医院档案管理工作的现状及创新探讨

文/江苏省东台市妇幼保健院 房艳

医院的档案中存放着我们的个人信息和病例情况，这些信息对于我们至关重要。在购买保险时，保险公司会向医院询证调取我们的档案信息，判断是否符合参保条件；在就医时，医生会调取我们的病例档案，通过档案快速了解病人病情，对症下药。医院的档案管理并不是简单的资料存放，它需要帮助医生快速查找到相关病人的档案信息，同时保证信息的高度安全，避免病人个人信息的泄露。本文从当前医院档案管理中人员的意识、管理的方式等多个方面分析医院档案管理中存在的问题，并提出相应的创新措施。

一、医院档案管理工作的现状

（一）档案保管机制不健全。医院是人员往来最为密集的场所，汇集着来自全国各地的病人。因此，医院所承载的病人档案信息相当庞大，且种类众多。然而，医院档案管理部门的人员数量无法胜任如此巨大的信息量。当前，医院的档案管理部门人数多是三五人不等，并不具备充足的人手。人手不足使得医院档案管理处只能一人兼任管理多部门的档案，一个管理员负责多个部门的档案，意味着管理人员每天将接收到非常庞大的信息量，这就需要管理人员具有超强的记忆力及逻辑分析能力，然而，现有的在职管理人员并不能满足要求。

（二）档案管理技术和设备落后。当前医院档案管理仍采用传统的管理方式，档案整理归纳以人工和纸质信息为主。因此，档案信息整理归纳的速度过慢，档案整理速度根本无法追赶上档案信息量的增长速度。目前，农村合作医疗已基本实现全面覆盖，新农合信息并入有关医院信息档案库，这就为有关医院的档案管理部门带来了巨大的工作量。信息数据库骤然增长，当前的档案信息归档速度无法在规定的时间内及时完成归档任务，档案管理人员为加快归档速度潦草整理档案，极易疏忽其中可能涉及的重要事项或造成信息的错填，从而产生疏漏。

此外，受限于当前医院档案整理方式，医院档案管理部门存放的档案多是纸质版文件。纸质版文件的存放需要格外注意存放环境，而当前医院的档案管理设施陈旧，设备老化问题严重，个别设备甚至无法使用。档案存放环境恶劣，疏忽环境湿度，通风环境较差等，这些现状极易造成现有档案的毁坏，为医院档案管理工作带来困难。

（三）医院对于档案工作的重视程度不够。病例档案是医生了解病人病情，保证治疗连续性的关键。整理、保管病人的病例档案是医院的职责之一。病例档案归档不仅是简单地整理本医院的信息，更重要的是详细整理病人的就诊情况，对于病人就医情况有完整准确地记录归档，让医生可以通过病人的病历档案对病人的病情有完整、准确的认识和判断。然而，当前医院并没有给予档案管理工作相应的重视。多数医院档案管理部门的工作人员是兼职聘用。本身可能没有较强的专业知识，更不可能分门别类存病人病例档案。

此外，医院对于档案管理工作投入资金不足，目前大部分医院的工作重心仍放在提高医疗技术水平上。医院着眼于医疗技术水平的提高并没有错，但不能只关注医疗技术这一方面，档案管理等后勤保障工作同样重要。然而，目前大多数医院着眼于医疗团队建设，高薪聘请国外优秀专家学者或其他同行业领军人物，为此斥下巨资，对于医院的档案管理却很少下拨资金，档案管理部门缺少基本的资金运转，自然就无法聘请更多的员工，更别说是其他专业人员。很多档案管理人员自身的素质相对较差，在工作中产生疏漏也在所难免。

二、针对医院档案管理工作现状的创新

（一）加强档案管理技术的创新性。想要提高医院档案整理的质量，就要从根本上提高档案归档速度。当前医院档案管理部门的员工结构，想要保质保量又快速地完成档案整理工作，就要进行档案整理技术创新。首先，医院要改变医院传统的档案整理模式，学会运用现代科学技术，将“互联网+”融入医院档案管理工作当中，形成“互联网+”医疗档案的新模式。管理人员可以利用互联网进行档案的收集、整理工作。其次，将医疗档案的承载媒介由纸质改为代码。一方面，电子档案不同于纸质档案，电子档案对于存放环境要求更加宽松，无须考虑空气湿度、通风环境等因素，只要保证网络的安全性，就可以保证档案的完整和安全，不会出现纸质档案损毁或者模糊不清的现象。另一方面，电子档案可以缩短就诊时间，提高就诊效率。电子档案不用查询编号进行查找，只要通过病人姓名或信息就可以轻松查询，查找调阅更为方便快捷，可以有效提高档案管理工作人员的查找效率，从而缩短医生查找病例的时间，更加快速获取病人的相关病例信息，提高医疗效率。

（二）强化医院档案管理人员素质建设。医院想要提高医院档案的管理工作效率，提高档案管理工作人员的意识是关键。要让档案管理部门的员工真正意识到档案管理工作的重要性，才能转变他们的工作态度，让他们更加认真细致地对待档案管理工作，对档案的安全负责。首先，医院可以加强档案管理工作人员的培训。一方面，提高管理人员的专业化水平，从而提高档案管理工作的质量。另一方面，是向档案管理人员传递医院十分重视档案管理工作这一讯息，让档案管理人员感受到上级对于工作的重视，从而促使管理人员提高档案归档质量，尽职做好档案管理工作。其次，医院可以增加对于档案管理部门的资金投入，有了充足的资金支持，档案管理部门才能招贤纳士，去寻找更加专业、更加高效的档案管理人员，提升档案管理部门整体职工素质，从而提高档案管理质量。此外，医院对于档案管理部门的资金援助可以间接向其他部门展示医院对于档案管理的重视，从而提高其他相关部门的配合力度，为档案管理部门员工归档工作提供更多的帮助和支持，确保档案归档工作顺利完成。

（三）制定完善科学的档案管理制度。没有规矩不成方圆，医院想要建立快速高效的档案管理模式，就要建立健全科学的档案管理制度。首先，明确划分档案管理部门员工职责。在综合档案的管理整合方面，医院应制定相应的管理制度，明确每个人都具体职责，将每个科室档案的保管年限、管理要求进行细化，由专人负责专门的模块，在出现问题时，找负责这一模块的工作人员进行询问处理，做到权责明确统一。其次，可以制定相应的奖惩措施。对于工作细致认真、高效的员工给予资金、假期、荣誉称号等奖励；对于工作中态度不认真、玩忽职守的员工给予批评或罚款等惩罚。赏罚分明，让员工切实感受到认真工作带来的好处，提高员工认真工作的意识，促进档案管理工作的高效运转。

最重要的是，医院要根据医院的具体情况，指定档案管理制度，成立相关的专业小组，确保档案管理制度顺利有效实施。

（四）提高医院对于档案管理工作的重视力度。上行下效，医院档案管理工作的开展情况很大程度上取决于上层对于这一工作的重视力度。只有医院充分认识到档案管理工作的重要性，才能完善相关配套设施的建设，从而提高医院档案管理工作的质量水平。

首先，医院档案管理部门要摆正心态，在进行工作汇报时详细充分地说明档案管理工作的重要性，激起上层领导对于档案管理工作的重视。

其次，档案管理部门要如实反映当前档案管理部门存在的问题，请医院有关领导加以重视，从资金或人员等方面给予支持，从而确保医院档案管理工作得以顺利开展。

再次，医院档案管理部门可以聘请专家开展讲座，邀请医院领导前来参加，通过专家的讲解让领导意识到医院档案整理部门的重要性，通过专家这一第三方媒介向领导阐述当前医院档案整理部门在工作中遇到的困难和诉求，从而加大医院对于档案管理部门的支持力度，提高医院档案整理部门员工归档速度，提高工作效率。另外，邀请专家开展讲座也可以提高本部门档案管理意识，通过与专家进行互动交流可以提升档案管理部门员工的专业化水平，提高医院档案管理部门工作质量。

（五）创新档案管理工作的模式。信息的搜集与整理是医院档案管理工作的基础，只有做好第一步，夯实基础，才能顺利完成后续的档案管理工作。传统的档案管理方式，是由专人整理所有的数据信息，然后分发给其他人做整理归纳，这样在数据的传递过程中极易造成数据丢失和错漏。因此，我们根据情况进行调整，在各个部门设置专门的信息搜集员，搜集员对于负责的信息模块有较强的专业基础，可以对于信息进行更加详尽的描述，防止信息的失真和疏漏。同时，由模块负责人对接负责相应科目的档案管理人员，可以将职责分类细化，减轻工作人员压力的同时，让工作整体脉络更加清晰明了，提高档案整理归纳的效率。

三、结语

医疗卫生关系国计民生，自古以来都是人们关注的重点。档案管理是医生把握病人病情的基础，绝对不容小觑。因此，医院的档案管理工作至关重要。做好医院档案管理工作，需要我们清楚地认识到当前医院档案管理人员意识、管理方式等方面的不足，具体问题具体分析，从问题根源着手，做出相应的创新措施，从而推动医疗卫生行业的快速发展。