信息化管理在医院药品会计工作的实践探讨

2021-11-23青岛市中心医院

现代经济信息 2021年3期

汤娟林南青岛市中心医院

医院的药品管理涉及到药品的采购、出入库登记、使用和资金管理等多个环节，信息技术快捷、灵活的特性，可以极大地优化药品管理的全流程，有效提升药品会计的日常工作效率和工作质量，提高医院整体的服务质量。现代化信息技术可以根据药品管理的实际情况，对药品质量监管、药品库存监管和药品查询管理。构建基于医院信息系统的药品管理体系，让各部门、各管理人员之间实现资源共享。近些年信息手段的不断进步，使医院信息管理系统进行升级和更新，因此有必要对现代化药品会计信息管理系统进行讨论。

一、医院药品信息化建设的意义

传统药品管理采用人工管理的模式，无论是药品的采购还是销售、出库还是入库全部采用人工清点核查的方式[1]。由于药品的种类繁多，药品的出入比较频繁，因此，药品会计人员的日常工作量非常大，工作难度非常高，很容易因各种因素出现差错，影响医院药品监管体系。一旦人工清点出现差错，就无法对药品的流动和销售进行管理，进而会导致财务管理的失效，无法统计有价值的药品信息。医院药品信息化建设可以实现药房和病区的信息共享，实现采购和出入库流程的全监督，实现药品配发和记账的高效率运行，总体提高医院的药品信息监管水平，提高监管效率。

药品会计的主要职责是负责药品信息的管理、药品财务经济的管理、药品质量和数量的管理、用药计划的管理四个方面，传统人工管理效率低，准确度差，利用信息化系统建设药品管理体系，可以方便药品会计快捷的统计和输入药品信息，精确的计算药品的财物信息，有效清点和盘查药品质量，科学制定用药计划，使药品会计的日常工作更加轻松，整体管理效率进一步提升。

二、目前医院信息化管理系统在药品管理中的应用

(一)主要运用内容

目前医院已经开始建设药品管理的信息系统，当前药物会计在利用信息系统中主要对药品的基本信息进行维护，依据计算机制定药品采购计划，监督药品采购和入库流程，对药品实行出入库的管理。日常根据信息系统进行药品盘点和药品价格的调整，药品财务报表的制定。1.药品会计可以在医院的信息化管理系统中输入药品的名称、单个药品的规格和药品的开发生产厂家、药品的采购单价和销售单价，并将不同药品的货位和编码进行顺序排列，根据药品说明书中的禁忌不良反应和用法用量进行信息化的输入。对药品基本信息的输入可以方便医生参考药品的基本数据，合理用药。药品会计在录入基本信息之后，可以将这部分内容公开，让医生工作室、收费系统和药房都可以共享药品的基本信息，保证医院各个部门之间的紧密配合；2.药品会计可以根据药品的基本信息，在信息系统中列出采购药品的清单，根据医院的实际药品销售量和实际采购量，重新制定药品采购计划。根据历史采购记录制定采购厂家、采购数量和采购成本，方便后续的财务管理审核；3.在药品管理平台中，对药品的出入库信息进行录入和修改，尤其要对药品的入库时间和出库时间进行准确记录，根据药品的出入时间，自动打印生成药品验收单，利用计算机网络系统接入药库和药房，方便药品会计实时统计药品清单；4.药品管理人员定期根据药品的货号和序号进行盘点，根据药品网络数据库中的数量和出入库明细，仔细核对现有药品，并对账务不符的情况进行记录。此环节内因为有信息系统的支持，药品管理人员可以在短时间内确定药品的数量和质量；5.药品会计具有调整药品价格、药品效期管理的职能，因此，利用信息系统，药品会计可以根据医院的实际情况和药品的有效期，对滞销药品进行处理和账目上报，并根据大数据记录下的某一药品种类的销售额，制定科学的药品销售价格。

(二)在应用中存在的缺陷

信息系统虽然会有效提高药品会计的日常工作效率，但其仍然会存在一定的缺陷[2]。例如信息系统在药品管理和输入的过程中程序比较复杂，药品工作人员需要对不同的药品种类进行扫描和输入，才能在信息系统中获取药品的基本信息。信息系统只是为药品的信息提供了录入的平台，而实际医院在用药的过程中会重复使用多种药品，每一个科室和每一个单位之间会重复性的录入同一种药品，这就导致药品会计人员需要根据不同科室之间的用药情况，重新修改或录入药品的使用量。而一些特殊性的药品需要有特殊的存储和保管方式，尤其是一些质地比较特殊、价格昂贵的药品保质期很短，信息系统无法做到实时监控。由于不能直接干预药品质量的检查和监管，药品会计人员还需要在日常通过手工的方式对药品的质量进行检查，而且信息系统只在医院内部实行，无法与厂商实现直接的采购对接，导致药品会计仍然需要在采购环节进行重复核对和录入。

三、新时期医院对信息化管理方式的新要求

随着信息技术的不断升级，医院传统的信息化管理系统也应做出改变，构建以计算机和大数据技术为基础的药品工作和管理系统。药品会计可以在日常工作中，根据医院的信息化管理系统，对业务流程和业务方式进行更新和重组，重新制定服务模式和工作模式。

(一)数据的实时性

药品会计在日常监督和管理药品的过程中，需要依靠药品的相关数据。在信息管理系统中，药品的数据需要实时更新，根据医院全体药房的销售情况、库存情况和调配情况，实时更新药品的基本数据，包括数量数据和质量数据。方便药品会计在日常利用信息系统对药品进行监管，合理分配药品资源。

(二)药品信息的共享性

药品管理系统中不仅需要包含药品的基础信息，药品的保质信息和财务信息等，还需要包括药品在门诊部门的收费情况，住院部门的收费情况，以及病房中的药品用量[3]。也就是说，连接门诊收费系统、住院系统和病房系统，甚至联系护士工作站，利用信息系统将药品的基本信息进行公开。方便药品会计结合药品的信息进行登记和财务管理，方便其他各个部门和系统实时调取药品信息。药品信息的共享环境下，药品会计可以根据药品的信息及时制定采购和补充计划，对日消耗比较大的药品进行及时的补充和质量监管。

(三)药品价格的调控性

药品信息系统可以开发基于药库的价格预测，方便药品会计根据药品的价格变动和价格预测报告，重新制定或调整药品的价格，通过上调或者下调药品的价格，实现医院自身经济利益的发展。同时药品的价格从入库价格到销售价格都需要进行及时的记录，信息系统可以随时跟进药品的流通情况，根据药品的销售额和采购额，自动预测药品价格的发展趋势，帮助药品会计人员进行实时调整售价，减少医院的经济损失。

(四)药品信息的监管性

药品的质量对患者的人身安全具有重要的影响，因此，对药品信息的监管不仅需要包括对药品基本信息的输入和修改，还需要对药品的质量和保质期进行有效的监管，最重要的是对药品的储藏条件和有效期进行监控。处理和操作报废药品，方便药品会计及时发现药品的业务流向，明确临床不合理用药的情况，并进行预警。

四、医院药品信息系统的建设

(一)开发药品招标采购平台系统

医院可以集中性的开发药品招标和采购的平台，出台或制定一套药品采购管理条例，运用大数据系统统计药品的流入数据和药品厂家的资质数据，并在信息系统中开发监控设备，保证药品采购和入库环节的顺利进行。医院可以根据医药信息系统，对药品会计人员进行权限控制，对相关数据系统进行加密处理，根据医药信息系统进行招采标的自动录入，并与开发商在采购平台中积极交流，达成长期合作意向。通过招标和采购平台系统的建设，简便药品会计人员的采购管理工作。监督和跟进药品采购和运输的全过程，在平台下单、在平台进行采购，通过自动化的流程提高采购效率，压缩采购成本。

(二)丰富信息系统子系统的功能

根据药品信息管理系统的不同功能，拆分药房管理、门诊药房和临床实践药房三个子系统，通过子系统的功能实现药品管理，方便药品会计人员的日常统计和监管。在药房管理中，信息系统的主要功能可以包括药品的出入库、药品调价以及账本管理、统计查询等，方便药品会计人员根据信息系统查询药品及财务信息。在门诊药房系统中，主要囊括对药品的医嘱、发出药品的查询、记录，库存的清点，并制定药品的销售额，根据药品的销售额在月末实行库存盘点和报损，结账。在病区药房的管理中，可以包括各种药品的用药量和用药盘点，药品会计人员可以根据住院部门的药品用量，及时补充药房的库存，合理分配每一项药品资源，实现药品的最大化利用[4]。对药品的有效期和储藏条件进行及时的监管，运用信息系统的报警功能，对已经失效或者过期的药品进行报废处理。

(三)药品会计人员学习信息管理技术

信息化管理系统的更新，药品会计人员也需要随之更新自己的管理意识和管理理念，药品会计人员需要及时更新运用信息化的知识，高效利用信息系统完成药品信息的管理和核对。随时学习大数据知识和信息系统、计算机的知识，学会解读大数据的预测和分析报表，根据大数据的反馈，及时解决药品账目和药品库存的问题。随着现代化的信息发展，只有科学的利用医院的药品信息化管理系统，才能提高管理系统的使用率，避免资源的浪费，整体提升药品管理和会计统计的工作效率。