档案管理模式改革在医院档案管理中的应用初探

文/广东省江门市新会区中医院院务办公室 梁秀萍 尹朝红 张仲芬

医院是社会公共卫生服务体系的主体，在为社会提供医疗服务、保障居民身体健康方面发挥着重要的作用，而当前，随着医疗体系改革的不断深入，医院的现代化程度越来越高，医院在发展过程当中，产生的档案种类和内容也越来越多，如何对这些档案进行有效的管理，成了当前医院管理中的一个难题。就目前来看，大多数医院依然沿用传统的档案管理模式，在档案管理方面存在着严重的管理缺陷，难以满足现代医疗体系下的医院档案管理需求，在这样的情况下，对医院档案管理模式进行改革，以提升档案管理水平，对推动医院的长远发展来说，有着非常重要的意义。

一、医院综合档案管理的重要性及其改革的必要性分析

（一）医院综合档案管理的重要性分析。1.推动医院的正常运转。医院在日常经营活动当中会产生大量的档案信息，综合档案是医院正常运转的一个重要基础，特别是在现代医疗体系的约束下，医院每一项活动都要进行相关的记录，以方便后期的查阅，而综合档案管理则为医院相关资料的留存和查阅方面发挥着重要的作用，医院才能在此基础上保持正常的运转状态。2.保障医院管理工作的开展。随着市场经济的快速发展，我国的医院都面临着巨大的竞争压力，在现代医疗体系下，全面、完善的医院综合档案是医院管理开展管理工作的重要依据，能够帮助医院对现有的管理模式进行改革，促使医院从传统的管理模式转变为现代化、科学化的管理模式，提升其管理效率，从而使得医院在当前的医疗体系下能够保持良好的运转状态。3.见证医院的发展历程。医院历史是医院文化的一个重要组成部分，是一个医院精神价值观的体现，能够在社会上形成一定的影响，而医院综合档案则是见证医院发展历程的重要资料，它记录了医院发展过程中的重要事件和科研、医疗技术等信息，能够帮助后来者多层次、多角度对医院历史进行探究，对发扬医疗文化和精神来说，有着非常重要的作用，是重要的历史资源。

（二）医院综合档案管理改革的必要性分析。1.数字时代发展的必然要求。当前的时代是信息化时代，人们借助信息技术能够完成以前无法完成的事情，在信息化时代的档案管理工作，不仅仅是档案的保管那么简单，还要借助信息化技术对档案资料进行深入的分析，对需要的资料进行优化整合，这是信息化时代下档案管理的必然要求，而对医院档案管理工作来说，要想实现这些，必须要对传统的管理模式进行改变，在综合档案管理工作中深入普及信息技术，并加以利用，只有这样，才能顺应时代的发展需求，提升档案管理水平，实现对档案的有效管理。2.医院档案管理发展的需要。随着现代医学的不断发展，医院在提供医疗服务、进行医疗交流活动的过程当中，都会产生大量的资料，将这些资料进行归档和管理是一项庞大的工作，医院的综合档案管理若是停滞不前，是无法有效对这些资料进行管理的，况且随着其他行业体系档案管理模式改革方面越来越深入，医院的档案管理也应与时俱进，紧跟档案管理的潮流，才能更好地同其他体系进行学术交流活动，才能为人们提供更好的医疗服务。

二、当前医院档案管理模式现状分析

（一）观念落后，管理意识不足。随着现代医疗体系的不断完善，医院的医疗水平也在不断提升，但是就目前来看，医院过于重视医疗水平的提升，而轻视档案管理工作的落后观念依然十分普遍。在实际的医院管理工作当中，档案管理人员对档案资料管理的重要性认识不足，对档案管理工作不甚重视，导致医院的档案管理十分混乱，经常出现相关档案收集不全面、整理不完善、保存方式缺乏科学性的情况，使得一些重要的资料保存寿命大大缩减，在进行相关医疗交流或者科研活动的时候，无法对有些档案进行查阅，严重制约了医院医疗水平的提升。

（二）内容复杂，管理难度较大。我国的医院大多数为公立医院，主要目的是给社会提供医疗服务，而不是获取利益，随着市场改革的不断深入，政府对医院的支持力度逐渐减小，医院要想保持良好的运转状态，只能依靠自身的运营管理，其运营过程中产生的采购、预算、协议等等资料同样需要进行管理，使得当前医院的档案管理，不仅要对医疗技术方面的资料进行整合，还要对这些运营过程中的资料进行管理（如会计档案、安全生产档案等），其内容的复杂，给医院的档案管理工作增添了不少难度。

（三）体系缺陷，管理手段落后。从目前的医院档案管理情况来看，医院的档案管理体系存在着严重的缺陷，导致当前医院的管理模式比较落后。一方面，医院在档案管理方面缺少专业的人才，档案管理工作往往由医护人员兼任，缺乏档案管理相关知识，导致其在医院档案管理过程只能进行一些资料的收集和整理，却无法让档案更加规范、科学。另一方面，技术体系存在一定的缺陷，在信息化高度发达的今天，部分医院依然完全采取人工归档的方式对档案进行整理和管理，不仅管理效率大打折扣，还会导致档案在查找、调用时，效率较低。

三、医院综合档案管理中，管理模式的改革策略分析

（一）提升档案管理者的意识和素养。针对当前医院档案管理工作当中，相关人员观念落后，管理意识不足的问题，医院应当将改革的重点放在人身上，人是进行档案管理的主体，医院应当以此为出发点，对档案管理人员开展专题培训，促使其管理意识和责任心得到提升，能够清楚地认识到医院档案管理工作的重要性，促使其自觉规范自己在档案管理中的行为，保障档案的真实性和可靠性。同时引进《档案法》等相关法律条例，开展档案管理理论知识的学习活动，并定期进行管理经验的交流，进而提升管理人员的专业素养，使得其能够充分应对医院综合档案管理工作，对其进行分析、整理、归档，提升档案管理方面的专业性，从而实现对医院档案的有序管理。

（二）加强医院综合档案管理的信息化建设。时代在不断地发展和进步，医院的档案管理模式改革也应当顺应时代的需求，针对档案内容量大、管理难度大的劣势，医院应当积极推进计算机技术在档案管理中的合理应用，积极推行信息化档案管理体系建设，以信息技术手段来提升医院的档案管理水平。医院可以引进华夏档案管理系统，从而实现对相关资料的电子化管理，省去了一些繁琐的环节，使得管理效率得到了明显的提升。不仅如此，华夏档案管理系统还通过录入卷内目录和档案目录，相关人员可以在管理系统中利用搜索引擎，以搜索关键词的方式快速对所需要的档案编号和所存放位置进行查找，提高其查找的便捷性，实现档案高效的管理。医院档案管理的信息化建设是大势所趋，能够让档案管理工作更加规范化和现代化。

（三）建立健全的现代化综合档案管理体系。当前医院档案管理工作手段落后，效率低下的一个重要原因，还有就是档案管理体系存在一定的缺陷，从而使得档案管理水平长期得不到提升。针对这样的情况，医院应当建立健全的现代化档案管理体系，实行专人专管的制度，将档案管理责任落实到科室和个人，或者按照档案类别分别指定管理负责人，在日常工作中根据档案收录明细表进行档案的收集，并以年度为单位，在每年年初进行上一年度的档案整理和归档。这样一来，档案的整个收录和整理流程就趋于完善，从而避免了因资料收集完善而使得归档不及时的情况出现，促使档案管理更加完善，保证档案的真实可靠。此外，医院还要对档案的管理活动进行监督，坚决杜绝不合理、不合规的情况出现，使得档案的整个管理流程都具备科学性和合理性，从根本上提升档案的管理水平。

四、结语

综上所述，随着现代化医疗体系的改革，医院在经营的过程当中，会产生大量的信息资料，这些信息资料对医院来说，有着非常重要的作用和意义，医院应当采取一定的手段对综合档案进行管理。而就目前来看，医院在档案管理方面仍然存在一定的不足之处，随着时代的改变，传统的档案管理模式已经无法适应现代化的医院档案管理需求，对医院档案管理模式进行改革势在必行，医院应当从实际出发，建立现代化的、信息化的档案管理体系，积极提升管理人员素养，使得档案的管理水平得到有效的提升，充分发挥医院档案的价值。