浅谈机关事业单位人事档案管理工作存在的问题和办法

王祎洋

辽宁省调兵山市社会保障和民政事务服务中心 辽宁调兵山 112700

我国机关事业单位一直以来都十分重视人事档案的管理和保存，但正所谓“前行路上，不断进步。”我们的档案管理工作也应如此。下面仅就人事档案管理工作存在的一些问题，发表个人的一些薄见，希望能对我们的档案管理工作的进步有一点点帮助。

1 档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理方式落后，不够现代化

由于长久以来机关事业单位档案存储的特点，即以纸质档案原件直接储存，不但安全性差，并且易受客观环境如空气湿度、温度、虫蛀等因素影响较大。虽然近些年来机关事业单位一直在提倡无纸化办公，档案管理工作也正在完成由纸质化向电子化过度，但整个过度工作显然还是不够迅速和全面。首先，在纸质化向电子化过度的过程中，工作人员通常只录入人事档案的基本信息，没能将人事档案的信息逐页扫描进电脑，这样就会造成电子档案录入的不完全。人事档案查询起来最后还是要翻箱倒柜查找纸质版，电子档案的迅捷和完整体现不出来。此外，人事档案的纸质化向电子化过度已有一段时间，虽然曾经一度提倡加快人事档案电子化进程，但随着时间流逝，这项工作的重视度渐渐减弱，战线拉的过长，以至于现今还没有彻底完成。

建议：作为更为便捷也更能保护纸质版人事档案的新途径，人事档案电子化应加快进程、加大力度。首先应确保纸质版人事档案电子录入的完整性，即凡是纸质版人事档案有的信息，电子版人事档案也应具备。做到查找某人档案时，输入名字单位即可以在电脑中迅捷全面地显示出来。此外，人事档案由纸质化转向电子化进程应当加快，此工作战线不易拉的太长。因为战线太长的话，一方面会影响工作进度，拖延人事档案工作现代化的进程；另一方面将会容易造成工作人员的倦怠，影响他们的工作质量和工作热情。要尽快完成过往纸质档案的大批量电子化备份，同时确保新产生的人事档案也要及时备份。

1.2 档案从业人员专业度不够

目前来看，机关事业单位从事档案管理工作的人员，很少有科班出身，大多是一些不相关专业人员上岗从业，他们对档案的基本管理办法可谓知之甚少。加之由于近些年档案管理工作量大、要求高造成的人手不足，上面统筹安排不得不从各个单位抽调临时人员帮忙，亦或者是安排新考入机关事业单位的新人来临时胜任档案管理工作。但不论是以上哪一种，他们的专业程度显然都是不够的，没有专业的知识和技术来从事档案管理工作，对档案整理这种目前来说还是以纸质为主的精细活，都是极为冒险的。因为纸质档案本身性质的脆弱，不专业的手法极易对其造成损害。此外，人事档案作为个人重要信息的记载，具有极高私密性，档案整理人员的流动性和临时性就很难保证人事档案的保密性质。更重要的是，档案管理人员的临时和流动性质，一旦发生档案泄密或涂改等恶性事件时，很难进行追踪和责任落实[1]。

建议：机关事业单位应对档案管理工作重视起来，政府在招聘人员时应注重招收档案相关专业人员，以收获一批真正懂得档案管理专业技能的人员，使得档案管理工作开展起来更加的专业和规整。此外，档案管理工作也是一项任重道远、与时俱进的工作，不能因为从业人员科班出身就忽视继续学习，档案从业人员也应时时刻刻重视培训。把档案管理工作的最新要求、指示，最新的档案管理办法及时完整地传达给各级档案管理人员，是十分重要的事情。人事档案管理工作因为特殊的性质，还应做好保密工作。凡是接触档案整理工作的人员都应做好登记，细致到什么时间谁整理的哪本档案，以便发生恶性事件时有据可查、有源可溯。为了保证人事档案从业人员的易于管理，建议档案管理人员一律安排在编在岗正式员工，杜绝使用临时人员从事档案管理工作。

1.3 档案管理要求变化太快不能达到整齐统一

由于政府近年来对档案管理工作的重视加强，陆续出台了档案管理工作方面的诸多文件，这些文件一方面与时俱进地达到了机关事业单位人事档案的管理新要求，另一方面却给档案整理工作带来了巨大的工作量和困难。具体体现在，前后出台的文件对机关事业单位人事档案管理的要求更新太快，或者说不够一致。这样的结果就是工作人员耗费大量时间精力来整理的人事档案，没多久又被全盘推翻，不得不按新要求重头再来。笔者在相关部门工作，目睹这样的返工已经有好些次。这样的结果就造成工作人员疲于整理，工作积极性减弱，政府方面又耗费大量的人力物力[2]。

建议：政府出台相应文件时应做到深思熟虑，仔细全方位做好调查后，再出台相应文件。尽量做到文件前后要求不有太大偏差，尽量完善先前文件要求，而不是推翻前文件要求，这样就会减少很多不必要的返工。此外，相关部门在执行文件要求时，一定要仔细研读文件精神，不要一知半解、照猫画虎就开展工作，要做到不懂就问，仔细认真地完成人事档案管理工作，以确保档案整理工作的一致性和连贯性[3]。

机关事业单位人事档案管理工作也和其它所有工作一样，总要在日常工作中不断地发现问题、解决问题，才有进步。又因为这项工作自身的很多特殊性，比如保密性和脆弱性，就更决定了档案管理工作的重要。总之，档案管理工作是一项极为重要的工作，它的前路任重而道远，还需要我们所有从业人员的共同努力。衷心希望在我们的努力下，档案管理工作会有新的起色！