新常态下不动产登记档案管理的特点及作用

王顺章

邯郸市不动产登记中心 河北邯郸 056008

不动产登记是我国重要的物权制度，也是一种物权公示手段，需要不动产权利人进行申请，由国家相关部门给予登记，确定其物权，具有法律效力。目前，我国不动产统一登记档案管理中仍然存在诸多问题，如档案管理混乱、库房保管不当、信息化水平低等问题，致使相关单位服务能力不强，无法发挥不动产统一登记档案管理的作用。在信息化高度发展的今天，人们对于档案管理也提出了更高要求，传统档案管理方式显然无法满足档案管理要求。由此可见，分析新常态下思考如何开展不动产统一登记档案管理工作是十分必要的[1]。

1 新常态下不动产登记档案管理的特征

首先，不动产登记档案管理工作涉及内容多、登记数量大。不动产包括了房屋、土地、矿产资源、林场等多项内容，其中任意一个类型涉及的群体都非常庞大，在具体进行调查、归档过程中都会形成海量数据资料。例如在进行土地不动产管理过程中，要想针对地籍管理工作进行严格落实，就必须要针对土地实际利用状况、地籍状况、登记发证等多个层面内容进行调查，在此过程中必然会形成多种档案资料。其次，不动产登记档案资料具有不可替代性，而且专业性比、较强。不动产登记档案资料涉及契约文件、图纸表册、权证等多项内容以及载体，正是这些内容才充分保证了不动产信息具备客观性和全面性。另外，不动产登记档案制作主体充分体现出了法定性，其是在获取国家授权之后根据不动产相关法律法规以及标准程序由专门机构进行制定的，因此，不动产登记档案管理工作具有较强的社会公信力。

此外，不动产登记档案具有较强的规范性。不动产登记档案目前主要是利用簿册的形式进行登记，而且在登记过程中要保证格式的统一，内容要详尽和准确。另外，不动产档案必须要具备清晰、有序的排列，以期保障其规范性。再次，不动产登记档案的查询和利用具有较强的公开性。只有在充分保障公开性的前提下才能够让不动产登记档案的功能和作用得到有效发挥。因为在进行不动产档案记录内容公示的过程中面向的是全社会，而且作为当事人和相关部门有权对不动产登记档案进行查阅和复制。

2 新常态下不动产登记档案管理工作优化思路

2.1 管理系统建设

不动产统一登记档案管理工作是一项长期工作。在新常态下进行改革，应该完善管理制度、管理标准，并进行系统化建设。不动产统一登记档案管理系统提供主要包括以下几个方面：①信息建档。由专业人员负责核实不动产产权人所提供的证明材料，核实信息内容的准确性，并将相关信息准确登记；②安全维护。成立专门的安全维护制度，明确档案调阅权限，并对各项信息进行分类管理；③应急系统。设立专门的应急管理系统，根据应急管理制度采取紧急措施，解决错档、丢档、损毁等严重问题；④调阅查询。调阅查询是不动产统一登记档案管理中的重要内容，因此应该建立完善的调阅系统，方便内部与外部查询[2]。

2.2 建立完善的不动产登记档案管理信息系统

近些年来，我国不动产登记部门的档案管理系统一直采用传统的管理系统，该系统在现实工作中常常会出现许多不合理的地方。因此，我们有必要继续改革和创新现有档案管理系统，建立一套先进安全的档案管理信息系统。一方面，要升级现有的不动产登记档案管理信息系统，并引进先进的档案管理信息系统，将两个系统有机结合构建不动产登记档案管理信息系统，提升不动产档案管理的信息化水平；另一方面，不动产登记部门的档案管理工作非常复杂，传统的管理模式已经不能满足新的管理要求，新的管理需要信息化和数字化的引入。

2.3 提升不动产登记档案资源的安全

首先，作为不动产登记有关部门的重要文件资源，不动产登记档案一般来说需要长期保存，但我国档案管理一直以来采用的是纸质文件，这种管理方式存在诸多不足，并且比较容易受到损坏，保存周期较短。同时，纸质文件使得管理人员在处理信息和数据时会存在很大的风险。因此，我们要不断开发新技术、新方法、新设备，以此来保存重要文件资源。同时，研发部门要研发一套高安全、保险性能高的管理系统，降低档案管理的风险，从而为档案资源安全管理提供保障。其次，不动产登记档案信息安全建设应放在部门工作的重要位置，扩大不动产登记档案管理服务应与国家机密信息计划紧密结合。同时，不动产登记档案信息安全管理应当严格遵循国家信息安全指导方针和政策，积极响应国家安全部门对不动产登记档案信息安全管理的指导，实现服务同步。此外，要建立健全我国在档案安全管理方面的法律法规，推动各部门管理工作和行为的规范化、法制化，从而促进档案信息资源的安全[3]。

3 结语

不动产登记档案管理工作的优化要充分结合时代特征，在档案管理工作开展过程中要充分融合信息化技术，针对传统纸质档案资料实现妥善管理的同时，要针对不动产登记档案管理工作构建信息化、智能化管理系统，充分利用大数据将相关档案资料统一录入系统，实现信息化管理。同时，结合当前社会上应用广泛的智能化终端，让社会公众与不动产档案信息的距离越来越近，这样就能够让不动产登记档案资料的利用效率得到全面提升