新时期企业办公室管理及方法创新

2021-11-23王苹

商品与质量 2021年7期

王苹

国网黑龙江嫩江市电业局有限公司黑龙江黑河 161499

1 企业办公室工作现状

习近平总书记曾用“重、苦、杂、难”四个字形容办公系统工作的特殊地位。企业办公室作为一个综合、全面的办事机构，既担负着执行、参谋等宏观管理职能，又担负着文件起草、督办协调、业务接待、通讯收发、综合事务管理等微观服务任务，是企业运转中承上启下、协调左右、联系内外的“枢纽”，全力服务中心工作，促进国有资产的保值增值。但是，由于受到传统工作观念的约束和办公室工作千头万绪、琐碎复杂的工作实际，也使得企业办公室在发挥桥梁纽带作用中受到相应影响，集中体现在如下三个方面。

（1）综合管理素质有待进一步提升。办公室的性质、地位和作用，决定了办公室工作人员需要具备即“专”又“通”的综合业务素质，也就是人们常说的“杂家”。目前而言，办公室人员平时忙于处理各类繁杂事务，难以进行系统的政治理论学习，知识储备更新不够及时，存在一定程度的“偏科”，如往往偏重社会科学，而疏忽自然科学、管理科学等方面知识积累，这就导致存在一定程度上的知识老化现象，不能充分发挥辅助决策的参谋作用[1]。

（2）思维方式有待进一步转变。由于被赋予的责任和任务的特殊，办公室综合素质的高低直接影响到工作的质量和效率。日常工作中要特别注重在思维方式上的深度转变，从忙于抓事务性工作向抓大事、谋大事转变；从关注做好眼前工作向实现前瞻性服务转变；从被动完成交办的任务向主动服务和管理有效上转变。

（3）政策制度领会仍需进一步深化。办公室具有工作任务重、随机性大的特点，这就要求办公室工作人员从“强化业务、有效管理、倡导服务、增强能力、提高效益”五个维度出发，立足工作实际，加强对上级精神和要求的领会和贯彻，加强对本企业内部各项制度的理解和内化，将各项制度灵活且有效地落实在各项管理工作。

2 企业办公室管理及方法创新

（1）明确管理目标。目标是企业发展方向是否正确的关键，在办公室日常的工作中，要结合企业发展历史，明确发展目标。目标管理的正确性对于各部门的工作效率和发展方向起着重要的推动作用。企业管理者要结合发展目标，不断改善原有管理制度，最终制定出完善的制度体系，对内部员工形成有效的制约，不断提升在职人员的工作责任感，在本职工作中发挥更加重要的作用。定期开展内部学习和培训，不断提高现有人员的专业素养和文化水平，与企业保持同步，确保内部工作协调有序开展。

（2）会议管理信息化。随着人们生活节奏和办公效率的加快，很多企业引入信息化、智能化等会议管理系统来辅助企业的运营。除保密会议外，原则上均使用无纸化会议系统（ipad），进一步拓宽视频会议软件使用渠道。通过会议APP等手段，进行会议的发布、分享、审核、交流、互动。会议的内容，如议程、公告、咨询、地理交通信息、行程信息等等都可通过会议APP共享。信息化的引入，提高了会议筹备效率，为实现有效的、柔性的、集成化的会议管理提供了可操作平台。

（3）公务接待的精细化管理。公务接待的工作具有协作性，涉及的内容比较多，要求各个单位协作完成。要想确保会议的顺利开展，在会议筹备前期总负责人要和各个单位密切联系，做好规划。接待任务下达后，由企业负责同志选定接待组具体成员，并部署相关接待任务，例如：与合作单位确认职责分工，了解该单位的困难与需求；与酒店落实房间数量，并留够余量，为嘉宾分配房间，落实会议安排以及嘉宾、志愿者和车队司机的用餐地点；了解掌握来宾的人数、姓名、职务、事由、陪同人员、考察内容、行程安排等情况；获取车队司机通讯录，并为车队预备停车地点以及车位等，接待过程中灵活运用所掌握的业务知识，细致入微地完成接待服务工作，最大限度优化接待流程，规范完善接待工作[2]。

（4）综合治理，创新管理模式。在日常工作中，要加强对管理的重视，对于一些成形的制度要加大执行力，此外，对于管理中遇到的问题要及时加以改进。结合企业内部办公现状，制定出符合自身发展需求的管理制度。结合以往工作经验，加强各个部门之间的沟通、交流。此外，不断加强提升现有员工的企业荣誉感和工作责任感，让他们在工作中投入更多的精力。办公室工作人员要认识到自身岗位的重要性，不断提升工作能力，协助各部门做好沟通工作，从而保障企业的高效发展。

（5）协调处理好各部门之间的关系。企业的发展过程好比是一个人的日常生活，其内部组成机构是人身体的不同器官，如果合作中缺乏协调性，那么日常行动就会变得非常困难。也就是说，企业要想获得理想的收益根本不可能。这种协调有序的工作需要办公室做好内部协调，因此办公室的工作能力非常重要。比如，在内部关系处理过程中，企业管理层深入办公室内部对员工进行逐一考察，最终选出符合需求的工作人员。同时，通过考试的形式进行考察，结合其考试结果最终判断其是否能够胜任办公室工作。另外，对于在职人员也要制定出合理的管理制度，通过奖惩机制判定员工是否胜任本职工作，对于优秀者予以适当奖励。通过这种激励制度，提升员工的工作责任感，充分发挥其工作热情，保持积极主动的工作状态，为企业创造更大的经济收益[3]。