加强高校二级学院办公室建设的有效途径

文/长安大学工程机械学院 梁佳；长安大学校长办公室 朱武威

近些年来，国家对高等教育事业的投入和关注越来越高，高校的办学规模不断增大，教职工和学生的人数持续增加，随着高等学校“双一流”建设和综合改革进一步深化，学校的党政管理工作重心逐步下移至二级学院，使得其拥有更多的自主权、办学权和管理权，这对高校二级学院的管理模式和水平提出了新的要求和挑战，办公室作为高校二级学院的综合管理和服务机构，其业务范围、性质和工作方式与学校职能部门有较大的不同，办公室的工作效率和质量将直接影响学院和学校的管理和未来的发展。因此，提高高校二级学院办公室的行政管理水平具有重要的理论与实践意义。

一、办公室的主要职责和人员现状

与学校办公室的职责有着明显的区别，高校二级学院办公室是我国高等教育管理的党政管理和服务的基层机构，业务范围宽泛，任务繁杂，紧急性和临时性任务较多。办公室服务的对象是学院党政领导、各教学单位和全院师生，主要承担着为学院提供协调服务、参谋助手、服务保障和监督检查的重要职责，在学院党建工作、学科建设、人才培养、科学研究与实验室建设、社会合作、国际合作与交流和安全稳定方面发挥着至关重要的作用。

以某高校的学院办公室为例，学院办公室主要设有综合管理岗、学科科研实验建设岗、教学岗和党委秘书岗，现有专职党政管理人员9人，其中正科级干部5人、科员4人；中级职称6人、初级职称3人；具有博士学位的4人、硕士学位的2人、学士学位及以下的3人。

二、办公室建设目前存在的问题

（一）管理人员的激励和发展前景不清晰。一是办公室管理人员考核激励机制还不完善，竞争机制缺乏，每天都要处理繁杂的日常事务工作，年终总结或者述职的时候研究成果比较少，获得的奖励比较少，时间久了便缺少工作的积极性。二是与校职能部门人员相比，办公室人员存在晋升空间小、个人发展前景不明、职级和职称晋升希望渺小、个人能力提升无动力等问题。

（二）行政人员的管理理念和相关制度落后。一是管理人员工作局限于完成学校职能部门领导和学院领导安排的任务，协调各部门工作，缺乏服务师生的主动性。二是相关制度落后，虽然近几年修订了学院的各项管理办法和规章制度，但是由于配套的措施还不够完善，导致有些制度还不能完全执行到位。

（三）办公室管理的信息化水平程度不够。随着社会信息化程度不断提高，信息技术为办公室的管理带来了强大的源动力。一是高校二级学院在实施绩效考核和项目申报的时候，大部分是转发学校相关通知和文件，然后通知教职工填写相应的申报表格，导致教职工经常重复提交材料和附件。二是有些审批仍然使用传统的表格进行纸质签批，手续繁琐，工作效率不高。

（四）行政管理人员的协同育人意识不足。高校专任教师和实验室人员可以进行教书育人和实践育人，辅导员通过开展思想政治教育进行育人，行政管理人员认为自己只是教师队伍中的极小一部分，认为自己不直接管理学生，不直接接触教学与科研，只是一个管理服务人员，潜意识淡化了自己的育人意识。

三、加强办公室建设的有效途径

学院办公室工作事务性强、任务繁重，每一项工作都与全局有着密切的联系，要能够分清轻重缓急、统筹协调、合理安排，才能把办公室工作提高到一个新的水平。本文从以下五个方面深入探索加强办公室建设的有效途径：

（一）加强政治理论学习，不断树立大局意识和服务意识。一是加强理论学习和业务专业知识学习，全面提高自身素质，强化进取意识，大力发扬奋发有为的工作作风。不断解放思想，开拓创新，大胆工作，主动作为，在工作中求突破，不断争当先锋模范，切实做好本职工作。二是要牢固树立“管理就是服务”的思想，及时帮助学生解决学习和生活中遇到的困难和问题，待人接物要热情周到，文明办公，全心全意为师生员工服务，营造良好的育人环境，要认真履行岗位职责，模范地遵守校规校纪，处处严以律己，以正确的思想引导学生，以高尚的情操感染学生，以模范的行动带动学生，以出色的工作影响学生，将育人工作贯穿于言传身教中。

（二）完善规章制度，优化办事流程。规章制度是学院领导科学决策、依法治院、规范办学的基础，必须符合党纪党规、国家的法律法规、各类规章制度和学校章程，通过建章立制进一步推进学院管理规范化，通过修订和完善规章制度，建立办公室管理现代化制度。

一个合理的办事流程反映学院的管理水平和运行效率。通过定期梳理学院办公室在公文管理、项目申报、职称评定、印章管理、会议室使用、请销假管理等方面问题，及时根据学校要求，调整办事流程和审批程序，将流程进一步简化，并且通过教学单位和辅导员传达给广大师生，使其了解办事流程，让师生操作更加方便。

（三）加强信息化建设，提高办事效率。信息技术的发展为学院行政管理水平提升带来了新的机遇，各单位利用现代信息技术，提高行政管理效率。学院通过建立信息管理系统来实现相应的功能，主要包括教工管理系统、项目申报管理系统、实验室管理系统、学生管理系统四大模块。教工管理系统主要功能是管理学院教职工在学科建设、人才队伍建设、本科教学、研究生培养、科学研究与社会服务、实验室建设、行政管理工作方面为学院做出的主要工作，同时具有统计和绩效考核功能；项目申报管理系统主要功能是完成学院教职工科研及教学项目研究的申报及评审管理；实验室管理系统主要功能包括实验设备管理、实验预约管理；学生管理系统主要包括学生信息查询以及学生就业信息查询功能；通过此系统才能实现管理工作平台化、信息交流网络化，才能实现“信息多跑路，师生少跑腿”，才能有效提高学院的管理工作效率和管理水平，将行政人员从大量重复性事务中解脱出来，将更多精力投入提质增效的管理环节和服务环节。

（四）构建考核机制，并设立专项奖励和项目。一是高校要根据行政管理人员的结构特点，构建科学并且合理的绩效考核机制，从日常工作、年度述职和荣誉成果奖励方面进行合理定性与定量考核，评审人员由学院领导、系主任、群团负责人和部分教职工代表共同组成，对于年底考核优秀的给予一定的奖励，对于不合格的进行惩罚。二是设立管理人员专项奖励，比如教学管理奖、学科建设奖、社会合作奖等，每年年底进行评比，对获奖的管理人员进行精神和物质奖励。三是设立办公室人员“创新基金项目”，目前高等学校对教师、辅导员和实验人员设置校内项目申报，对立项项目进行一定额度的资助，很少而对行政管理人员设置项目资助，办公室人员创新基金项目应重点支持在学院行政管理相关方面的研究与探索工作，支持行政人员整体素质的发展与提升。

（五）抓好自身建设，打造高水平管理团队。一是要建立学院办公室工作例会制度。办公室的工作要做好，并不是办公室负责人一个人的事情，而是团队的事情，所以，定期召开办公室会议很有必要，会议主要是总结前两周以及部署下两周的重点工作，同时应该听取办公室每一名同志的发言，充分体现民主，广泛征求工作上的一些意见建议，这有利于搞好团结，更有利于搞好办公室工作。二是树立学习培训的意识。组织管理人员积极参加不同形式的交流和培训，全面提高自身素质，加强有关政策、规章、制度的各级培训，进行院校间、学院各办公室之间、职能部门的学习交流，给予更多学习先进行政管理理念的机会，不断开阔眼界，提升管理服务水平。

四、结语

学院办公室是高校的二级基层组织机构，是对内和对外服务的窗口，在整个学院的建设和发展中发挥着至关重要的作用，而办公室建设是一项长期和复杂的任务和工程。在管理和建设上，应主要从加强理论学习，完善规章制度与优化办事流程，加强信息化建设，构建考核机制，设立专项奖励与项目和抓好自身建设等方面，不断提升办公室的综合管理和服务水平，为高校发展作出更大的贡献。