事业单位档案管理创新与改革分析

文/天津市和平区教育综合服务中心 董小溪

事业单位档案管理的主要工作包括对档案信息的核实、储存并实现信息的实时更新。传统的事业单位管理模式耗费大量的人力物力，由于信息化的普及程度较低导致档案的完整性和实时性难以实现，由此可见实行数据化的档案管理是社会形势所趋。研究本文在对目前事业单位档案管理中存在的问题的基础上，针对性地提出事业单位档案管理创新和改革的策略，希望能给相关工作者提供一定的参考。

一、了解事业单位档案管理与模式创新的必要性

（一）新时代社会对人才资源的利用需求增强。事业单位的可持续发展离不开对人才资源的不断挖掘、管理和利用。在如今社会人才需求度不断增加的背景下，事业单位对人才资源的利用和管理能力也需要不断提高。但是由于人力资源管理方面的信息含量高、数量基础较大，传统的档案管理模式具有很大的提升空间，创新档案管理模式能在一定程度上降低档案工作者的管理量，从而优化事业单位内部的组织架构。档案在员工入职、在职以及离职等不同工作时间范围内都发挥着记录过程、实时更新信息的作用，这也是人力资源部门考核、管理的主要参考内容。基于此，事业单位内部档案的处理是满足人才需求和管理的体现。

（二）传统的事业单位档案管理制度与模式不符合发展趋势。在对不同事业单位档案管理模式和管理现状进行调查和分析的基础上，可以总结出传统的纸质化为主的档案管理模式限制了档案管理效率的提高，其中存在弊端要求事业单位相关工作人员不断创新档案管理模式，提高事业单位档案管理数字化和智能化。同时管理人员整体综合素质水平和能力不足，欠缺在专业知识上。因此很多事业单位不够重视档案管理方式，缺乏成熟的管理经验，工作质量要求不高。档案管理人员缺乏专业培养，导致不能正常使用和发挥资源价值。除此之外，管理模式由于封锁性强，在事业单位工作过程中过于死板，缺乏变通、过于封闭，不利于人才的自由发展，同时不利于优化人力资源配置，某种程度上是资源的浪费。

二、目前事业单位档案管理中存在的问题

（一）信息软件不适用、信息化管理不规范。虽然目前已经大力支持先进的管理技术应用在事业单位档案管理工作当中，并且已经推动档案管理工作实现电子化的发展趋势，但是针对目前的实际应用情况来看，还是存在一些比较突出的问题，主要表现为办公和政务系统难以实现统一的自动化模式。各个部门和组织之间会存在信息化建设水平的差异，在具体应用的过程当中，整体性效率不够高，使得信息软件并不适用于所有组织和部门。从目前我国信息化管理制度体系的建设情况来看，还是不够完善，并且缺乏统一性，在制定档案管理工作的相关标准和制度的过程当中，还是缺乏严格的规范，不能确保开展档案管理工作是符合严格的标准和制度的，在一定程度上可能会导致服务质量不合格。会给用户造成不太理想的服务体验，同时也是对社会资源的浪费。

（二）管理模式不利于人才流动。人才流动需要档案的调动，并及时更新对档案中相应的信息。一些事业单位将员工的学历信息和求职信息用纸质的方式进行记录，员工流动时需要在原有档案的基础上不断修改，不仅浪费了大量的工作时间，还容易出现档案信息的遗漏和失误等问题。还有一些事业单位用开放式较强的电子设备记录和储存员工的信息，但是容易造成信息泄露和真实性较低的现象。传统的事业单位人事资源管理，资源封闭性较强、极其注意隐私保护工作。员工个人档案和隐私是非常重要的，需要受到相应保护。但是事业单位过于隐蔽就会产生相反的效果，不利于人才的调动。

（三）档案管理建设缺乏安全性。目前，档案管理主要依靠一些可靠的平台来进行资料的保存和备份，但是我国信息管理平台在各个方面还不够成熟，安全性能还不够高，因此容易遭到黑客和病毒的破坏和入侵，毁坏和盗取其中档案资料，这对于保护和管理档案信息是非常不利的，由于这种信息存储方式可能会对信息安全造成一定的网络风险和隐患，因此需要相关部门加强安全监管。

（四）管理人员职业素质不够高。虽然现在档案管理工作已经逐步实现自动化、智能化，但是主要的管理工作还是依靠相关管理人员，因此对管理人员的专业素质和技能的要求比较高。但是目前来看，公共资源档案的管理人员还没有很好地适应新时代下形成的信息管理的方式，在运行和操作方面没有完全掌握正确的流程，影响管理的水平和效率，因此相关部门应当对管理人员加强培训，进一步提高他们的知识储备和管理技能水平。

三、新时代创新和改革事业单位档案管理的对策

针对上述目前我国事业单位档案管理工作当中存在一些问题，事业单位有关部门应当积极开展创新和改革管理工作方式，针对一些比较突出的问题，应当立即采取有效的解决对策，下文主要对此进行探讨。

（一）推行档案管理的信息化建设。首先事业单位需要正视目前档案管理的实际情况，进一步推进档案管理实现良好的信息化建设，不能将眼光局限于目前的建设规模，而是应该加大对档案管理工作的资金投入。根据实际需求引入一些先进的设备，并加强相关管理人员专业技能和技术的培训，确保事业单位档案管理建设工作能够稳步进行。同时，还应该注重根据时代的发展趋势来创新和调整对策，在人才管理方面以及工作实施方面都需要通过创新来进一步完善相关管理制度，这样才能够使得目前档案管理工作更加符合时代的需求，更好地发挥公共资源本身的价值，推动档案管理工作得到有效的实施。

（二）扩大档案管理团队。档案管理团队的综合素质水平直接影响着档案管理工作开展的质量。及时为事业单位档案管理团队注入新的活力、不断创新团队管理理念都是保证档案管理工作运转顺利的主要途径。在档案管理团队的日常工作和考核中，可以通过成立专门监督小组和制定相应制度来约束员工的行为。而且对员工要加强思想上的引导，及时召开思想交流会议，同时也可以通过后期的培训等方式来提升员工的整体专业素养，从而加强对事业单位整体的人力资源管理。同时作为优秀的管理人员，自身也要严格要求自己，需要具备专业的素养和良好的道德品质，坚决杜绝徇私舞弊现象发生，保证人事档案的安全。针对上文分析来看，管理人员还是占据档案管理工作当中的主导地位，无论是各行各业，都需要重视人才培养，着重发展人才战略。这需要进一步扩大档案管理团队的规模，同时还需要加强对管理人员专业技能的培训工作，需要定期对管理人员开展知识和技能的培训工作，帮助他们提高业务能力，使得他们的个人素质以及知识储备都能够得到有效的提升。同时还应该在日常工作当中，加强对管理人员技能水平的考核，适当开展一些专业竞赛，为管理人员制定合理的奖惩制度，从而有效激发他们积极工作的态度，在日常管理工作当中，还应该加大宣传责任意识，帮助管理人员培养良好的素质。

（三）加大硬件设施建设。硬件设施建设工作在现代化技术发展过程当中占据着重要的地位，同时也影响着公共资源档案管理工作开展的效率，因此，相关部门应当加强对硬件设施的补充和配备，为档案管理工作提供更多现代化办公设备，从而为管理人员开展工作提供便利，更好地提高管理人员参与工作的积极态度，使得硬件设施本身的优势得到有效的发挥。除此之外，在应用软件的同时，还应该要求各个部门加强统一和联合，以便实现公共资源的共享，使得公共资源得到更好的利用。

（四）不断创新管理方式。管理模式的发展随着社会经济发展和产业结构模式的转型不断改变，即管理模式的创新和发展是日新月异的。如果相关管理人员没有创新意识，传统管理模式在新时代中的弊端和落后之处就会不断显现。对于创新管理制度和模式，还需要管理人员在发展的过程中，不断总结经验并进行探索，寻找新的突破口。

四、结语

随着社会的进步和发展，针对目前事业单位档案管理工作的管理方式需要不断创新和完善。这不仅需要进一步提高管理体系的可行性来为整个信息管理工作提供良好的指导作用，还需要在日常工作中加强各个组织团队之间的交流和互动，使用统一的软件来更好地发挥公共资源的价值，实现资源共享化。在平时管理工作当中，还应该积极发现其中存在的问题并加以弥补和改进，这样才能够更好地适应社会的需求。