国土规划档案管理系统问题分析及对策探讨

和桂芬

云南省香格里拉市自然资源局 云南香格里拉 674499

国土规划档案管理是记录国土资源在利用、规划过程中形成的文字、图片、声像等形式的资料，对国土资源的开发和利用都有重要的数据参考作用，但是在实际工作的开展中，还存在一定不足，制约着国土规划档案管理工作的发展，下文围绕国土规划档案管理系统建设过程中存在的问题和解决对策展开详细的探讨与分析，希望为国家发展贡献绵薄之力。

1 国土规划档案管理的必要性

能有效缓解部门的日常工作压力。为促进社会经济的发展，国土资源的变动更加频繁，部门运行中产生的信息呈直线上涨趋势[1]。通过档案管理将各类信息进行有效的分类，能使部门工作的秩序性更强，即便出现突发状况，也能根据需要迅速查找相关档案，大幅提高部门的工作效率，缓解部门日常运行的工作压力。为部门的工作提供必要的数据参考。由于国土资源管理工作具有涉及部门多、工作量大、数据信息量大等特点，并且做出的决策往往具有较深的影响，通过国土规划档案管理，能为相关人员提供必要的数据参考，使其作出的工作决策更加客观、准确。准确记录部门工作历史数据。国土规划档案管理除记录国土资源信息外，还会对部门内部工作历史、成长历程、政策制度等进行记录，帮助国土资源局在发展的过程中不断总结经验，及时发现前期工作中的漏洞，并结合社会发展趋势对自身工作进行不断优化[2]。

2 目前国土规划档案管理工作中存在的问题

2.1 管理观念有待优化

对国土规划档案管理部门的领导来说，长期的工作中已经形成了既有工作习惯，虽然对国土规划档案管理工作的了解较深，但是存在管理观念较为落后的弊端，并且由于长期投身工作岗位中，自身专业素养未能及时得到更新与优化，造成在实际国土规划档案管理工作中，各项工作未能有效落地，档案管理工作的质量不能得到保证。对部门员工来说，长久以来，国土规划档案管理工作在部门中的受重视程度不高，管理人员容易产生懈怠心理，在工作中一直沿用传统管理模式和工作理念，未能结合社会的发展需求进行更新，造成业务档案划分不细致、资料残缺或堆积严重的问题，不利于后续工作的开展。

2.2 管理模式有待升级

随着社会经济的不断发展，国土资源管理工作量不断加大，不仅部门运行中会产生海量数据，前期工作的不到位还会造成资料堆积的情况，加之管理模式科学性不足，工作效率低下，使得国土规划档案管理工作的工作量和工作压力不断提升。

科技的发展日新月异，网络信息技术已经在各个行业中都得到了不同程度的普及，若能完全实现网络信息管理，势必会从本质上提高国土规划档案管理工作的效率。但是目前部分基层国土局还未能完全进行信息化改革，传统国土资源信息依然采用纸质档案，而运行中产生的新国土资源信息则采用电子档案，改革的不彻底使得档案管理人员需要在实际工作进行双向查阅，使国土规划档案管理工作的工作难度和工作量都大幅提升。造成此种局面的原因主要就是因为领导部门的重视程度不足，使得内部硬件设施和软件平台配备不齐，打乱了档案管理人员的正常工作节奏，反而降低了国土规划档案管理工作的效率。

2.3 欠缺电子档案管理经验

随着网络信息技术的在国土规划档案管理工作中的普及程度不断加深，电子档案的数量不断上涨，档案管理人员的工作模式发生了根本性的变化。但部分档案管理人员受传统档案管理工作的影响较深，并且欠缺电子档案管理经验，对电子档案管理设备和管理平台的操作存在障碍，使得电子档案管理工作未能有效落实。

2.4 档案管理人员的综合素质有待提升

国土规划档案管理工作枯燥性较强，且工作量大、工作内容繁琐，对档案管理人员的专业素养要求较高[3]。部门基层国土局未能在工作过程中对档案管理人员进行定期培训，提高档案管理人员的专业水平，未能制定有效的激励政策，使档案管理人员工作的积极性不高。各种因素都有可能影响档案管理工作的效率，一旦发生误差，还会影响其他部门人员对档案的查阅效率。

3 优化国土规划档案管理工作的对策

3.1 提高部门领导对国土规划档案管理工作的重视程度

部门领导重视程度的高低，会直接影响部门工作的积极性，是提高国土规划档案管理工作质量的重要基础。部门领导应紧跟时代发展步伐，不断更新自身管理观念，积极学习最新的档案管理知识，充分认识到国土规划档案管理工作对促进国家发展的重要性，采取有效的措施促进部门国土规划档案管理工作效率的提升，督促部门档案管理人员保障工作质量，使国土规划档案管理工作能在社会经济发展过程中充分发挥其自身的应用价值。

3.2 建立功能完备的网络档案管理平台

管理人员应加强对网络信息技术的重视度，推动行业向网络信息化方向发展，积极购入先进的硬件设备，招纳网络人才，建立功能完备的网络档案管理平台。同时，结合网络档案管理平台的建设进程制定相应的管理制度，为档案管理人员日常工作的开展提供指导，使其在统一管理制度的要求下不断优化国土规划档案管理工作效率，使国土规划档案管理工作更加标准、规范、系统。

3.3 根据国土资源档案的特性进行科学分类、整理和归档

国土资源分类、整理、归档的效率都会对国土规划档案管理工作的整体效率产生直接的影响。目前在国家相关规定中，国土资源的类型共分为九类，分别是：①综合类；②计划财务类；③地籍管理类；④土地利用规划类；⑤建设用地类：⑥土地监察类：⑦宣传科技类；⑧声像材料类；⑨矿产资源类[4]。这九种类别几乎涵盖了国土资源的所有变动类型，但建设用地的报批和由声像材料形成的文件非常容易在资料的分类、整理和归档过程中被忽略，一旦资料遗失，对会后续建筑工程的有序开展产生不同程度的影响。因此，档案管理人员应结合国土资源档案的特性，严格按照规定的工作流程，及时将相关材料进行整理和归档，才能最大化保证国土资源档案的完整性，保障国土规划档案管理的工作质量。

3.4 提高档案管理人员综合素养

档案管理人员是国土规划档案管理工作中的一线执行人员，其综合素养的高低会直接影响国土规划档案管理工作的质量[5]。因此，国土局需要结合社会需求的变化、行业的发展动态和工作内容的变化对档案管理人员进行定期或必要的培训，提高档案管理人员的综合素养。培训内容不仅包含专业知识，还应包含政治教育和职业素养教育，为档案管理人员树立正确的价值观和职业思维，加强档案管理人员对自身工作的认同感和荣誉感，肯定档案管理人员的价值，使其能更好地开展国土规划档案管理工作。同时，应制定奖惩制度，明确档案管理人员的工作职责，一旦发现档案管理工作中出现问题，需要对问题起因追查到底，提高档案管理人员的责任意识，规范其工作行为，提高国土规划档案管理工作质量；根据档案管理工作的效率和质量对档案管理人员进行相应的奖励，奖励内容包含荣誉奖励和奖金奖励，提高档案管理人员工作的积极性。

3.5 做好档案利用过程中的保密工作

档案管理是国土资源管理的基础，对规划、保护和合理利用国土资源、查处违法用地等方面具有非常重要的作用[6]。实际建档过程中，会将国土资源信息详细记录在档案中，保护国土资源档案的私密性对保护国家安全具有重要的意义。因此，国土局应不断完善档案利用过程中的保密工作，加强保密工作的强度，对不同级别的工作人员进行档案查阅范围和管理范围的限制，在网络信息化改革过程中，对登入网络档案管理平台的人员进行访问权限、查阅权限、拷贝权限等方面的限制，确保国土资源档案不会遗失、泄露。

档案管理人员在日常工作中需要留下详细的工作日志，一旦发现档案管理工作出现问题，能迅速锁定责任人，领导人员还应组织专门人员，对不同管理人员的工作进行监督，对经过查阅的档案完整度进行检查，避免出现信息丢失的情况[7]。

3.6 积极探索档案管理的新方法

第一，国土局应积极借鉴国内外先进的档案管理经验，学习电子档案管理方式，优化电子档案管理的工作流程，加强对电子档案的形成、积累、分类、归档、保管和利用等全过程的统筹力度，使国土资源档案的管理和利用效率更高。

第二，应积极应用先进的科学技术，在国土规划档案管理网络平台的建设中，积极应用5G信息技术、云技术等，使国土规划档案管理工作的智能化水平更高，使档案管理人员和档案使用人员能在移动客户端对相关档案进行管理和使用。国土局应为国土规划档案管理工作的智能化发展提供便利条件，积极引入升级所需设备，提高国土资源档案的储存和利用效率。

第三，国土规划档案管理工作在向信息化方向发展的同时，也为档案管理人员的工作提出了新的要求[8]。国土局应结合国土规划档案管理网络平台的建设程度，对档案管理人员进行必要的技术培训，相关人员应克服自身障碍，积极学习先进的信息管理技术，优化自身国土资源档案信息管理水平，依托自身的过硬技术，更好地适应新形势下的国土规划档案管理工作，更好地为社会服务。

4 结语

综上所述，国土规划档案管理是国土资源管理的基础，对提高土地利用率、促进社会经济发展都具有非常重要的意义。但是部分人员未能充分认识到国土规划档案管理工作的重要性，在国土规划档案管理工作的实际开展中存在一系列问题，相关人员应深入分析问题的起因，在实际工作中进行针对性整改和优化，积极建立国土规划档案管理网络平台，推动国土规划档案管理工作向智能化、信息化方向发展，才能在不断变化的社会形势下，更好的服务社会。