守正与创新：新时期高校机要工作探析

文/沈阳大学 张笑楠

高校的机要工作，简单来说就是文件的收发、登记、拟办、分办、督办、保管、归档、保密等相关工作。一般来说，可能会涉及普通文件和涉密文件的管理。高校的机要工作通常都有一整套较为严格的流程和步骤，并且针对每个流程和步骤都有相应的规定。高校的机要工作，看似简单，但实际上也包含着机要工作制度的设计、修改和保管、归档等工作技术，以及保密工作等工作技巧。高校机要工作是否出色，可能直接影响到高校的公文流转和行政运转等工作，其重要性不言而喻。

一、新时期高校机要工作的内容及特点

在新时期，我国的教育状况已经发生了较大的变化，大学教育正在由精英教育变成较为普及的教育，但随着高校数量的扩张，高校的机要工作变得越来越重要、越来越复杂，因此，首先我们应当对新时期的高校机要工作的内容和特点有大致的了解和较为全面的掌握，以便我们更好地熟悉高校机要工作。

（一）高校机要工作的基本内容。新时期，高校机要工作主要包括三个方面的内容：

一是文件资料的全周期管理。高校接收的文件主要来自四个方面：各级党委传送的涉及党务方面的文件；各级政府传送的涉及高校行政及管理方面的文件；上级教育主管部门传送的涉及高校行政及管理的文件；其他单位传送的涉及高校管理及协办事项的文件。高校机要要求工作人员对这些文件的接收、管理、存档、保密、销毁等进行全生命周期的管理。应该说，这些是高校机要工作的主要内容，也是需要花费大量时间和精力从事的传统意义上的机要工作。

二是文件的跟踪办理。高校机要工作人员一般在接收到文件之后，需要根据文件的性质进行分类办理。需要按照一定级别进行传阅的，则需要进行文件的整理，然后通过纸质文件或者内网发送给相关人员进行传阅。而需要进行办理的，则需要将相关文件分送到相关的职能部门，由职能部门根据文件内容进行办理。同时，还需要根据文件是否涉密进行分类处理，如果是涉密文件，则需要按照保密规定进行相应的处理，例如不能复印、不能上网传阅等等；而如果是公开文件，一般会按照电子办公的要求，放到内网上进行传阅或者通过电子文档等方式发送到相关部门办理。

三是其他类型文件的管理。其他类型文件的管理，是高校机要工作的派生工作内容，但是一般的高校也将相关的工作放在机要工作当中来，例如，在安排相关的会议中，要求根据会议内容整理会议纪要，或者是根据会议整理讲话材料等。这部分工作虽然不是机要工作的核心内容，但往往也会成为机要工作的一部分。

（二）高校机要工作的主要特点。高校机要工作虽然程序较为简单，但公文的接收、处理、督办、存档、保密等工作，都往往是高校行政工作的重要内容，因此，在新时期高校机要工作有自己的显著特点，主要表现为：一是具有较高的保密性。时代的发展，对高校机要工作的保密性提出了更高的要求，这要求高校机要工作的保密重要性在快速提升。由于高校具有一定的行政级别，因此，往往会收到不同类型的涉密文件。而随着高校行政办公系统中计算机的普及，又往往会要求进行电子办公，这就对高校机要工作的保密性提出了挑战。二是具有一定的程式化。程式化是指高校的机要工作具备相对较为固定的流程，例如在处理涉密或者可以公开的文件时，高校一般有较为成型的规定，即针对这些文件如何进行公文处理。在收到文件之后，如何进行办理，也往往会形成一套相对较为固定的流程。这和其他的高校行政有着较为明显的区别。三是具有相对较高的时效性。由于高校机要工作主要是公文的接收和处理，而公文具有较高的时效性，这也就要求高校机要工作具备相应的时效性。这种时效性体现在接收公文时要及时处置公文，对是否需要进行传阅、是否需要发送其他高校行政部门处理等作出正确判断，或者是请示领导后及时处理。

二、守正：新时期高校机要工作的强化途径

在新形势下，我们应当加强对高校机要工作的管理，继续做好传统机要工作。

（一）重点强化党管机要的原则。在新形势下，我们要重点坚持和强化党管机要的原则，将党的制度和治党原则贯穿于机要工作的始终：在机要工作的思想意识形态上要坚持党的原则，在机要工作的具体落实上也要体现党的工作方法。将党管机要的原则始终落实在高校机要工作中，无论是高校机关管理的机要工作，还是各学院的机要工作，都要落实好党管机要的原则和方式方法。

（二）加强高校机要工作的制度建设。制度是治理好高校机要工作的关键措施，只有加强制度的设计和安排，才能将高校机要工作维持在正常和严格管理的范围内，强化高校机要工作的管理，要不断提高高校机要工作的治理水平和治理能力。一方面，应当建立高校机要工作的文件处理制度，设计好并维护好文件的收发、分办、督办、保管、归档等一系列的制度安排，对每一个步骤都作出详细的规定，让高校机要工作人员能够有章可循、照章办事，从而不断提高文件管理水平；另一方面，是要建立高校机要文件的保密制度。在保密要求不断提高的新形势下，只有建立严格的保密制度，才能让工作人员从意识和工作上重视保密工作，并按照保密制度严格执行文件的保密工作。

（三）严格执行细致保密的高校机要工作流程。在建立了高校机要工作的各项规章制度之后，重要的任务是机要文件的落实问题。在收到之后文件，需要严格执行细致且保密的工作流程。对于需要流转传阅的文件，要及时登记，并汇编成册，及时将文件送达需要传阅的高校管理层或者中层干部手中，并提示他们及时签名并及时送回机要工作部门，或者流转给下一位传阅者。对于需要转发职能部门办理的文件，则需要及时转发给相关部门，并通过电话、见面等方式提醒对方接收并及时办理相关业务，机要工作人员还需要及时监督文件办理过程和结果反馈，对于未能及时反馈结果的，还应当及时提醒。

（四）严格做好文件的清退、归档及销毁工作。这三项工作是高校机要工作的重要组成部分，也是文件整理的三个主要途径。对于部分文件，需要在一定的期限内，清退文件，即按照规定将文件退回发文单位。这就要求机要工作人员对于这类文件有集中的登记管理，并注意在一定时间内清退所需文件。对于大部分文件，可能需要做好文件的归档，及时将文件按照不同的发文来源渠道进行整理，做好归档工作。对于部分已经超过时限的文件，需要按照要求进行登记造册，及时销毁，从而做到有据可查。

三、创新：新时期高校机要工作的创新途径

在新形势下，高校机要工作除了需要做好传统机要工作之外，还需要适度创新，创新机要工作的路径和方法，从而满足对高校机要工作不断提高的要求。一是提高政治素质。高校机要工作人员要不断提高政治素质和政治修养，加强对党的政策方针的学习，提高对机要工作的法律规定和学校规章制度的学习，从而全方位提升个人政治素质。二是提高保密意识。在新媒体时代下，各类思潮呈现在网上，作为高校机要工作人员要始终保持保密意识，通过不断学习提高保密意识。对于有保密要求的文件，绝不能上网、复制、复印等，要妥善保管和传输具有保密要求的文件。三是加强信息化办公、计算机等业务培训。随着计算机网络的普及，高校机要工作也基本普及了计算机网络。除了具有保密要求的文件，其他文件应尽量做到无纸化办公，及时依托网络渠道做好文件的宣传和传送。因此，要加强对信息化办公的业务知识培新。高校也应在计算机等方面加强对机要工作人员的知识培训，使机要工作人员的综合素质达到并符合网络时代要求。高校管理层应支持相关业务人员积极参加各类培训，例如可以采取在职进修或者是提升学历教育的方式，也可以邀请专业人士来高校开展相关的讲座和专业培训等等。四是加强队伍建设。专业人才的引进是建立现代化机要业务工作的重点，只有人才工作到位了，才能促进高校机要业务的开展，增强高校机要工作的适应性。通过招聘、遴选等方式，积极加强高校机要工作人员的队伍建设，可以通过公开招考、校内遴选等方式，建立年轻化、专业化（尤其是需要计算机专业方面）的人才队伍，为高校的机要工作建设提供较为合适的人才保障。