关于企业人事档案信息化管理的思考

2021-11-23浙江物产金属集团有限公司姜小媚

办公室业务 2021年3期

文/浙江物产金属集团有限公司姜小媚

现阶段，先进的信息技术已经渗透到社会各个领域，为人们的生产生活带来巨大的变化，大数据时代已然到来。人事档案作为企业人事部对个人管理的基础与凭证，对于识别干部、选拔人才、干部队伍建设意义重大。然而许多人事管理工作依然停留于纸质档案的管理，从某种程度上降低了档案管理的效率，也造成了资源浪费。因此为适应企业的发展和数字化时代的要求，建立完善的人事档案信息化管理体系是必由之路。

一、为什么要使用信息化手段管理档案

企业档案的信息化管理就是以计算机为基础，将网络作为新型管理平台，对于人事档案信息资源进行更为科学的管理和开发，从而实现由纸质档案向信息化数据档案的转变，能确保内部人员通过计算机和网络技术在短时间内获得所需的准确数据。其主要目标如下：

（一）确保人事档案信息的时效性和准确性，使档案管理变得科学化和高效化。引入信息化的管理方式就是要将档案信息的收集、鉴定、分析、归档和利用都在系统上完成，实现数据共享，提高档案处理效率，同时也能保证人事档案信息的每一次调整和修改都有迹可循，确保信息的准确性。

（二）促进人力资源管理制度改革，完善人才培养体系。人事档案管理信息化有助于企业利用实时更新的人力资源信息进行人才的选拔，利用信息技术及时了解员工的真实表现，全面考察员工，从而促进人才资源的优化配置，提升企业人力资源的竞争力。

（三）人事档案信息化管理要提高人事档案数据的保密性和安全性，保证信息资源的完整。人事档案信息是一种重要的资源，一旦丢失或泄漏会给企业造成巨大的损失。采用信息化手段能有效加强信息的安全性和保密性，减少纸质档案装订过程中的损坏和遗失现象，控制信息资源的使用范围，保证资源的安全性。

二、概念界定

（一）人事档案。人事档案是指自个人出生以来，由正式机构（单位）使用相对标准化、规范化的文本，记录学习、工作经历，其中也包括个人政治履历，奖惩记录。在国有企业招聘、国家公务员考试、参军入伍、出国深造等事项中，都必须进行档案审查。在国有企业干部选拔中，如出现档案不实或伪造档案的情况，有关人员要承担相应的后果。

（二）信息化。人事档案信息化主要指将现代信息技术引入档案管理工作中，将信息技术、储存技术充分应用于人事档案资源的处置、保存、管理和利用当中去，更好地为管理者提供服务。人事档案信息化管理将静态的档案管理转换为动态的档案管理，推动了档案管理工作的发展和进步。信息化包含如下内涵：

档案内容数字化。数字化是信息化的基础，人事档案内容的数字化意味着将所有纸质材料内容都以数字化的信息形态展现，通过照片、图像、扫描件、文字输入等方式实现人事档案的“无纸化”办公，通过电子文件的形式填写或修改人事档案信息，并进行信息的归档和存储。

人事档案利用共享化。人事档案信息化的一个典型特征是永久保密，只对有权限人员开放共享和利用，使用者无须前往档案馆办理手续查询档案，只需要进入数据库就可以在线查阅所需的任何信息，高效快捷且不受时空限制。

三、人事档案信息化管理现状

（一）目前国内企业采用信息化手段进行档案管理所存在的问题。进入新时期后，很多企业已在管理工作中应用信息技术，以此推动信息化建设。但是纵观当前人事档案信息化进程，依然存在着一些需要改进之处。主要表现在以下方面：

第一，设施不完备。各类系统都需要硬件设备支持，缺乏优质硬件的系统，是难以发挥其最大效能的。但设备的购买和维护需要投入大量资金，部分企事业单位对人事档案工作不够重视，投入的资金不足，从而导致人事档案信息化管理设施不完善，信息化进程推进慢。

第二，制度不健全。许多企业在人事档案信息化建设过程中没有制定一套明确的实施方案，出现了标准不一、管理不统一等现象，不符合企业长远发展的需要，对人事档案信息化管理水平的提升具有不利影响。

第三，人员素质有待提升。使用信息化手段管理人事档案，要求从业人员必须具备相应的计算机操作技能和基本数字化知识。但是目前，大多数档案管理从业人员仍习惯于纸质档案管理的老套路，缺乏信息化管理素质，较难适应目前工作需要。

（二）公司推进人事档案信息化管理现状。为提升人事档案管理效率，笔者所在企业（以下简称本公司）早在2003年就开始采用人事管理系统以信息化的手段实现对企业人力资源的高度集成化管理。最早采用朗新人力资源管理系统对人事档案进行整理，使人力资源的规划、招聘、统计等环节在统一平台上实现一体化操作，管理员能方便、快捷地对人事档案进行查询分析，并进行劳动合同管理等。2010年，为提升人力资源档案管理的精细度，公司又上线了SAP人事管理软件，将人事管理模块纳入企业资源管理系统中，增加了人员结构分析、人事报表统计等功能，管理员能在进行档案记录的同时，结合企业领导的实际需要，通过系统进行一些初步的人力资源分析工作。同时本企业使用这两套系统，实现了全员基本档案信息的数字化，将管理触角深入各部门（子公司），在实现“穿透式”管理的基础上，对于公司整体人力资源情况也有了更为全面、清晰的把控，也在一定程度上方便了有关部门，能根据员工特点，进行相应的人岗匹配。

四、存在的问题

尽管本公司实行人事档案信息化管理已有十几年，但仍存在一些问题：

（一）标准化建设还不够完善。档案信息管理的标准化建设是指在档案由实体管理向数据库、网络管理的转变过程中必须要有相关的规范及标准对其进行规定，使任何一项操作和处理都有据可依。本公司2003年初开始尝试人事档案信息化管理时仍处于摸索阶段，对于标准化体系建设的意识不够，故在前期存在着一些录入格式不一致，录入内容不规范等现象，不能充分发挥数据共享功能。

（二）数据利用方式比较单一。从公司人事档案管理信息化总体情况来看，尽管本公司人事档案信息化开始时间早，但忽视了对信息化的档案数据进行管理与利用，在大多数情况下，只是将人事档案信息化建设作为保存档案资料的载体，对所有人事信息实行“数字化”处理来进行录入和查询，但是更为重要的人员分析、数据整合系统都没有做深层次开发，严重限制了人员档案数据的利用效率和系统的使用效果。

五、解决方案与思路

人事档案信息化管理的状态，直接反映了企业内部人事管理水平。所以，其核心是明确管理体系，确定企业各个部门（子公司）的职责范围，形成标准化、规范化的人事档案工作流程，并将这种流程通过系统流程图的形式全面展现出来，并结合实际情况进行必要的流程优化或者流程再造。在实现流程最优的前提下，综合企业各方面的力量，将这种流程使用信息化的手段固化下来，进而逐步共同开发其他所必须的系统功能。

（一）形成统一管理体系。人事档案管理要走上信息化建设的道路，建立一套规范化、标准化的管理体系是首要任务。要明确人事档案管理的专门机构，确定人事档案流转规则，建立档案数字化标准（方便档案录入），开发专门的人事档案管理信息系统，实现数字化管理。在系统管理的基础上，建立可共享的档案信息基础数据库，给予有关人员权限区域数据资源的共建共享。建立健全人事档案信息管理体制，确保人事档案信息规范化、标准化的顺利进行。

（二）加强网络信息安全保护。企业人事档案是企业发展中各种人事资源的集中体现，信息化管理时需要使用计算机技术进行，数据信息通过网络进行传播保证安全性是重要问题。企业要构建科学完善的网络安全防御机制，以此来保障企业人事信息的保密性，防止人事档案数据信息的丢失、人为泄漏。可以安装防火墙和杀毒软件，并定期进行检查，从源头上扼杀网络风险。

（三）提升人事档案信息化资源的利用率。企业除了使用信息化来进行人事档案的储存和汇总之外，还可以根据企业自身的特性开发更多实用功能，将资源的利用率发挥到最大。此举过程中，要注意数据库的建设，确保人事档案信息数据库可以用来全方位考核人才，还可以为其他重要部门提供数据支持。