关于新时期文书档案管理工作的思考

2021-11-23上海市青浦区妇幼保健所吴磊

办公室业务 2021年3期

文/上海市青浦区妇幼保健所吴磊

新时期的文书档案管理工作在档案体系中极为重要，它是数据和历史信息的收集，也是决策的重要参考依据，记录着整个社会的发展。文书档案管理，可以详细帮助企事业单位录入和记载材料信息，为后期的运用提供依据，信息化时代对文书档案管理水平的要求逐渐提高，良好的文书档案将为企事业单位工作的有效开展提供保障。

一、新时期文书档案管理的意义

（一）适应社会发展的需求。在社会不断发展过程中，文书档案管理工作已经被很多企事业单位所重视，逐步成为单位领导决策水平和决策效率的衡量依据。新时期的文书档案管理涵盖了一个单位很多方面的内容，社会发展过程需要文书档案管理作为一个单位的向导，指导和帮助单位更好地发展。

（二）推动社会发展进步。新时期文书档案管理无论是在企业单位，还是事业单位，都是必不可少的。在单位的行政管理上、单位的发展历史上等方方面面都有所运用。所以，文书档案很大程度上推动了社会的发展。例如企业的文书档案管理工作，工作人员总结的研究报告、工作人员的研究信息等，这些研究的数据对推动企业进步，起到至关重要的作用。并且提高文书档案的管理水平，也为后续的企业研究提供快捷方便的全方位资料，促进企业工作的进一步发展。

（三）提供有价值的数据。文书档案工作是一项要求较为严谨的工作，业务性很强，为工作单位提供着很有利和有价值的数据。例如机关单位日常工作中，文书档案包含了日常公书文书的收发、登记、运转管理、档案管理与保管等内容，是企事业单位管理工作的一个重要组成部分。它真实地记录了企事业单位的各项工作，有着重要的查考价值，机关领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题，经常要从文书档案中去查找重要的数据信息，如果档案查到了，很多问题就可以得以解决，顺利地进行工作。

二、文书档案信息化的优点

（一）提高办公效率。文书档案信息化可以利用档案管理系统，将信息资料存储在上面，它解决了以往出现的信息资料收集不完整、字迹不工整等问题，节省了人力，也提高了信息资料的准确性。

（二）实现资源共享。以前的文书档案大多是纸质版，所以无法做到信息资料的共享，造成了资金和资源的浪费，并且纸质版的档案查找资料也较为困难。但是网络技术在企事业单位广泛应用，直接提高了文书档案的利用率，使得信息化的文书档案更加方便快捷。

三、文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案资料整理质量不高。在文书档案管理工作中，文书档案的归档整理是非常重要的。只有将文书档案的资料收集完整，归档整理好，才可以使后续的档案管理工作顺利发展，形成有价值的档案资料。但很多单位行政管理部门不重视文书档案管理的重要性，使得文书档案资料收集不全或归档整理不到位，直接影响了单位档案管理工作的有效价值发挥。

（二）文书档案归档不完整。很多单位对文书档案归档工作有所忽视，也是文书档案管理工作出现问题的主要因素。例如企事业单位要整理归档的文书档案很多，一些资料文件都需要打印。但是随着电子化办公的逐步展开，上报的材料可以直接通过信息化平台传输，这也提高了企事业单位工作人员的办公效率。但是因为这些网络传播的文书材料和文书档案衔接不到位，使得归档不完整。目前文书档案的归档工作主要是硬盘存储、文字性存储、网络传输，硬盘存储因为没有文字进行留底；文字性存储是只存储文字，不存储电子版的材料，所以在一些活动中会出现文书档案资料的不全面；网络传输只是保存最终的资料，不保留收集和统计的数据资料。

（三）工作人员的知识欠缺。由于新时期信息化档案工作的要求，各单位开始不断地引入信息化档案管理系统，这就需要档案管理人员能够熟练运用档案管理系统进行档案管理工作。但是由于一部分档案人员信息化技术知识欠缺，一部分档案人员知识量不高，没有基础的信息化档案管理意识，并且企事业单位也没有对这些人进行信息化档案工作的专业培训。因此，导致档案管理人员对信息化档案的管理不专业。在档案管理工作不断改革和发展中，有一些工作人员只关注自己的工作，从而忽视了在信息化档案管理的发展过程中提高自己。有些在平时档案工作中，没有自我学习的意识，导致在企事业单位信息化档案运用过程中，出现很多的问题，使得档案管理工作滞后。

四、新时期文书档案管理工作的研究措施

（一）强化信息化手段。1.提高信息化平台的实用性。随着科学技术的发展，网络信息技术和数字媒体技术已经面向社会，在人们的生活中被广泛应用，这为我国各个行业带来了新的机遇。现阶段文书档案的管理模式，也由以前的纸质化档案管理模式，改变为新时代的电子化档案管理模式。首先，各文书档案使用单位要升级现在的平台，让单位可以使用综合性更加强的档案管理平台。其次，单位还要升级平台硬件，可以改变信息网络的状态和使用速度，这不仅可以让网络平台可以适应文书档案的管理需求，还可以为单位的文书档案管理工作提供基础保障。2.档案数据进行网络同步。在信息化改革中，文书档案在获取信息资料的同时，还要保证信息资料的真实性，这样也可以让信息技术体现其价值。文书档案的管理部门，不能仅仅是存储信息资料，还要给工作人员提供更多的信息数据，使这些数据能够为工作人员服务。最后，档案管理人员要对搜集到的数据进行分析和整理，并且进行网络同步，这样可以提高档案管理的效率，为企事业单位工作者提供便利。

（二）完善档案管理工作的制度。1.设定基本制度框架。很多企事业单位会把工作的重心放在业务水平的增长方面，而忽视了文书档案的管理工作。所以，使得单位的文书档案管理工作不规范，导致文书档案管理工作的管理水平降低。因此单位首先要解决文书档案的制度管理问题，对管理制度进行强化，这样文书档案的管理也就有了最基本的制度框架，工作人员可以按部就班地开展工作，这样才可以提供更加完整真实的文书档案。2.对各个工作环节进行规划。制定初步制度框架，但是依旧无法满足企事业单位档案资料的需求，所以还要深化研究改革文书档案的制度。首先从文书档案管理的各个工作环节，进行明确的制度规划，这样工作人员可以明确自己的管理工作内容和责任，从而把之前在管理工作中出现的问题进行及时的补充和完善。3.做好管理环节间的衔接。工作人员须对档案管理各环节间的流程进行完美的衔接，同时要对所属环节的工作进行核实和归类，这样可以保证文书档案的流畅性。从企事业单位文书档案管理的实践过程来看，一方面要确保重要信息资料的保密，另一方面要把单位发展历程的资料进行应用探究，所以档案员要对信息资料的每一个流程环节进行无缝衔接。

（三）提高文书档案的管理水平。新时期，文书档案的管理工作要跟上时代的步伐，做到与时俱进，文书档案的管理水平会直接影响到企事业单位的社会形象和文书档案的质量。所以企事业单位一定要积极提高文书档案管理人员的专业水平。1.培养管理人员的专业水平，首先要给管理人员创造不断学习的机会和空间。例如企事业单位可以邀请专家开展讲座，对管理人员进行有针对性的讲解和指导。同时，也可以让管理人员去别的企事业单位进行交流，学习先进的管理模式，提高管理人员的管理水平和综合素质。2.创新文书档案的管理技术。在文书档案管理的过程中，档案人员要对管理技术进行创新，必须增强管理意识，要让管理人员意识到现代化管理技术的重要性，并且还要定期对员工进行专业知识培训，增强文书档案的工作质量。要让管理人员把信息化运用到文书档案的整理和归纳中，保证信息资料的安全性和实用性，也为文书档案的工作人员提供一个良好的环境。

（四）提高管理人员的积极性。提高文书档案工作人员的专业水平的同时，还需要提高工作人员对档案整理的积极性。信息数据除了研究结果需要保存整理，其收集过程中的信息数据也同样需要保存整理，以确保单位使用文书档案的完整性，便于以后的查阅和再利用。