越多地采用数字化的文书档案数据，这为文书档案管理人员开展文书档案整理工作提供了极大的便利。然而，由于数字化的文书档案数据的应用是建立在网络基础上，使得这些文书档案信息容易遭受盗窃或损坏。因此，煤炭企业在推进文书档案整理工作信息化进程期间，必须要加强网络安全防护力度，尤其是要切实抵抗计算机病毒或者其他网络病毒的侵袭，确保煤炭企业内部文书档案资料的安全性。比如，在煤炭企业构建信息化的文书档案整理系统期间，要同时注意加强其网络安全防护力度，做好管理系统内网与外网当中的相应安全防护工作，如可以科学设置路由器，清理与屏蔽无关的IP，或者对那些文书档案整理工作有需求的IP进行有效控制，全面确保整个信息化的文书档案管理系统运行的可靠性与安全性，这样才能够更好地发挥信息化技术来提升文书档案整理的有效性。

总之，文书档案整理工作是提升煤炭企业档案管理有效性，确保企业健康发展的一个重要手段。在煤炭企业开展文书档案管理工作期间，可以从成立专门文书档案管理机构，提升文书档案管理人员素质出发，注重增强文书档案管理的规范性，做好文书档案整理细节工作，推进档案整理的信息化进程和强化文书档案整理数据保护，这样才能全面提升文书档案整理工作的成效。