以信息化管理系统构建医疗设备电子档案的探讨

文/广西医科大学第一附属医院 刘柳

医疗设施设备的电子信息系统应用，目前在我国的使用范围正在逐步扩大，但是在系统的使用和执行中，依然存在不少的问题。如系统数据中仅录入了设备的采购和使用日期，归属部门，但是对于设备的维修和保养记录没有维护，设备使用年限和折旧价值没有直接体现等，在设备盘点中，还需要依赖纸质单据进行逐一盘点，再进行二次的统计和录入，而不是通过设备二维码或者条形码进行系统的直接盘点，在人力资源上造成不少的浪费。

一、信息化系统架构设置的要求

（一）网络架构设置。医疗设施设备系统常用的网络架构有封闭式的网络架构和开放式网络架构，其中，封闭式网络架构的特点是访问量比较小，对服务器要求不高，需要访问的计算机的数量也不多，在系统数据信息共享方面，能够做到系统内相关部门的信息共享，例如在质量管理部门和维修部门之间，通过流程实现数据信息的共享，但是跨部门的查阅和数据调取比较困难。封闭式网络架构在成本支出上比较具有优势，由于只在少数部门之间传输，因此，其信息传输快捷，对硬件要求不高，但是也同样是因为其能够满足的浏览形式比较单一，给其他部门的查阅和调取数据带来阻碍。另外一种网络架构是开放式的网络架构模式，这种系统架构一般会设置专门的计算机作为系统服务器，提升数据查阅和调取的速度，在数据共享方面，能够实现跨部门、跨平台的信息数据共享，但是在资源投入上，也需要付出较大的人力物力，在后期的系统维护和软件升级方面也有较高的难度和挑战。

（二）系统权限设置。无论是封闭式的网络架构还是开放式的网络架构模型，在权限设置上，其设计的逻辑都是一致的，即部门负责人或者系统管理员设置一级权限，具有对数据的查阅、修改、删除等所有权限，对于设施设备的使用部门负责人则设置访问、修改等承担部门固定资产责任的相关权限，对于其他相关人员，如操作使用人员，行政人员等，设置三级权限，仅能对于数据进行查阅，无法对于设备的流转和参数修改进行编辑。通过权限的设置，保证设备数据从录入、流转、报废全生命周期的信息审核和监控。

二、信息化管理系统中对于医疗设备的功能设置及管理

（一）档案资料录入系统模块设计。信息系统的上线，首先离不开基础数据的维护，尤其是基础数据必须确保准确完整，才能对后续的流程的顺利实现创造可能的空间，在医疗设备电子信息系统档案中，其设备管理模块中，需要详细记录设备的参数信息，其记录的方式和逻辑与传统的纸质单据的模式相同，如在系统模块中，含有对于设备数据分类查询的功能，支持按照设备编号、使用人信息、采购日期等不同的字段进行精确或者模糊查询。系统还应该能够满足各类信息数据导出需求，以便提高系统数据的操作便利性。另外，在设备的时间提醒模块，通过设置保修保养期限、报废期限等，系统后台自动计算，在到期之日前主动对管理人员进行提醒。同时，在设备采购环节，当设备签收入库之后，系统将会自动生成设备电子信息档案，包含设备采购的ROI分析报告，采购前期关于设备购买的相关论证资料、相关采购合同、审批流程信息，供应商资质证明等，验收签收单、相关科室的接收流转单据等，只要与设备采购相关的必要材料，在设备入库前的基础资料维护中，都将进入设备的电子信息档案中去。因此，在设备信息系统的电子模块中，对于相关数据资料的上传和维护，需要满足指定模板上传，与自定义上传相结合的方式，在采购前期录入、收货验收、科室流转等环节全部准确进行扫描和上传，同时，在UI设计模块，也要考虑查阅的便利性，提高数据查阅的效率。

（二）质量控制模块设计。质量控制在医学领域中发挥着举足轻重的作用，通过专业信息系统的质量控制程序，有利于合理控制医院在设备方面的投入和支出，对于医院设备运营风险进行实时监控。目前，在医院设备运营管理控制方面，我国还处于相对滞后的发展阶段，很多制度还不够完善，对于设备的监控和管理存在漏洞，通过信息系统对设备运营情况及质量控制程序进行线上监控，有利于提高医院计量质控水平。例如，通过建立计量数据维护模块，对购买的设备进行参数设定，明确设定其校验周期，并在系统截止时间之前完成检验或者外发第三方机构检验，并在计量检查技术之后，及时在系统中录入检验结果，将设备检验凭证通过扫描电子文件的方式上传至电子档案系统中，为其他相关人员查阅调用和下一个检查周期时，提供参考依据。

（三）系统构建中设备保养模块设计。设备维护保养是医院资产管理中最重要的环节之一。及时合理的设备维护，能够直接影响医疗设备的安全性和生命周期，在信息化设备管理系统中，设备维护保养模块主要是指维修记录的详细信息，包含维修周期、维修记录，为设备的后期管理和保养，提供重要的参考数据支持，提高设备的稳定性和修复成功率。在设备保养模块中，需要提供的功能包括调用设备历次保养记录，包含具体的养护内容、零部件更换明细、保养建议等，在维修人员完成相关保养及维修工作之后，需要在系统模块中，维护本次保养的详细信息并保存，系统将记录保存人的ID账号信息及内容，为以后的保养提供参考，依次保存下去，直至设备的生命周期结束。

（四）系统构建中设备报废模块设计。作为医疗系统中医院设备生命周期的最后一个环节，当医院的某些设备因为一些客观的外部因素而无法继续使用，或者达到相应的使用年限时，需要进行相关的报废处理流程。电子信息系统中，对于设备报废的处理，需要有详细记录设备报废的原因。在流程设计中，设备报废需要添加不同部门的审核流程，设备出现年限报废时，应由使用部门，通过信息系统进行报废申请，通过质量控制部门、资产管理部门、上级领导等审核后，系统完成设备报废流程，清除责任人的相关管理职责，并对于报废前所有信息进行存储，已经报废的设备在系统记录中无法进行调转、参数修改等，仅支持查阅。例如：因非常规原因导致的设备无法使用，需要报废时，工作人员应持有相关监督和资产管理部门出具的审核意见，在系统中维护上传，并提交上级部门审核，经过系统审核后，完成报废流程，系统将设备审批及相关数据进行存储，形成设备电子信息档案。为以后的设备信息查阅调用提供数据支持。

（五）底层数据维护模块设计。信息管理系统中底层数据维护，是设备管理信息系统的核心，也是医疗设备管理的基础，在这个功能模块中，要求对设备的原始信息进行准确的维护，包括设备的型号、存放的位置、责任人信息、供应商资料等，这一模块的信息是在设备采购阶段就开始流转，在进入分配领用阶段后不断完善。底层数据模块的设计目的，是对设备原始数据进行收集和存储，建立设备信息档单，完善供应商管理制度，建立设备管理和审核制度。例如：在医院新购置一台医疗设备之后，工作人员需要将设备的基础信息录入信息系统中，当信息被保存后，只要输入设备的编号。或者责任人就能够调出相关的参数信息，包括设备采购前的论证文件、采购日期与供应商信息，责任人信息、存放的位置，主要功能及历次保养和维修记录等。提高设备信息调用的便捷性。

三、结语

信息技术的发展，为医疗设备的管理带来新的技术手段，尤其在算法技术不断成熟、架构搭建更加合理、扩展性不断延伸的今天，构建医疗设备电子档案，提高医疗体系设备管理水平，是未来医学工程管理部门信息化建设的重要方向，通过信息化手段，建立健全设备电子档案，可以帮助医院及时准确调用设备运营数据，监控设备运营状况，对于设备出现的异常及时进行预防和排除，由于电子信息系统的及时性和便利性，任何设备的相关联数据都会被及时存储，包括前期设备采购的论证性分析材料、效益分析、审批资料证件等，在采购比价环节，设备供应商的背景调查、相关运营资质、商务合同等以及后期的维护保养数据、折旧报废审批等等，大大降低了设备的持有成本。事实上，通过设备电子档案中维护的资料信息，能够帮助医院清楚设备在整个生命周期中所产生的一切费用，为成本分摊与效益评估方面带来便利，解决医院财务固定资产成本分摊中的难题。同时，通过电子档案信息的建立，数据参数的详细记录，相关部门还能够提取出很多有价值的信息，如采购和资产管理部门，能够通过系统电子档案中关于设备采购成本、设备故障率、维修记录、售后评价等信息对供应商进行管理，电子档案管理系统的实施，对于医疗企业提高精细化管理能力，具有明显的推动作用。