加强档案管理服务 激发灵活就业活力——以山东省为例

文/山东省肥城市公共就业和人才服务中心 于敏

档案是对人才各项活动的原始记录，记录了有关人才的丰富知识以及信息。对人才档案进行管理需要做到专业、机密、灵活，公共就业和人才服务机构在进行人才档案管理时要重视人才的就业活力激发。在大数据技术时代，档案管理也要引入先进技术，探索档案新的服务模式。

一、山东省公共就业和人才档案管理服务升级的必要性分析

随着时代的发展进步，山东省内各级公共就业和人才服务机构已对全部的人才档案进行全新的管理模式探索，根据大数据时代的特征，将人才档案的管理与事业单位的发展融合在一起。大数据技术是信息技术以及海量信息的集合，可以将海量的人才信息、多样化的人才信息以及变化快的人才市场进行综合关联，档案管理借助大数据技术创新人才信息管理的模式和方法，深度分析人才档案的资源利用价值，既可以优化省内各级事业单位对于人才档案管理的效率，又可以基于事业单位发展的需求，广泛招纳适合人才，促使当地的就业市场更加灵活。

山东省引入数据信息技术的方式创新档案管理方式，简政放权，激活档案管理活力，给就业市场高效运转增添动力。山东省的档案管理模式作为服务就业市场的窗口，以服务型的档案管理模式，提升档案管理的水平及服务，借力数据信息技术来优化档案管理的硬件以及软件设备，助力就业市场活力，使得山东省公共就业和人才服务机构能够快速发展，成为更好地服务社会、服务人民群众的重要环节。

山东省在传统的档案管理工作中，思维观念落后，需要基于信息时代的技术以及设备进行档案管理部门的人力资源整合以及档案管理设备的优化，创新档案管理的方法。为了有效改善档案管理的效力，山东省的档案管理服务不断践行新的服务理念，优化档案管理的方法，拓宽人力资源的利用效率，激发就业市场的活力。

二、大数据时代山东省公共就业和人才档案管理服务能力提升的措施

（一）在档案管理模式中引入现代数据信息技术。为了将就业市场与档案管理部门联系在一起，山东省各级公共就业和人才服务机构搭建各部门之间的互联互通的网络渠道，借助互联网平台将人才测评、非正规劳动组织、劳动服务企业管理、职业技能培训以及职业能力鉴定等信息，记录在档案管理内容中，丰富档案数据库，并在互联网技术以及数据信息平台的搭建下做到服务信息一体化管理，确保档案管理实现信息化，使得档案内的工具和资料可以给人才选拔以及就业市场的优化提供信息依据。

各级公共就业和人才服务机构在档案信息化建设的过程中，对待就业、失业以及就业服务进行有序的登记以及衔接，对就业人员以及下岗失业人员等进行全面的登记以及档案管理。各级就业信息管理人员对档案中记录的人员信息，利用大数据技术对人才的知识技能、工作经历、求职意向、求职要求等进行分析，定向地为其推送适当的招聘信息。同时，公共就业和人才服务机构通过大数据技术以及互联网平台与用人单位建立联系，建立用人企业的信息库，包括基本情况、招用人数、工作内容、招录条件、劳动报酬、服务待遇以及社会保险等。例如：山东省潍坊市在人才档案建立以及管理的过程中，应用信息技术的方式，设计《档案保管期限约束制度》和《档案分类大纲》的人才档案管理要求，对档案管理的期限进行设计，优化电子档案的管理模式，建立完善的制度，在电子档案平台中设计检索工具、统计台账的方式，档案管理人员可以定期进行人才的检查，同时根据行业人才的特征设计声像档案和视频档案的形式，做好人才档案的精准管理，并在信息系统的支持下做到电子档案的数字化管理、随时可读可用，提升数字化转化的效率，不仅可以做到电子人才档案的数字化管理，还可以做到档案信息的及时整理、更新、规范。

（二）建设智慧档案，规范档案管理模式。山东省各级公共就业和人才服务机构依据人才储备以及就业市场的需求建设智慧档案库，基于大数据思想来优化当下的档案管理模式。档案管理人员依照信息化服务水平对档案进行科学管理，加大资源的投入，建立现代化的档案管理模式，提升档案服务管理的硬件设施以及软件设备支持。在档案管理的过程中，竭力满足管理部门对于档案保存的需求，同时为了匹配档案管理的需求，硬件设施要及时更新、升级。在软件设施匹配上，各级部门要切实加强电子档案和档案管理系统的安全防卫，确保电子档案的信息资源能够储备安全、完整。在此基础上，在管理电子档案过程中，档案管理人员要深入做好智慧档案管理，构建多元化智慧档案系统，加强对于电子档案的收集以及归档管理，并将就业人才的纸质档案做好电子化升级，寻求各类信息资源收集，并融合在现有的档案管理共享平台中，使得后续的智慧档案智能采集以及自动归档系统运行更为牢固。

为了确保电子档案管理能够服务就业市场，山东省各级公共就业和人才服务机构注重加强档案管理的制度化以及规范化建设。就业服务部门的档案管理人员加强日常制度建设，使管理人员在档案管理的过程中精准地为就业人力资源市场服务。在档案管理模式优化的过程中，全面落实岗位责任制，从细节处抓好档案的过程管理，精细化档案的收集、整理、归档、查询以及借阅等工作，遵照国家的有关规定对人才信息进行全方位追踪，并精准服务于就业市场的人才需求，精准推送人才信息到相匹配的就业岗位中。

（三）加深与其他机构之间的多元协同合作。在多机构、多部门联动的过程中，现代化的信息技术可以推动档案管理技术的应用，完善智慧档案平台的深入思考以及合作研究，借助大数据信息技术的应用来深化与多个机构之间的合作，使得公共就业和人才服务部门中的档案服务更优质。山东省各级公共就业和人才服务机构在人才档案管理的过程中，积极做好档案信息的管理与合作，增强与事业单位、高校、企业之间的合作，考虑大数据技术在档案管理体系中的应用，借助先进的技术以及平台资源来构建档案信息管理联动机制，以此来进一步丰富人才档案资源。

除了机构平台之间的合作，人员之间的合作也是十分有必要的。档案管理人员的服务水平以及专业能力间接影响着人才档案服务管理能力，档案管理人员的素质和修养会给人力资源市场提供更精准的人才匹配。实际运作中，山东省公共就业服务机构建立人、物、技术的联合人才管理模式，在档案管理的过程中，设计省档案管理馆、市级档案管理馆，构建档案保护专业工作室，强化对于档案的管理，并增强对档案信息管理的安全性，制定电子档案文件，实现电子档案的长期保存以及使用。

在此基础上，山东省各级公共就业和人才服务机构应积极地对当前档案管理人员进行强化培养以及提升，档案部门的负责人应积极引导所有的档案管理人员理论的学习，提升全员的信息化素养的建立，建立现代化的人员信息管理思想，档案管理现代化的管理水平持续优化。在档案管理人才管理以及梳理的过程中，各级服务机构进一步明确档案管理的职责和任务，规范整理要求，积累人才档案管理的细节和要求，在省内人才管理的过程中建立更明确的人才考核制度以及岗位职责。在完善的档案管理人才管理体系建设的过程中，档案管理工作分门别类，设定人才档案的类型以及保管的期限，确保档案管理工作能够形成制度化、规范化、标准化。

（四）强化对灵活就业人员的管理。山东省各级公共就业和人才服务机构还依托现有的山东省公共就业人才服务信息系统，强化对灵活就业人员的管理以及选拔，更好地服务当地的各类企业。在灵活就业人员管理的过程中，公共就业服务机构依据企业的需求，客观地依据灵活就业人员的行为表现、劳动关系等做好系统地评价以及整理，定向地输送给就业市场。

在对灵活就业人员进行管理的时候，要建立专门的人事档案管理，设定职务变动、考评、薪酬、劳动合同等文件列入档案材料的管理范畴内，让用人单位可以更细致地了解灵活就业人员的档案信息，在人才选拔的时候做更精准地筛选，同时能够促动各级公共就业和人才服务机构提升人事档案的管理价值，夯实互惠互利的管理基础，增强人力资源市场与人才档案管理系统之间的合作动力。

三、结语

在信息时代，就业问题的解决、优化与社会的各个部门之间都有着紧密联系，山东省在人才管理的过程中做好档案信息的管理以及挖掘，细化分析就业问题与人才档案之间的关系，通过优化档案管理以及服务模式来提升工作创新、服务各级人力资源市场、激活就业市场，突出山东省当地公共就业和人才的档案管理的价值。本文分析了山东省各级公共就业和人才服务机构如何做好人才档案信息的管理，如何借助大数据技术建立智慧人才档案、服务就业市场、焕发市场的就业活力。