档案管理中信息技术的应用

崔 莉 刘利洁 大庆油田化工有限公司销售分公司

信息时代到来以后，我国的档案管理工作迎来了崭新的突破，传统的档案管理理念、方式等弊端日渐暴露，在很多领域的档案管理工作中，已然进行了信息化探索，发现信息技术在档案管理中的优势突出，有效形成了新的档案管理流程、方式。信息技术下的档案管理更为高效与便捷，有效集成了全部的档案资源，使得档案资源的服务作用凸显，虽然很多主体在档案管理信息化建设方面尚存在很多的不足，但未来随着信息技术的日渐发展，我国档案管理将进入新的阶段。

一、信息技术在档案管理中的作用

(一)拓展档案资源范围

在任何一个档案管理的主体而言，信息技术在档案管理中的应用，使得档案管理的整体模式得以转变，因为信息技术的优势突出，在档案管理方面的应用取代了人工管理，档案管理方面的人力资源投入量大大减少，不仅提高了整体的管理效率，更是在一定程度上拓展了档案资源的范围。传统的档案管理工作中，各种档案资源的获取一般是由人工获得的，获取方式具有很大的单一性，无论是档案资源的获得数量还是获取质量方面，都难以达到最为理想的状态，档案资源缺失的问题普遍存在，正是因为这一问题，主体在开展各项工作中，难以实现对档案资源的合理利用，决策科学性难以保障的同时，也带来了巨大的工作压力与漏洞[1]。而信息时代下将信息技术在档案管理工作中的有效应用，完全解决了这方面的问题，形成了信息化档案管理模式，档案资源的获取和利用都更为便捷，这些档案资源在决策等领域的作用突出。

(二)实现了系统化的档案管理

信息时代到来以后，一切的工作都趋向信息化，对档案管理工作而言，传统人工管理下的问题逐步暴露出来，管理效率低下，档案资源的利用不够。而信息技术在档案管理中的应用，完全可以通过档案信息化系统，在系统内开展档案分类存储、整合与检索等工作，而在此系统内包含了多个的子系统，不同部门之间可以在档案管理工作中实现配合与协调，也就促进了档案管理工作的系统化，不同档案管理流程之间的衔接性更为突出，推进了标准化档案管理工作的开展步伐[2]。

(三)减少档案留存风险

传统的档案管理工作下，一切档案资料多以纸质存放为主，纸质档案的存放不仅会占用大量的存放空间，且纸质材料在多年的存放过程中，必然会出现破损等问题，也就难以保障纸质档案的完整性，给档案管理工作带来了巨大的挑战。而信息技术被应用于档案管理以后，借助于各种新型的信息技术，各种的档案资源都可以以电子化的方式存储，也就消除了纸质档案的存放问题，经由专门电子档案系统的构建，在该系统内集成了全部的档案信息，无论是存放、管理，都更具高效化和便捷性，经由专门存储设备，有效避免了空间资源的过度占用，标准化的分类存放管理模式下，档案资源的调用非常容易，基本上不存在档案留存方面的风险。

二、信息技术在档案管理中的具体应用

(一)信息技术的云储存和备份

在将信息技术应用于档案管理工作中时，如果要有效发挥信息技术的优势，首先应该将纸质的档案资源转化为电子档案，在转化时经由人工录入或者扫描的方式来实现，将全部的档案信息都集中在一个专门的存储设备中，并将这些电子档案备份保存，这种存储方式下的档案资源基本上不会出现传统纸质档案破损、遗失等问题。伴随着大数据时代的到来，各方面的工作都取得了突破式的发展，而信息技术属于大数据时代的基础技术，在不断的技术发展过程中，信息技术、大数据技术等的应用范围逐步扩大，尤其是这些技术在档案管理中的应用，将传统的纸质档案转化为电子档案，有效实现了档案资源的云储存与备份，云端存储下的档案信息化初步实现[3]。

(二)借助计算机程序进行管理

近年来，信息技术的发展越来越成熟，在档案管理领域，可用的信息技术种类越来越多，不同信息技术的结合使用，使得档案管理的技术性优势越发凸显。档案管理信息化模式下，计算机专业程序的开发使得管理流程得以简化，各个主体在档案管理工作的过程中，根据自身的档案管理情况，积极开发出适应自身情况的计算机程序，利用此程序来完成全部的档案管理工作，比如，档案纠偏程序、检索程序等的开发，使得在档案纠偏和检索方面直接调用这些程序，有效克服了传统人工管控模式下的弊端。计算机程序在档案管理中的应用虽然是信息技术在档案管理中应用的直接体现，但因为不同主体的档案管理工作内容、要求都有所不同，在计算机程序的设计上，应根据主体的档案管理实际要求来开展，只有保障了档案管理程序设计与实际情况的一致性，方能够发挥计算机程序在档案管理中的作用，推进信息化管理目标的有效实现。

(三)构建档案信息网

档案信息网的建设是信息技术在档案管理中的突出体现，档案管理信息化的实施过程中，只有构建了档案信息网，才能够利用该网络系统来实现各类档案信息的集成和共享，使得不同部门均能够在档案管理工作中发挥联动作用。档案信息网构建时，必须要由各种信息技术来完成，通过信息技术在不同部门、不同主体和不同类型的档案资源中建立关联关系，使得该档案信息网兼具多方面的功能。

(四)共享管理云技术

在当前技术不断发展的今天，我国的共享管理云技术显然已经取得了一定的发展成就，在很多领域的档案管理工作中都有着广泛的应用，且技术发展日渐成熟。伴随着信息技术的日渐发展，无论是手机终端还是电脑，均可以实现云端的信息传送，正是因为如此，在档案管理工作开展时，云终端充分发挥了其优势和作用。档案管理信息化的发展步伐中，云共享实现以后，在内部的档案管理中，就可以充分实现各种档案信息与资源的实时共享，通过这一目标的实现，也就保障将传统的档案管理模式充分转变成为了云管理，这一技术的发展，使得能够在全国范围内逐步形成档案数据库，不同企业之间的信息下载和上传将更为便捷，也就为沟通交流提供了平台。但云端建立以后，各个单位都应该在日常的工作中做好云端的维护与管理，为信息存储和传输提供相对安全的云端环境。

三、信息技术在档案管理中的应用策略

(一)集中化管理档案

任何一个单位在开展各项工作的过程中，所产生的档案资源和数据量都是非常庞大的，信息时代下的档案管理工作中，对海量档案资源和数据的管理尤为重要。相关主体在实际的工作过程中，都应该根据自身的档案管理现状，积极更新当下的档案信息载体，加强各类档案的集中化管理。传统的档案管理模式下，大多坚持的是分片区管理原则，上到国家、下到县市，均存在各自对应的档案管理系统，不同层级的档案管理系统之间并不存在紧密的联系，这种独立性特征使得在档案管理工作中，很多的管理工作处于分散独立的状态下，影响了档案管理工作的效率。在当下及未来的信息化发展趋势下，各个主体都应该充分认识到信息技术的优势，在档案管理中坚持集中化理念，将大数据技术、信息技术等多种技术应用于档案管理工作中，实现各类档案资源的整合，形成集中化档案管理平台。在集中化档案管理平台中，各个主体都可以根据自身的档案管理需求，来进行档案资源的采集、存储和调用，有效实现档案信息的共享，为整个的档案管理工作提供便捷。集中化档案管理模式下，档案管理的效率大大提升，管理也更为深入，为未来全国性的档案信息资源平台建设提供了保障。

(二)深度挖掘档案数据

档案资源是十分有用的资源，对于一个单位主体而言，其产生的档案资源信息庞大，在将这些信息充分挖掘以后，就可以筛选出其中的有用信息，进而将这些信息作为决策的依据。因此，信息技术在档案管理中的应用同样要加强对大数据技术的使用，不断挖掘档案信息中的信息，将大数据技术与数据挖掘技术的有效结合，可以有效发挥各种档案资源的价值，为人们提供更好的服务。在档案资源与数据的挖掘过程中，一般要通过分析型数据库来完成，因为分析型数据库兼具高并发和低延时的特点，使得在档案管理的过程中，能够对各种的档案数据加以分析和整合，这一数据库中的相应模块与MYSQL协议、语法标准等具有兼容性，即使面对的是海量的档案数据资源，同样可以快速响应。数据挖掘中可以通过对语义搜索引擎的灵活应用来进行档案数据与资源的分析，从技术原理来看，语义搜索引擎中的基础技术是语义推理技术，经由关键字来搜索信息。语义搜索引擎在档案管理中的应用，使得专业的档案管理人才可以从海量的档案信息中提取其中的信息，数据挖掘更具准确性，推进了档案管理的信息化和智能化。

四、结语

现阶段的档案管理工作中，传统的档案管理模式显然难以与现代化的发展趋势相符合，各个主体在开展档案管理工作的过程中，都应该积极通过信息技术在档案管理工作中的融入，来发挥信息技术的优势，通过档案管理信息化平台和系统建设，集成全部的档案信息，不同部门和岗位人员都可以直接在该信息化平台内进行档案的存储、整合与利用，提升了档案管理的信息化水平。未来各个主体都应该加大在档案管理方面的信息技术投入。