文书档案数字化外包服务工作流程及注意事项探析

2021-11-24成都市城市建设档案馆张娟

办公室业务 2021年9期

文/成都市城市建设档案馆张娟

一、纸质档案数字化的必要性

在过去机关工作中，文件多以纸质为载体，按照档案整理规范后形成文书档案。文书档案多是依托档案目录以及台账开展，因此在提供利用的效率、档案统计的准确性以及档案保护方面存在诸多不便。

新时期，在数字化档案馆建设的浪潮中，要求档案管理部门根据社会发展对档案管理和利用工作提出新要求，运用现代信息技术对档案信息进行整理、分类、著录、检索、统计、管理和提供利用等操作过程。同时，档案管理部门也需要对传统档案管理模式进行“思变”过程。信息时代的浪潮以及档案工作的发展趋势，都亟待通过数字化方式对存量纸质档案进行数字化保存，以便提供档案利用，加强对档案实体的保护。因此，对纸质档案开展数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，对提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护都具有积极意义。

本文所讨论的档案数字化是指对已经形成的纸质档案通过扫描方式形成数字化的档案信息，存储于单机电脑，通过特定软件进行管理和利用的过程。

二、项目背景及相关情况

在笔者之前的工作经历中，开展了一项采购外包服务，对8年工作期间陆续形成且已整理完毕、装盒上架的文书档案，约30万页进行扫描数字化的工作。在如何高质量、高效率对这部分档案进行数字化利用，并对产生的数字文件挂接入文书档案管理系统，方便档案的管理利用以及后期顺利移交进综合档案馆直接进行数据挂接等方面，进行了一些实践。本文旨在结合工作过程中相关流程以及经验，对工作做一个回顾，希望可以给将来开展此类工作的同仁一些参考。

三、工作开展情况

根据实际情况，可将工作分为前期准备、项目实施、验收三个阶段，具体可分为以下步骤：

（一）数据统计。前期我们首先利用档案管理系统中著录的档案目录信息，对历年形成的档案数量，分形成年度和保管期限按件数、页数进行了详细统计，汇总形成统计表，作为前期询价和测算项目经费预算、所需工期等的依据。

（二）进行市场询价。邀请开展过文书档案数字化工作的企业5-7家实地上门查看档案情况，重点查看档案装订，纸张新旧、有无破损，纸张大小等情况，同时，还要告知对方此项目要求的工期，方便其根据档案实际情况和工期安排人员、配备合适的设备以及做项目实施计划并测算服务报价。

（三）项目立项。根据各企业提供的初次报价，根据文件形成的纸张规格测算一页文件数字化所需单价（一般文书档案为A4、A3纸张，特殊的有其他尺寸）及项目总预算，申请项目立项及采购经费。

（四）发出采购文件。项目立项获批后，按照单位采购程序向供应商发出采购文件。基于此项目为服务项目，非单纯货物采购，因此，不建议使用询价方式。建议采用对供应商资质、报价、项目组织实施方案、人员组织实施、过程中相关管理措施等进行综合评价的方式来确定供应商。

（五）作业场地准备。采购文件发出后，在等待供应商响应期间，可对拟作为本项目作业场所作准备，主要包括配备必要的办公桌椅、铁皮柜等，安装监控设备，布置局域网络等，做好供应商进场的相关准备。

（六）组织采购和签订项目服务合同。根据供应商提供的响应文件，对照评价条件，综合选定供应商，依据竞争性磋商文件，对相关服务条款进行细化后签订项目服务合同。

根据本项目实际，供应商提供的主要服务内容为：档案前期处理（包括调卷、需拆卷扫描档案确认、页面修整、逐份编码）、图文扫描、图像处理（图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污、图像质量检查）、档案著录并打印卷内目录、对扫描后的图像文件与文件级目录挂接、刻盘备份、还原装订、归库。

本项目相关技术标准、操作规程主要应符合：《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2017）《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）、《成都市电子档案数据（数字化副本）接收要求》（成档发〔2018〕3号）的相关要求。

本项目商务要求主要为：项目交付时间，付款方式和付款时间。为督促供应商更好履行合同，保证项目实施进度，付款方式建议采用依项目进度，完成一定工作量经验收合格后，付一定款项的方式，同时，预留一部分款项作为项目质保金，项目质保期满后用于支付，保证甲方在后期档案利用过程中有充足的时间对档案数字化质量进行检验。

本项目安全保密要求为：遵守国家保密法律及相关法规，实施过程符合《档案数字化外包安全管理规范》，遵守《保密协议》。档案扫描工作必须在指定场所内开展并确保其正常秩序和安全。对从事本项目的人员进行安全保密教育和必要的上岗培训确保。从事本项目人员无任何违法犯罪行为。使用通过安全认证的设备和管理软件开展本项目。各项加工服务工作必须在我单位指定的工作场所内完成，不得将档案原件、扫描图片等相关文件以任何方式带出加工场地，整理后剔除的无保存必要的文件材料由我单位按规定处理。不得遗失、损毁和篡改档案。落实确保档案加工场所安全的相应措施。

除上述要求外，合同还应对数字化加工成果的验收标准，验收方法，保持项目人员稳定性等方面做出规定。本项目主要是按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《成都市电子档案数据（数字化副本）接收要求》的相关要求进行验收，验收方法是供应商百分百自检和我单位抽检结合方式进行，对图像质量和数据挂接质量的检查验收，能够采用计算机自动检验的项目（如分辨率、色彩模式、尺寸、存储格式和容量等）进行100%自验，合格率应达到100%。对无法自动检验的项目，采用人工检验方式抽检，抽检率不低于10%，对于数据挂接质量指标抽检合格率应为100%，其他项目合格率不低于95%。此外，还应保证确保接收数据接口规范，自动生成移交载体数据包（机读目录+全文），以便后期能顺利移交进入综合档案馆。

此外，还应约定项目结束后的数据免费维护周期，维护内容包括：目录数据错误修改、漏扫描文件的补扫、不规范图像文件的处理、数据光盘重新刻录、索引维护等，以便在后期利用过程中发现前期抽检过程中暂未发现的错误后，能安排供应商及时更正。

（七）项目组织实施。项目实施过程中，均需比照项目合同中商务要求、技术要求、保密要求等严格落实。项目组织实施过程中，安排专人负责与供应商对接，主要涉及档案借还时的清点，项目进度监督实施，项目成果的检查等。在本项目实施过程中，采用对各年度形成档案依次数字化方式，方便档案的借还和检查。同时，为保证项目进度，需要特别留意供应商进度是否按双方约定进度执行，如进度迟缓，则应要求供应商增配人手，以保证项目进度。

（八）项目验收。本项目采用每年度档案扫描完成后，即开展档案验收，方便及时发现问题，及时整改，验收完一年的档案后，再对档案进行归库。

通过严格执行上述流程，我单位在3个月时间内，圆满完成了项目的组织实施并顺利通过验收，为后期档案高效率利用打下了良好基础。