大数据背景下档案安全管理体系的应用分析

文/烟台市教育装备与技术研究中心 薛盼峰

计算机技术作为大数据的核心载体，已然遍布各领域的各个角落，并逐渐成为社会运作的主要构成部分之一，标志着互联网信息时代的到来。档案安全管理工作作为我国众多领域中的一种，受大数据技术冲击十分明显，迫切需要改革以适应大数据时代的发展所需，提升大数据时代背景下档案安全管理的成效。

一、大数据背景下档案安全管理体系的特征

（一）档案安全管理数据趋于海量化。大数据时代背景下的数据信息层出不穷，海量化特征最为突出，而这些数据中所具备储存价值的视音频、文件、图片等都归属档案工作的管理范畴。与此同时，科学技术的快速发展也使得一些数码科技所产生的有价值视频、照片等被列入档案管理领域中，而这也产生了相当大的数据量。除此以外，档案自身的一系列数字化创建数据与人工生成数据等，都属于档案所应管理的数据，如馆藏中的一些实体性档案借助于拍照、扫描等数字化科技转化成的多类型档案信息数据，也呈现出几何式的增长状态。

（二）档案数据信息需求趋于多样化。大数据时代背景下，社会各领域不仅是产生档案数据信息的一方，而且还是利用档案数据信息的一方，既是生产者也是需求者。当今社会对档案管理信息的需求多种多样，诸如，经济领域中对档案管理中涉及的经济数据、经济案例、经济政策等有着明显需求；文化教育行业对档案馆藏的历史资料、文化脉络、教育历程以及教学实例等数据信息有借鉴需求；网络领域中对档案管理中涉及的网络技术、网络安全、网络政策等需求强烈。但大数据背景下的行业领域广阔，致使档案数据信息需求种类复杂繁多。

（三）档案安全管理数据类别多元化。随着科技与经济向前推进，档案管理的数据信息对象也更加纷繁复杂，所需要划分的类别也趋于多元化。从原本的社会、经济、文化、科技等数据类别管理，到现在的计算机网络、手机客户端等数据类别管理，所覆盖的数据类别更加多元化。与传统仅限于线下的数据类别管理不同，当今档案安全管理工作面对的是线下与线上两个大业态的数据管理，这就使得其面临的数据类别延伸了整整一个业态系统，大大拓展了档案安全管理数据的种类。

二、大数据时代对档案安全管理体系产生的积极影响

（一）档案保存的质量得到提升。以前，我国档案安全管理工作都是以纸质版保存方式为主，这种传统的档案管理模式，安全系数比较低，很容易在自然灾害中遭受破坏，造成有价值信息的丢失。同时，纸质版的档案管理易于老化，一旦检查不及时，相关信息就会随之消失，造成无法弥补的后果。但大数据技术却对档案安全管理工作带来了颠覆性的改革，以往的纸质保存开始转化为云储存，既将各种数据信息存储在计算机硬盘、云盘上，这种现代化的保存方式不仅占用空间极小，而且更加安全，大大延长了保存期限，使得档案保存的质量得到大幅提升。

（二）档案安全管理工作效率得到强化。传统纸质版的档案安全管理工作，给档案安全管理工作人员带来了很大的工作量，无论是收集、归类、摆放环节，还是查寻、打扫、保养等环节，都是相当重的任务。但大数据条件下的信息化管理模式，却可以大幅度减轻档案工作人员的任务量，不但省去了诸多繁杂环节，而且有效避免了信息归档失误或信息丢失等问题发生的概率。另外，采用数字化的档案安全管理方法，一方面可以对原件档案进行保存，另一方面也可以对其进行信息化处理，将其内容予以数据保存，以便查询起来更为方便快捷，从而最大程度提升档案安全管理工作的效率。

（三）档案安全管理成本得到压缩。档案安全管理工作的首要环节就是需要工作人员对其进行批注与整理，故而档案信息保存是非常有限的。然而，大数据背景下能够保存海量信息，同时还能更为高质高效地处理保存信息，既所需花费在档案管理方面的时间更少了，相应的成本耗费也随之大幅下降。另外，由于绝大多数档案都能通过数据化处理进行存储，从而使得档案安全管理人员所能负责的业务涵盖面极大拓展，相应的人员数量需求显著减少，大大节约了档案安全管理工作的人力资源成本，进而档案整体成本耗费明显得到压缩。

三、大数据背景下档案安全管理体系存在的问题

（一）档案安全意识较为薄弱。由于长期受传统档案安全管理工作模式的影响，绝大多数档案工作人员的安全认知依然停留在以往纸质版档案的安全管理层面，对大数据时代背景下的档案安全管理工作没有清晰明确的了解与把控。与纸质版档案的安全管理不同，以计算机为载体的档案云存储模式，对档案安全管理工作提出了新挑战与新要求。比如，尽管计算机技术取得了长足进步，但由于网络虚拟环境极为复杂，且容易遭受黑客及不法分子的攻击，相关数据信息存在被泄露的安全隐患，这就使得档案安全管理体系也面临一定的安全威胁，但当前我国档案安全管理人员安全意识还处于薄弱阶段。对大数据背景下的档案安全隐患并没有足够的了解。

（二）档案信息缺乏安全管理。传统档案管理具有明显的实体性特征，只要避免非法人员潜入档案信息储存场所，对档案查询或提取人员进行严格登记，就能很好地保障其安全。然而，大数据时代背景下的档案信息一般都是进行网络化管理，计算机成为档案信息管理的主要工具。网络的开放性使得很多网民都能自由使用网络领域中的资源，大大增加了档案信息安全管理的难度，如对偷窃或者篡改网络档案信息的现象时有发生。所以，如何解决新形势下档案信息安全管理工作，是我国档案领域面临的一个焦点问题。

（三）档案安全管理体系不够健全。大数据技术在档案管理中的应用虽然带来了诸多便利与创新，但由于其数据库处理必须对外开放，从而使得档案数据信息的安全性与保密性面临严峻挑战。档案安全管理体系是档案信息数据资源进行共享的主要安全保障。因此在对档案管理资源共享的过程中，必须高度重视防控技术的研发与应用，树立较强的安全意识，尽可能地提升数据共享的安全系数，确保档案信息资源的共享与服务都能在安全体系下运行。目前我国针对档案安全管理工作未构建起完善的安全规章制度，致使档案安全管理体系难以紧跟大数据时代发展步伐，致使档案安全管理成为薄弱环节。

四、大数据背景下档案安全管理体系的应用策略

（一）提升档案安全管理意识。在对大数据时代背景下的档案进行安全管理的过程中，必须树立的安全管理意识，对以计算机为依托的大数据档案管理工作予以深刻系统地了解，既要正确认识大数据时代为档案管理工作带来的重大革新与便利，也要高度重视大数据为档案管理工作带来的一些隐藏性安全因素。例如，大数据时代背景下，档案数据的搜集、传输、储存以及查阅等环节的安全工作都必须予以严肃对待，只有确保每一环节的安全工作落到实处，才能实现档案安全管理工作的实效性与高效性，才能实现大数据在档案安全管理领域中的价值最大化。

（二）加强档案信息安全管理。大数据背景下，创建信息化的数据库对档案信息安全管理而言十分必要。虽然数据时代的海量信息使得档案信息出现了数量多、种类杂、形式烦琐等特征，加大了信息数据库建设的难度，但档案管理工作者依然需要对入库的数据信息进行严格筛选，保证数据库的完整、稳定与准确，为档案信息数据库的创建打下坚实的基础。另外，档案信息数据库需要建立现代化的计算机网络运行技术标准，不断提高档案大数据化的硬件配备水平与计算机操作技术水平，以确保档案信息管理的集中化、自动化与便捷化，以及在此基础上实现档案信息管理的安全化。

（三）构建完善的档案安全管理体系。健全的档案安全管理体系是确保大数据时代背景下档案管理安全性的关键举措之一。一方面，需要建立健全档案安全管理制度，切实加强大数据化档案管理的规范化与安全化，保证档案安全管理工作在大数据运行轨道上的平稳运行；另一方面，需要确立健全的安全风险评估制度，从源头处预防档案管理的安全工作，同时做好应急处理准备，实现高质量的安全防范。综上所述，科学的、完善的档案安全管理体系，即能促进档案安全管理的制度化与机制化，又能推动档案安全管理工作的健康可持续发展。

五、结语

档案领域作为信息资源储备与管理的关键手段，能够为社会提供很多有价值的参考数据与信息，但目前档案安全管理无法适应大数据背景下档案管理工作的种类多样、时空不集中、数据庞大等特征，导致档案信息的实际利用价值较低。所以，创新档案安全管理体系的应用模式，满足大数据背景下档案安全管理工作的便捷、容量大、安全等要求，对提升我国档案管理的系统性与安全性影响深远。